Wie man stört, ohne zu stören
Niemand möchte gerne ein Störenfried sein. In manchen Fällen lässt es
sich aber einfach nicht vermeiden. Wenn Sie z.B. äußerst wichtige
Informationen benötigen oder Ihr Chef in einer Krisensituation sofort
handeln muss, können Sie nicht warten, bis die Sitzung vorbei ist. Wie
aber stört man, ohne zu stören? Klar, dass das eigentlich nicht geht.
Aber man kann versuchen, die Störung möglichst gering zu halten, indem
man so dezent agiert, dass die Sitzung nur kurz unterbrochen wird und
ohne langes „Wo waren wir stehen geblieben?“ fortgesetzt werden kann.
Wenn es nicht anders geht
Klären Sie mit Ihrem Chef im Vorfeld ab, in welchen Fällen Sie bei
Besprechungen hereinkommen dürfen oder sogar müssen. Denn auch wenn er
generell die Anweisung „Keine Störung!“ gegeben hat, kann es gut sein,
dass er bei einer bestimmten Person oder in einem genau definierten Fall
eine Ausnahme macht. Das sollten Sie natürlich unbedingt wissen.
Sprechen Sie ebenfalls vorher ab, wann Sie z.B. Kaffee oder Gebäck
nachreichen sollen. Vereinbaren Sie einen geeigneten Zeitpunkt oder ein
Zeichen, das Ihnen signalisiert, dass Sie hereinkommen können, ohne
mitten in eine kritische Gesprächsphase zu platzen.
Muss man anklopfen?
Auch dies sollten Sie mit Ihrem Chef besprechen. Zwar haben wir alle
einmal gelernt, dass man anklopfen muss, ehe man einen Raum betritt, in
manchen Fällen ist es jedoch sinnvoller, einfach nur schnell
„hineinzuhuschen“. Denn das Anklopfen lenkt die Aufmerksamkeit weitaus
stärker auf Ihre Anwesenheit und unterbricht damit die Sitzung in
besonderen Maße. Wenn Sie allerdings wissen, dass vertrauliche Dinge
diskutiert werden, sollten Sie sich bemerkbar machen, bevor sie den Raum
betreten – so geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, ihr Gespräch zu
unterbrechen.
Erklären Sie Ihr Anliegen zügig und entschuldigen Sie sich nicht
ausführlich für die Störung. Denn dadurch stören Sie nur noch mehr.
Nachrichten hinterlassen
Egal, wie dringend es der Anrufer auch macht: Stellen Sie grundsätzlich
keine Anrufe in den Sitzungsraum durch – es sei denn, Ihr Chef hat dies
ausdrücklich verlangt. Im äußersten Notfall können Sie das Anliegen des
Anrufers auf einen Zettel schreiben und diesen Ihrem Chef kommentarlos
hereinreichen. So kann er selbst entscheiden, wie er weiter vorgehen
möchte. Wichtig hierbei: Schreiben alle notwendigen Informationen
vollständig auf. Halblaute Nebengespräche sind äußerst störend. Und
nebenbei auch unhöflich und womöglich indiskret.
Absichtliche Störungen
Es kann auch vorkommen, dass Ihr Chef Sie um eine Störung bittet. Etwa,
um das Gespräch abzukürzen und einen Gast elegant hinaus zu
katapultieren. In diesem Fall darf die betroffene Person dies natürlich
keinesfalls merken! Ob Sie solche kleinen Schwindeleien mitmachen,
müssen Sie selbst entscheiden. Wenn Sie sich allerdings unwohl dabei
fühlen, sollten Sie Ihrem Chef das sagen und ihn bitten, eine andere
Lösung zu finden.
