Zeugnisse schreiben

Mitarbeiter richtig beurteilen
















Als Chef kommen Sie immer wieder in die Situation, Zeugnisse von Bewerbern lesen und interpretieren oder Mitarbeitern selbst ein Zeugnis schreiben zu müssen. Vor allem das Schreiben ist keine leichte Aufgabe, insbesondere, wenn es an der Arbeitsmoral, der Sozialkompetenz oder dem Fachwissen der betreffenden Person einiges auszusetzen gab. Doch auch wenn Sie den ausscheidenden Mitarbeiter sehr schätzen, ist das Verfassen eines Arbeitszeugnisses eine heikle Angelegenheit. Weil Zeugnisse immer wohlwollend formuliert sein müssen, kommt es auf die feinen Nuancen an – man muss also die „Geheimsprache“ kennen, um ein Zeugnis richtig schreiben und deuten zu können, denn „gut“ bedeutet nicht unbedingt gut...

Was niemanden etwas angeht

Das Arbeitszeugnis darf Ihrem Mitarbeiter nicht die weitere Zukunft verbauen – egal, was auch immer in Ihrem Unternehmen vorgefallen sein mag. Beginnen wir deshalb mit den Punkten, die nicht in ein Zeugnis gehören – auch wenn es manchmal schwer fallen mag, sie wegzulassen: Zum Beispiel der Kündigungsgrund. Es ist nicht Ihre Aufgabe, den neuen Arbeitgeber vor der Einstellung des Bewerbers zu warnen. Auch Andeutungen bezüglich der Höhe des Gehalts, Vorstrafen oder Krankheiten haben in diesem Dokument nichts verloren – genau so wie Fehlzeiten, Partei- und Religionszugehörigkeiten.

Und selbst wenn Sie Ihrem Mitarbeiter damit einen Gefallen tun wollen, indem Sie sein Engagement dokumentieren: Ehrenamtliche Tätigkeiten oder Aktivitäten im Betriebsrat oder der Gewerkschaft könnten auch negativ bewertet und müssen deshalb ebenfalls weggelassen werden.
  In einem Arbeitszeugnis werden Textpassagen übrigens weder unterstrichen, noch fett oder kursiv gedruckt. Auch Ausrufe- und Fragezeichen sowie Anführungsstriche sind tabu.

Was gehört in ein Zeugnis?

Wichtig ist vor allem, dass Sie den Arbeitsbereich des Mitarbeiters möglichst detailliert beschreiben, damit man sich ein Bild von dessen Know-how und Tätigkeitsfeld machen kann. Bitten Sie ihn eventuell, selbst eine Liste seines Aufgabengebiets in Ihrer Firma zu erstellen – denn sicher hat er den besten Überblick. Überprüfen Sie aber die Angaben, ehe Sie sie in das Zeugnis übernehmen – denn sie müssen vollständig sein: Auch Projekte, die weniger gut über die Bühne gegangen sind, dürfen nicht fehlen.

Natürlich können Sie es erwähnen, wenn Ihr Mitarbeiter stets außergewöhnlich pünktlich oder gewissenhaft war – Sie sollten sich dabei aber immer überlegen, dass es auch Misstrauen erwecken kann, wenn Sie Selbstverständlichkeiten extra aufzählen – war der Kollege ein Pedant? Hat er sich bei der Arbeit oft in unwichtigen Details verloren?

Wie sag ich's durch die Blume?

Gewisse Floskeln im Zeugnis machen jedem Arbeitgeber deutlich, was er von einem Bewerber zu halten hat. Wenn jemand seine Aufgaben beim bisherigen Arbeitgeber „stets zur vollsten Zufriedenheit“ ausgeführt hat, wird ihn sein Chef nur ungern gehen lassen: Er hat alles sehr gut gemacht. Wenn sich ein Angestellter allerdings „bemüht hat, den Anforderungen gerecht zu werden“, heißt das im Klartext: Die Mühe war vergebens – er hat es nicht geschafft und war überfordert.

Menschen, die „in beiderseitigem Einvernehmen“ aus der Firma ausscheiden, wurde wahrscheinlich nahe gelegt, den Betrieb zu verlassen.

Wenn Sie mit einem Mitarbeiter überaus zufrieden waren, können Sie dies auch in einem abschließenden Satz deutlich machen. Zum Beispiel, indem Sie schreiben, dass Sie ihm beruflich und privat alles Gute wünschen und ihn fachlich und als Kollegen sehr geschätzt haben.

Hier einige weitere Beispiele im Überblick:
  - X hat alle Arbeiten ordnungsgemäß erledigt = Es waren keine eigenen Initiativen erkennbar.

- X hat sich im Rahmen ihrer/seiner Fähigkeiten eingesetzt = Er/sie hat sich zwar angestrengt, es kam aber wenig dabei raus.

- X war sehr tüchtig und wusste sich gut zu verkaufen = X war wichtigtuerisch und ein unangenehmer Zeitgenosse.

- X hat durch die gesellige Art zur Verbesserung des Betriebsklimas beigetragen = Er hatte mehr Spaß am Feiern als am Arbeiten und hat möglicherweise öfter zu tief ins Glas geschaut.

- X engagiert sich für Arbeitnehmerinteressen = Er war für die Gewerkschaft oder in der Arbeitnehmervertretung besonders aktiv.

Verschiedene Zeugnisarten

Die knappste Form ist das sogenannte „einfache Zeugnis“. Hier handelt es sich lediglich um eine Arbeitsbescheinigung, die üblicherweise ausgestellt wird, wenn ein Mitarbeiter nur sehr kurz in der Firma tätig war und man deshalb keine Beurteilung seiner Leistung abgeben kann. Es beinhaltet

- den Namen und das Geburtsdatum

- die Art der Beschäftigung

- die Dauer der Beschäftigung

- das Ausstellungsdatum (das immer der letzte Beschäftigungstag ist!)

- die Unterschrift des Vorgesetzten

- den Stempel der Firma als Zeichen der Echtheit.

Ein solch einfaches Zeugnis längerfristig beschäftigten Angestellten auszustellen, ist allerdings nicht üblich. Wer nach jahrelanger Mitarbeit in einem Betrieb nur eine Arbeitsbescheinigung vorweisen kann, kommt leicht in den Verdacht, auf diesem Weg ein allzu negatives ausführliches Zeugnis umgangen zu haben!
  Die gängige Form ist das „qualifizierte Zeugnis“. Zusätzlich zu den obigen Angaben enthält es noch

- die Überschrift „Zeugnis“ bzw. „Zwischenzeugnis“

- den Namen, Vornamen, ggf. Geburtsnamen

- den Geburtsort und -tag

- evtl. akademische und hierarchische Titel

- eine Beurteilung.

Unter gewissen Umständen kann es sinnvoll sein, einem Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis auszustellen. Für manche Fortbildungen wird zum Beispiel ein solcher Zwischenbericht verlangt. Wenn Sie Praktikanten beschäftigen, benötigen diese meistens schon lange vor Ende des Praktikums ein Zwischenzeugnis, mit dem sie sich bewerben können.

Nehmen Sie sich Zeit

Jedes Arbeitszeugnis, das aus Ihrem Hause stammt, ist gleichzeitig eine Visitenkarte Ihres Unternehmens. Es sollte daher stilistisch und formal einwandfrei sein.

Ein Zeugnis zu schreiben darf man aber auch deshalb nicht auf die leichte Schulter nehmen, weil es auf die weitere Laufbahn des Mitarbeiters Einfluss nimmt und sie erheblich erschweren oder erleichtern kann. Trotzdem macht es keinen Sinn, sich zu sehr in das Thema „Geheimcodes“ zu vertiefen. Schließlich kennen die auch nicht alle Leser des Zeugnisses. Wichtig ist daher vielmehr, dass der Text insgesamt zeigt, ob Sie Ihren Mitarbeiter schätzen und es bedauern, dass er Ihr Unternehmen verlässt – und das schaffen Sie am besten, wenn Sie sich Ihre Meinung „von der Seele“ schreiben.

Einige rechtliche Aspekte

In der Praxis wird es zwar meist automatisch gemacht, aber rechtlich sind Sie als Arbeitgeber nicht verpflichtet, einem Mitarbeiter ein Zeugnis zu schreiben, solange dieser Sie nicht dazu auffordert.
  Dann allerdings sollten Sie diese Bitte ernst nehmen und nicht auf die lange Bank schieben: Wenn Ihr ehemaliger Mitarbeiter beweisen kann, dass er eine Stelle nicht bekommen hat, bzw. eine schlechtere Stelle antreten musste, weil Sie das Zeugnis „vertrödelt“ haben, sind Sie ihm gegenüber schadenersatzpflichtig. Ganz abgesehen davon, dass es auch wesentlich leichter ist, ein Zeugnis auszustellen, wenn die Beschäftigung nicht zu lange zurückliegt.

Auch wenn die Angaben in einem Arbeitszeugnis unvollständig oder falsch sind, können Sie von Dritten (meist dem neuen Arbeitgeber) haftbar gemacht werden.

Außerdem empfiehlt es sich, genau Buch über die Beschäftigungszeiten aktueller und ehemaliger Mitarbeiter zu führen. Denn rechtlich verlieren Arbeitnehmer erst nach 30 Jahren den Anspruch auf eine Arbeitsbescheinigung!