LeitzKnowHow

Obwohl viele VIPs im alltäglichen Leben meistens gar nicht so kompliziert und anspruchsvoll sind, wie man es Ihnen nachsagt, ist es für ein Unternehmen Pflicht, sie auf besondere Weise zu empfangen.

Wenn Sie zu den Mitarbeitern gehören, die für die Organisation des großen Anlasses zuständig sind, haben Sie eine arbeitsintensive und nicht ganz einfache Aufgabe zu bewältigen, die aber Spaß macht. Und wenn alles gut klappt, wird Ihr Chef Ihnen besonders dankbar sein – schließlich ist der Besuch eines Prominenten wichtig und sicherlich nicht alltäglich für das Unternehmen.

Ehrengäste erfordern einen höheren Planungsaufwand: Sie müssen ihnen schließlich ein gutes Programm bieten, die Presse sollte informiert sein, Sicherheitsmaßnahmen müssen getroffen werden – und alles soll ohne Pannen ablaufen. Deshalb werden wohl etliche Mitarbeiter in die Vorbereitungen involviert sein, und damit auch wirklich nichts schief geht, ist neben einer guten Vorbereitung vor allem Teamfähigkeit wichtig.

Am Wichtigsten: die gute Vorbereitung
Damit Ihr Empfang ein voller Erfolg wird, sollten Sie schon so früh wie möglich mit der Planung und Vorbereitung beginnen. VIPs sind in der Regel im Stress, hetzen meistens von einem Termin zum anderen und müssen Einladungen manchmal noch kurzfristig verschieben oder sogar absagen.

Wenn Sie einen ausführlichen Ablaufplan erstellen, den Sie nach Änderungen leicht aktualisieren können, kommen Sie nicht so leicht durcheinander. Informieren sollte dieser neben dem genauen Namen, des Titels und der Funktion des Gastes auch über den Anlass des Besuchs, das Datum, die Programmübersicht und die Uhrzeiten der einzelnen Punkte sowie über interne Ansprechpartner und den Stand der Planungsschritte.

Natürlich sollten Sie sich auch lange im Voraus um eine standesgemäße Unterbringung Ihres Gastes kümmern. Fragen Sie am besten in seinem Sekretariat nach, welche Vorlieben zu berücksichtigen sind und welche Ansprüche er an ein Hotel hat, und reservieren Sie rechtzeitig – gerade exklusive Suiten und/oder ganze Hoteletagen sind kurzfristig kaum zu bekommen.

Auch die Sicherheitsmaßnahmen sollten Sie im Vorfeld abklären. Braucht Ihr Gast Personenschutz? Bringt er eine Limousine mit oder müssen Sie sich um ein standesgemäßes Fahrzeug kümmern? Dürfen sich überhaupt alle Mitarbeiter an diesem Tag in der Firma aufhalten? Keine Angst: Das Team Ihres Gastes weiß genau, worauf es ankommt und wird Ihnen schon aus Eigennutz mit Rat und Tat zur Seite stehen. Sie müssen allerdings dafür sorgen, dass die Ansprüche des Gastes und die örtlichen Gegebenheiten und Belange des Unternehmens nicht in Konflikt geraten.

Bei einem solchen Anlass darf natürlich auch die Presse nicht fehlen. Versenden Sie rechtzeitig entsprechende Pressemitteilungen bzw. -einladungen, und achten Sie darauf, dass den Journalisten immer ein Ansprechpartner zur Verfügung steht.

Wichtig ist auch, dass alle Mitarbeiter über den hohen Besuch informiert sind. Stellen Sie das Programm am Besten ins Intranet oder hängen Sie es am Schwarzen Brett aus – so kann jeder seine Termine danach ausrichten.

Ebenfalls unerlässlich ist eine Checkliste, damit jeder weiß, welche Aufgaben er wann zu erledigen hat und sich nicht auf andere verlässt. So können Fauxpas wie volle Aschenbecher oder fehlende Transfers von einem Ort zum anderen vermieden werden.

Der Tag X – alles muss perfekt klappen
Klären Sie im Vorfeld ab, wo der Besuch – und damit Ihr Zuständigkeitsbereich – beginnt. Am Flughafen? Oder erst vor der Tür Ihres Unternehmens? Je nachdem sollte der Gast mit einem standesgemäßen Fahrzeug vom Flughafen oder Bahnhof abgeholt werden.

Bei der Ankunft sollte Ihr Gast – nachdem ein Mitarbeiter ihn vom Auto bis zur Türe begleitet hat – von den ranghöchsten Personen Ihres Unternehmens im Eingangsbereich begrüßt und von diesem kleinen Komitee in Empfang genommen werden. Eine Willkommenstafel und ein frischer Blumenstrauß gehören neben einem kleinen Geschenk zu den Begrüßungsritualen.

Da Sie nun zum Programm, also zum Beispiel zum Rundgang durch den Betrieb, Sektempfang, Ansprachen und anschließendem Catering übergehen, muss sich gegebenenfalls jemand der Begleitung des VIPs annehmen, für die im Vorfeld ein so genanntes Damenprogramm vorbereitet worden sein sollte. Bedenken Sie, dass es für hochrangige Personen – jedenfalls bei längeren Reisen – zum guten Ton gehört, Ihre Ehefrauen mitzubringen, die meistens aber kein besonderes Interesse am eigentlichen Programm haben.

Klar dürfte sein, dass Ihr Unternehmen an diesem Tag im hellen Glanz erscheinen muss. Und das zeigt sich auch daran, dass alles picobello aufgeräumt ist, dass die Fenster frisch geputzt sind und nichts im Weg herumsteht, was nicht dort hingehört. Werfen Sie vorher einen Blick auf das Schwarze Brett – und verbannen Sie alles, was negativ oder falsch ausgelegt werden könnte.

Übrigens: Wenn Ihr Gast nicht – oder nicht perfekt – deutsch spricht, sollten Sie auf keinen Fall auf einen professionellen Dolmetscher verzichten. Er trägt zu einer flüssigen Unterhaltung bei und verhindert Missverständnisse oder Fettnäpfchen, die durch Sprachprobleme entstehen.

Wenn alles planmäßig verlaufen ist und sich der Besuch dem Ende nähert, wird er natürlich noch höflich hinaus begleitet, man hilft beim Einsteigen und wartet, bis er abgefahren ist. Zum guten Ton gehört außerdem, anschließend eine Karte an sein Sekretariat zu schicken, in dem Ihr Chef sich noch mal für seinen Besuch bedankt und deutlich macht, dass er sich über ein Wiedersehen freuen würden – dann haben Sie es geschafft!

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