LeitzKnowHow

Ärgern Sie sich auch hin und wieder über Kollegen, die in Ihren mühevoll erstellten Vorlagen manuelle Formatierungen vornehmen, die so nicht vorgesehen waren? Keine Sorge: Mit den folgenden Shortcuts entsprechen die Dokumente im Nu wieder den gewünschten Richtlinien. Wenn Sie die Strg- und Leertaste betätigen, werden alle manuellen Zeichenformate aus den markierten Absätzen entfernt und in die von der Formatvorlage definierten Form umgewandelt. So bleiben beispielsweise Kursivdruck, Schriftgröße und dergleichen nur dann erhalten, wenn das auch in der ursprünglichen Formatvorlage vorgesehen war. Mit „Strg“ und „Q“ werden alle manuell abgeänderten Absatzformate zurückgesetzt und auf die von Ihnen erstellte Vorlage abgeändert. Halten Sie die Tastenkombination „Strg+Umschalt+N“ gedrückt, so weisen Sie den markierten Absätzen die Standard-Formatvorlage zu.

Wenn Sie eine Tabelle aus einer im Querformat angelegten Word-Datei in eine Seite im Hochformat kopieren, kann es passieren, dass Zellen einfach über den Seitenrand hinausreichen – und Sie die Tabelle nicht deshalb nicht mehr formatieren können. Stellen Sie in diesem Fall einfach den Cursor in die Tabelle, wählen Sie im Menü „Tabellen“ den Punkt „Zeilenhöhe und -breite auswählen“ und im Fenster den Tab „Spalten“ aus. Klicken Sie auf „Optimale Breite“ – und schon wird das Problem behoben.

Sie haben eine exotische Schrift in einer Datei eingesetzt, die Sie weitergeben müssen. Sehr wahrscheinlich hat der Empfänger diese Schriftart nicht auf seinem PC installiert. Sie möchten aber natürlich, dass er Ihr Elaborat trotzdem so betrachten kann, wie Sie es gestaltet haben. Dann gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder, Sie versenden die Datei als Pdf. Oder Sie speichern sie so, dass die Schriftart eingebunden wird. Dazu klicken Sie unter „Datei“ à „Speichern“ à „Extras“ à „allgemeine Optionen“ auf „Truetype-Schriftarten einbetten“ sowie „nur verwendete Zeichen einbetten“ und „OK“.

Wenn Sie in Ihren Text eine E-Mail- oder Internet-Adresse eingeben, wandelt Word sie automatisch in Hyperlinks um, was sie durch die blaue Schrift und Unterstreichung erkennen können. Sobald Sie dann mit dem Mauszeiger draufzeigen und klicken, wird das Internet oder Mailprogramm geöffnet – ob Sie es wollen oder nicht. Wenn Sie das stört, und sie den Hyperlink in normalen Text umwandeln wollen, dann markieren sie ihn und klicken Sie auf die rechte Maustaste. Wählen Sie nun den Menüpunkt „Hyperlink“ und dann „Hyperlink bearbeiten“ und klicken Sie schließlich auf „Hyperlink entfernen'“.

Wenn Sie von vornherein herein verhindern möchten, dass Adressen überhaupt als Hyperlink erscheinen, dann müssen Sie im Unterpunkt „Autoformat“ des Menüpunkts „Format“ bei „Optionen“ das Registerblatt „AutoFormat während der Eingabe“ wählen und dort das Häkchen bei „Internet und Netzwerkangaben durch Hyperlinks“ entfernen. Bestätigen Sie das Ganze durch „OK“ und schließen Sie dann das Fenster.

Wenn man Text aus anderen Dateien oder dem Internet in sein Dokument einfügt, dann übernimmt Word die ursprünglichen Formatierungen. Das stört – und ist leicht zu umgehen. Kopieren Sie die entsprechende Passage und öffnen Sie dann in Ihrem eigentlichen Dokument das Menü „Bearbeiten“ und „Einfügen“. Klicken Sie jetzt beim Befehl „Inhalte einfügen“ auf „Unformatierten Text“. Nun wird die Passage in der Formatierung eingebaut, die Sie in Ihrem Dokument eingestellt haben.

Normalerweise ist es kein Problem, in Word Text zu markieren – außer, es handelt sich um größere Mengen. Dann springt das Programm oft so schnell über die Seiten, dass es nicht gelingen will, ausschließlich den gewünschten Abschnitt zu kennzeichnen. Es sei denn, Sie machen es wie folgt:

Setzen Sie den Cursor an den Anfang des Textes, den Sie markieren möchten. Nun gehen Sie entweder mit der Scroll-Leiste am rechten Fensterrand oder Ihrem Maus-Scrollrad ans Ende des Abschnitts. Drücken Sie die Shift-Taste und klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Stelle im Text, an der die Markierung enden soll. Fertig.

Sie möchten nicht, dass jemand nachschauen kann, an welchem Dokument Sie zuletzt gearbeitet haben. Es gibt zwei Möglichkeiten, die Einträge aus der Liste zuletzt bearbeiteter Dokumente zu löschen.

Drücken Sie die Tastenkombination „Strg“, „Alt“ und „-“. Nun wird der Cursor zu einem schwarzen Balken. Öffnen Sie dann mit der Maus das Menü „Datei“ und gehen Sie auf den Eintrag in der Liste der zuletzt bearbeiteten Dateien, den Sie gerne löschen möchten. Klicken Sie auf die rechte Maustaste – fertig. Mit der Taste „Esc“ kann der Cursor wieder zum normalen Zeiger zurückverwandelt werden. Die Alternative: Klicken Sie im Menü „Extras“ auf „Optionen“ und entfernen Sie im Register „Allgemein“ das Häkchen bei „Liste zuletzt geöffneter Dateien“. Damit wird die gesamte Liste entfernt.

Sie erstellen ein Schriftstück, das später doppelseitig ausgedruckt und gebunden wird und möchten deshalb auf der ersten Seite gar keine Kopfzeile und auf den folgenden geraden bzw. ungeraden Seitenzahlen jeweils andere Kopfzeilen einfügen? Rufen Sie das Menü „Ansicht – Kopf- und Fußzeile“ auf. Klicken Sie das Icon „Seite einrichten“ an. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen „Gerade/ungerade anders“ und „Erste Seite anders“ und „Ok“. Setzen Sie dann den Cursor in die Kopfzeile der zweiten Seite des Dokuments und tragen Sie den Kopfzeileneintrag, der auf geraden Seiten erscheinen soll, linksbündig ein. Gehen Sie dann auf die dritte Seite des Dokuments und fügen Sie hier den Kopfzeileneintrag, der später auf den ungeraden Seiten erscheinen soll, rechtsbündig ein. Nun schließen Sie die Icon-Leiste „Kopf- und Fußzeile“. Und schon haben Sie das gewünschte Ergebnis erreicht!

Dateien, an denen Sie eben erst gearbeitet haben, finden Sie schnell und einfach unter dem Menüpunkt „Datei“, denn hier listet word automatisch die zuletzt geöffneten Dateien auf. Deren genaue Anzahl – insgesamt bis zu neun – können Sie unter „Extras – Optionen“ – Registerblatt „Allgemein“ festlegen. Was aber, wenn Sie regelmäßig an einer Datei arbeiten müssen und diese auch dann schnell finden möchten, wenn Sie dazwischen an vielen anderen Schriftstücken gearbeitet haben? Wählen Sie unter „Ansicht – Symbolleisten – Anpassen“ die Registerkarte „Befehle“ und klicken Sie dort auf „Eingebautes Menü“. Ziehen Sie dann in der Kategorie „Befehle“ den Stichpunkt „Arbeit“ bei gedrückter Maustaste in Ihre Menüleiste (Ganz oben auf dem Bildschirm) und lassen Sie anschließend die Maustaste wieder los. Nun haben Sie den neuen Punkt in Ihre Menüleiste eingefügt. Nehmen Sie das Dokument, das Sie immer wieder schnell finden möchten, in diesen Menüpunkt auf, indem Sie auf „Arbeit – Zum Menüpunkt hinzufügen“ klicken. Dadurch wird die Datei eingetragen und Sie finden Sie dort so lange, bis Sie sie wieder entfernen. Das können Sie tun, in dem Sie durch gleichzeitiges Drücken der Tasten Strg, Alt und - Ihren Mauszeiger zum Minuszeichen machen und dann im Menüpunkt „Arbeit“ auf den Dateinamen klicken.

Ein Gedankenstrich ist deutlich länger als ein Bindestrich. Wenn sie beim Schreiben eines Satzes einen Einschub in Gedankenstriche stellen, macht Word aus den kurzen Bindestrichen normalerweise automatisch Gedankenstriche – aber nur, wenn Sie sie während des Schreibens setzen und nicht nachträglich einfügen. Wie aber können Sie manuell aus einem Bindestrich einen Gedankenstrich machen? Ganz einfach: durch das gemeinsame Drücken der Taste „strg“ und der Minus-Taste auf dem Ziffernblock Ihrer Tastatur.

Sie möchten in Ihrem Dokument eine Linie ziehen und haben keine Lust, mit den Grafiksymbolen zu hantieren? Das ist auch nicht nötig, denn es geht viel einfacher. Eine dünne Linie erhalten Sie, wenn Sie einfach dreimal die Bindestrich- und anschließend die Enter-Taste drücken. Dreimal die Unterstrich- und dann die Enter-Taste zu drücken ergibt eine fette Linie. Eine gepunktete Linie entsteht, wenn man die Sterntaste, eine Doppellinie, wenn man das Gleichheitszeichen und eine Dreifachlinie, wenn man die Raute-Taste in gleicher Weise benutzt.

Immer wieder kommt es vor, dass ein Brief ein bisschen zu lang für eine Seite ist – und für zwei Seiten erheblich zu kurz. Die Grußformel passt zum Beispiel noch – aber die Unterschrift nicht mehr. Was tun? Klicken Sie einfach unter „Datei“ auf „Seitenansicht“ und dann auf das Icon „Größe anpassen“. Word versucht nun, durch Anpassen der Schriftgröße den gesamten Text auf einer Seite unterzubringen, was häufig auch gelingt – es sei denn, es wurde sehr viel Text auf die zweite Seite umbrochen. Dann erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Anschließend klicken Sie auf „Seite schließen“ und kehren damit wieder zu Ihrer ursprünglichen Seitenansicht zurück.

Ein Kollege sende Ihnen eine Word-Datei mit einem Text zu, den Sie überarbeiten sollen. Dummerweise hat er den Schreibschutz eingeschaltet. Und nun? Sie haben zwei Möglichkeiten: Entweder Sie kopieren den Text, öffnen eine neue Datei, fügen den Text ein und arbeiten dann in dieser neuen Datei weiter. Oder Sie öffnen einfach Ihren Windows-Explorer, markieren die Datei, klicken einmal auf die rechte Maustaste, wählen das Feld „Eigenschaften – allgemein“ und klicken dann unter „Dateiattribute“ das Feld „Schreibschutz“ aus.

Sie suchen ein bestimmtes Word-Dokument? Doch leider haben viele Ihrer Dokumente die gleichen oder ähnliche Namen und Sie können nicht sofort erkennen, hinter welcher Datei sich das Dokument verbirgt? Normalerweise müssten Sie jetzt jedes Dokument einzeln öffnen und wieder schließen – und das kostet natürlich eine Menge Zeit! Das können Sie sich sparen, wenn Sie die Vorschau-Option nutzen: Gehen Sie auf „Datei öffnen“ und aktivieren Sie über das „Ansicht“-Symbol die Option „Vorschau“. Rechts sehen Sie nun das Vorschau-Fenster. Nun können Sie auf ein beliebiges Dokument klicken und sehen in diesem Fenster jedes Mal eine verkleinerte Version. Wenn Sie das Vorschau-Fenster wieder schließen wollen, müssen Sie einfach über das „Ansicht“-Symbol die ursprüngliche Option, zum Beispiel „Liste“, aktivieren – und das Fenster ist weg.

Word bietet eine unendliche Vielfalt an Tastenkombinationen. Und deshalb standen Sie bestimmt auch schon mal vor der Frage, hinter welcher Taste sich denn nun zum Beispiel die „Löschen“-Funktion verbirgt. Oder Sie haben sich gewundert, was das Programm mit Ihrem Text angestellt hat, nur weil Sie sich versehentlich vertippt hatten. Dabei gibt es einen ganz einfachen Weg aus dem „Tasten-Chaos“: Drücken Sie gleichzeitig die Tasten „Strg“, „Alt“ und das Pluszeichen auf dem Zahlenbord rechts. Im Fenster, das jetzt erscheint, können Sie nun eine beliebige Tastenkombination eintippen; Word verrät Ihnen, welche Befehle Sie damit geben. Auch umgekehrt kann diese Option genutzt werden: Sie rufen einen bestimmten Befehl auf und Word zeigt Ihnen die dazu passende Tastenkombination an. So wird Ihre Arbeit mit Word noch einfacher!

Um Fußnoten ans Ende der Seite anzuhängen, die im laufenden Text mittels einer fortlaufenden Hochzahl angezeigt werden, klicken Sie in Ihrer Menuleiste auf „Einfügen“ – „Fußnote“. Im sich nun öffnenden Fenster können Sie wählen, ob die Fußnoten erst am Ende des gesamten Dokuments oder am Ende jeder Seite erscheinen sollen. Die Hochzahl erscheint immer an der Stelle, an der sich Ihr Cursor befindet. Alle Fußnoten werden automatisch durchnummeriert, auch wenn Sie in der Mitte des Textes nachträglich eine Note einbauen.

Möchten Sie zu einem Satz, Wort oder Absatz einen Kommentar hinzufügen, markieren Sie die Stelle im Text und klicken dann wieder „Einfügen“ – „Kommentar“. Die von Ihnen markierte Stelle wird nun automatisch gelb unterlegt und Sie können den Kommentar formulieren. Sobald man den Cursor auf die gelbe Stelle hält, wird der Kommentar sichtbar. Alle Kommentare werden am Ende des Dokuments ausgedruckt, wenn Sie in der Druckfunktion unter Optionen das Feld „Kommentare“ anklicken. Die Kommentar-Funktion ist besonders bei Texten praktisch, an denen mehrere Personen arbeiten. Sie können so direkt an problematischen Stellen etwas fragen oder Hinweise geben.