Organisation der Schriftgutverwaltung
Mit dem Siegeszug der EDV wurde das papierlose Büro prognostiziert. Tatsächlich hat sich der Verbrauch von Büropapier in den letzten Jahren kontinuierlich erhöht. Auch wenn man eigentlich nicht alles ausdrucken müsste – viele wollen Schriftstücke immer noch schwarz auf weiß vor sich haben. Und manche Unterlagen müssen nach gesetzlichen Vorschriften in Papierform aufbewahrt werden. Registraturen und Ablagen werden also nicht kleiner, sondern eher immer umfangreicher. Wie soll man da noch den Überblick bewahren und einen schnellen Zugriff garantieren?

Gründe der Informationsspeicherung

Vieles wird unnötig, mehrfach oder viel zu lange aufbewahrt. Dabei ist es eigentlich gar nicht so schwer, sich von „Informationsmüll“ zu befreien – man muss sich nur bewusst machen, ob, warum und in welcher Form man die Unterlagen künftig benötigt.

Informationen können dynamisch oder statisch sein. Dynamische werden noch verändert oder ergänzt; sie werden daher zweckmäßigerweise per EDV gespeichert. Statische Informationen dagegen müssen oder sollen unverändert in der vorliegenden Form über eine gewisse Zeit aufbewahrt werden; sie werden am besten auf Papier oder zum Beispiel Mikrofilm gespeichert.

Doch nicht nur der Status der Informationen, sondern auch der Grund der Archivierung kann die Art der Aufbewahrung beeinflussen. Im Wesentlichen gibt es hier zwei Kategorien:

1. Betriebliche Notwendigkeiten

- Informationsquelle

- Sicherung von Ansprüchen

- Abwehr unberechtigter Ansprüche

- Dokumentation

2. Gesetzliche Vorschriften

Für Wirtschaftsunternehmen: Aufbewahrungspflicht für Handelsbriefe, Buchungsbelege, Bücher, Inventare und Bilanzen; Fristen: sechs bis zehn Jahre.

Für Behörden gelten eine Reihe anderer Vorschriften mit meist noch längeren Fristen.

Gewichten Sie Ihre Informationen also nach ihrem Inhalt und dem Aufbewahrungsgrund. Am besten durch eine Einteilung in Wertigkeitsstufen.
  Die Wertigkeitsstufen

Informationen können in vier Wertigkeitsstufen eingeteilt werden:

1. Tageswert: Einmalige Informationen ohne bleibenden Wert, wie zum Beispiel Prospekte, Zeitungen und Notizen, können nach Kenntnisnahme vernichtet bzw. gelöscht werden.

2. Prüfwert: Dynamische, sich in Bearbeitung befindliche Vorgänge und Unterlagen mit zeitlich befristetem Wert, wie zum Beispiel Angebote, Mahnungen, Kataloge oder Preislisten, kommen in die arbeitsplatzbezogene Zwischenablage bzw. werden auf Diskette oder der Festplatte gespeichert.

3. Gesetzeswert: Statische Daten, also Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht, bewahrt man am besten in raumsparenden Registraturen bzw. speichert sie auf Mikrofilm.

4. Dauerwert: Unterlagen, die für das Unternehmen langfristige Bedeutung haben, wie zum Beispiel Verträge, Patente, Muster oder Fotos, werden in Archiven oder Spezialablagen verwahrt.

Was in welche Wertigkeitsstufe eingeordnet wird, sollte man unternehmensspezifisch in einem Schriftgut-Katalog festlegen.
  Manchmal muss es das Original sein

Es gibt außerdem genaue gesetzliche Vorschriften, wie manche Unterlagen aufbewahrt werden müssen:

1. Aufbewahrung als Original

- Eröffnungsbilanzen

- Jahresabschlüsse

- Konzernabschlüsse

2. Wiedergabe dem Original entsprechend

- Empfangene Handelsbriefe

- Buchungsbelege

3. Wiedergabe dem Original inhaltlich entsprechend

Abgesandte Handelsbriefe, wie zum Beispiel Korrespondenz, Angebote, Auftragsbestätigungen

Auch diese Vorschriften beeinflussen die Form der Aufbewahrung – ein völlig papierloses Büro wird es schon deshalb auch künftig nicht geben.
 

Organisation des Arbeitsplatzes
Konsequent planen und visualisieren

Wer seine Aufgabenliste ständig vor Augen hat, kann nur schwer etwas vergessen. Mit dem Leitz-Aufgaben-Planer können Sie alle wichtigen To-dos auf Planungskarten notieren und sie nach ihrer Priorität geordnet in überschaubare Einheiten gliedern. So behalten Sie immer den Überblick, können den Zeitaufwand leichter einschätzen und Ihre Tage besser planen. Und wenn eine neue Aufgabe hinzukommt, können Sie den Planer leicht ergänzen bzw. die Karten neu ordnen.

Systematisch strukturieren

Leeren Sie Ihre Schreibtischplatte! Auf dem Schreibtisch sollten nur die Unterlagen liegen, die Sie für Ihre augenblickliche Arbeit benötigen. Alles andere gehört in oder neben den Schreibtisch, am besten in eine Hängeregistratur. Trotzdem werden Sie nichts vergessen – Sie haben ja Ihren Aufgaben-Planer.

Ihre Hängeregistratur können Sie mit speziellen Methodik-Schildchen gut strukturieren (zum Beispiel A für Aufgaben, U für Unterlagen zum Nachschlagen, K für Kommunikationspartner). So können Sie alles mit einem Griff zur Hand nehmen und haben trotzdem auf dem Schreibtisch genügend Platz, um die Akten auszubreiten, die Sie gerade bearbeiten.

Sicher terminieren

Auch Vorgänge, die pünktlich zu einem bestimmten Termin bearbeitet vorliegen müssen, sollten Sie nicht auf Ihrem Schreibtisch stapeln – und womöglich täglich durchsehen, damit Sie keine Frist versäumen.

Vertrauen Sie bei der Terminsteuerung und -überwachung auf das Leitz Termin-Set. Es ist in 31 Tages- und 12 Monatsmappen untergliedert. Die Termine des aktuellen Monats werden in die entsprechende Tagesmappe, die der folgenden Monate in die Monatsmappen einsortiert. Am Ende eines Arbeitstages nehmen Sie die Mappe des nächsten Tages zur Hand, wissen mit einem Blick, was ansteht und können Ihre Zeit entsprechend einteilen.
 

Organisation des Schriftgut-Durchlaufs
Um eine reibungslose Organisation zu gewährleisten, sollten Sie einen Schriftgut-Katalog erstellen. Hier wird festgelegt, wo und wie lange häufig anfallende Belegarten aufzubewahren sind. So können Sie Doppel- und Mehrfachablagen und ein unnötig langes Aufbewahren von Schriftgut vermeiden. Die bereits vorgestellte Einteilung in Wertigkeitsstufen hilft Ihnen dabei.

Den Zugriff sichern

Informationen, die nicht nur für Sie, sondern auch für andere Mitarbeiter wichtig sind, müssen diesen natürlich auch zur Kenntnis gelangen. Hier hilft ein Verteil- oder Ablaufplan, der regelt, welchen Weg ein Schriftgut zu durchlaufen hat, bevor es dann schließlich in die Ablage kommt.

Wichtig ist aber auch, dass abgelegte Belege leicht wiederauffindbar sind und man gut auf sie zugreifen kann, wenn man sie braucht:

Ablage am Arbeitsplatz:

Vorgänge, die sich noch in Bearbeitung befinden und Informationen, die Sie häufig benötigen oder die nur für Sie selbst interessant sind, werden Sie natürlich in Ihrem Büro aufbewahren. Hier sorgen Sie selbst für eine geeignete Ablage.

Bereichs- und Abteilungsablagen: Unterlagen, die von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig verwaltet werden, gehören in die Abteilungs- oder Bereichsregistratur. Da diese Ablage meist schon ziemlich umfangreich ist, sollte man flexible Möbel einsetzen, die eine gute Raumausnutzung erlauben und sich den Gegebenheiten optimal anpassen lassen.

Zentral-Registraturen: Vorgänge und Akten, die von verschiedenen Bereichen benötigt werden und/oder auf die nur selten zugegriffen werden muss, werden in der Zentralregistratur aufbewahrt. Entsprechend groß ist der Raumbedarf und entsprechend wichtig der Einsatz von raumsparenden Registratursystemen und Möbeln (Regale, Fahrschrankanlagen). Hier muss unbedingt darauf geachtet werden, dass die Einsichts- und Entnahmeberechtigung klar geregelt und die Rückgabe-Kontrolle und Terminüberwachung organisiert ist.
  Altablagen: Schriftgut, das nur noch aus dokumentarischen oder gesetzlichen Gründen aufbewahrt wird, wird in Altablagen gesammelt. Da hier kein Raum für Ergänzungen vorgesehen werden muss, können die Behälter vollständig gefüllt und der vorhandene Möbelraum durchgängig belegt werden. Bei Raumknappheit können Altablagen auch außer Haus eingerichtet werden.
 

Richtig ordnen – schneller finden
Das wichtigste Kriterium einer guten Registratur ist deren logischer Aufbau. Denn es bringt gar nichts, wenn nur derjenige Unterlagen darin wiederfinden kann, der sie aufgebaut hat. Selbst Ihre persönliche Ablage muss so strukturiert sein, dass andere sich darin zurecht finden können – zum Beispiel eine Krankheits- oder Urlaubsvertretung oder auch Ihre Nachfolgerin. Es ist deshalb unabdingbar, jede Registratur nach einem bestimmten Schema aufzubauen.

Entscheidend für die Wahl der Ordnungsweise ist die Art der zu ordnenden Informationen. Man unterscheidet dabei zwischen personen- oder firmenbezogenen Unterlagen (Rechnungen, Lieferscheine, Korrespondenz etc.) und innerbetrieblichen, sachbezogenen Vorgängen (Kalkulationen, Verkaufsstatistiken etc.).

Alphabetisch ordnen:

Diese Ordnungsart ist nach wie vor weit verbreitet. Ein Rückgriff auf Schriftstücke ist leicht möglich, ohne dass das Dokument vorher mit einer besonderen Kennzeichnung versehen werden muss. Beachten Sie bei der Regalaufteilung, dass manche Buchstaben häufiger vorkommen und deshalb mehr Raum brauchen.

Numerisch ordnen:

Bei der numerischen Ordnung werden die Vorgänge einfach mit einer Nummer versehen und dann entsprechend eingeordnet. Die Ordnungsart eignet sich natürlich besonders gut für alle Belege, die bereits eine Nummer tragen (wie zum Beispiel Rechnungskopien). Der Nachteil: Ein Rückgriff ist nur über einen Index möglich.

Große, fortlaufend nummerierte Registraturen haben außerdem den Nachteil, dass neue Akten immer am Ende eingeordnet werden und sich alte Akten, die man nach und nach aussortieren kann, am Anfang der Registratur befinden. Dort wird also Platz frei – der hinten fehlt! Von Zeit zu Zeit müssen also alle Akten nachgerückt werden.
  Ordnung nach Endziffern:

Dieses Nachrücken können Sie vermeiden, wenn Sie die Schriftstücke nach Endziffern ordnen. Die Registratur wird dabei in hundert – bei größeren in tausend – gleich große Bereiche unterteilt. Erstes Ordnungsmerkmal sind jetzt die zwei – oder drei – letzten Ziffern der Ordnungsnummer. In den Bereich 21 gehören also alle Akten, die mit den Ziffern 21 enden (1021, 1121, 1721 etc.). So erreicht man eine gleichmäßige Raumausnutzung.Ordnung nach Geburtsdaten oder Personen-Kennziffern:

Personenbezogene Unterlagen kann man auch nach Geburtsdaten oder Personen-Kennziffern ordnen. Auch dadurch ist selbst bei großen Datenmengen eine eindeutige Zuordnung ohne Index und eine gute Raumausnutzung gegeben.

Ordnen nach Stichwörtern:

Sachbezogene Informationen werden meist nach Stichwörtern geordnet. Da die Auswahl eines Stichwortes subjektiv ist, gibt es bei mehreren Benutzern allerdings oft Zuordnungsprobleme. Diese Ordnungsweise kann daher nur für kleine Ablagen empfohlen werden.

Ordnen nach Aktenplan:

Ein Aktenplan ist ein einheitlicher Rahmen für die systematische und logische Ordnung des gesamten sachbezogenen Schriftguts. Er ist meist dekadisch nach Hauptgruppen, Gruppen, Unter- und Sachgruppen aufgebaut. Wie Sie einen derartigen Plan erstellen können, zeigen wir Ihnen ausführlich in unserem Kurs „Informationsstrukturplan“.
 

Speichermöglichkeiten
Nachdem wir besprochen haben, nach welchen Systemen Sie Informationen ordnen können, kommen wir nun zu der Frage, welche Behältnisse Sie einsetzen können:

Hängeregistratur

Die altbewährte Hängeregistratur kennt sicher jeder – deshalb braucht sie hier nicht weiter vorgestellt zu werden. Sie ist so beliebt, weil sie so praktisch ist. Das Schriftgut kann einfach schnell in die Mappen eingelegt oder geheftet und genauso schnell wieder herausgenommen werden. Das macht die Registratur flexibel und deshalb wird sie beinahe an jedem Arbeitsplatz eingesetzt.

Ordnerregistratur

Auch die Ordnerregistratur kennt jeder, denn sie ist in jedem Büro vorhanden. Die Vorteile: Durch die gut beschriftbaren Rücken haben Sie eine gute Übersicht und einen schnellen Zugriff. Das Abheften ermöglicht eine geordnete Reihenfolge – nichts kann mehr durcheinander geraten. Und mit Registerblättern können Sie den Ordner übersichtlich unterteilen.

Stehsammler-Registratur

Diese Registratur entspricht quasi einer Ordner-Registratur ohne Mechanik: Ein Stehsammler ersetzt den Ordner-Einband; Einstellmappen nehmen das Schriftgut lose oder geheftet auf und unterteilen den Sammler wie ein Register den Ordner. Die Vorteile: Sie können bis zu sieben Registraturreihen übereinander stapeln, erreichen damit eine gute Raumausnutzung, haben gleichzeitig einen hervorragenden Überblick und können auf alle Akten sofort zugreifen.
  Pendel-Registratur

Bei dieser Registratur hängen die Behälter seitlich nebeneinander an Profilstangen in Schränken oder Regalen. Auch hier können Sie sieben Reihen übereinander abhängen und erreichen somit eine optimale Raumausnutzung. Neue Behälter können an jeder Stelle eingesetzt werden – das System ist also äußerst flexibel.

Direktkennzeichnungssystem Orgacolor®

Ob Stehsammler- oder Pendel-Registratur: Farbige Ziffern- und Buchstaben-Signale bieten eine klare, überschaubare Ordnung und helfen, die gesuchte Akte auf den ersten Blick zu erkennen. Falsch abgestellte Mappen sieht man sofort, weil sie „aus der Reihe tanzen“. Bei Leitz können Sie Orgacolor-Mappen übrigens auch beschriftet als gebrauchsfertige Registratur geliefert bekommen – auf Wunsch auch maschinenlesbar (Barcode als Beschriftungsschild).

Liegende Registratur

Diese Registraturart wurde früher oft eingesetzt – und man sieht sie auch heute noch. In Regalen oder Schränken mit Facheinteilung werden die Schriftgut-Behälter übereinander gestapelt. Weil sie eine schlechte Übersicht bietet und sehr unflexibel ist, eignet sich die liegende Registratur höchstens für die Altablage, denn nur hier können die Fächer vollständig ausgenutzt werden. Wenn Sie eine neue Ablage aufbauen müssen, sollten Sie sich deshalb besser für eine der flexibleren, moderneren Alternativen entscheiden, die wir Ihnen vorgestellt haben.