Very Important Person!
Obwohl viele VIPs im alltäglichen Leben meistens gar nicht so
kompliziert und anspruchsvoll sind, wie man es Ihnen nachsagt, ist es
für ein Unternehmen Pflicht, sie auf besondere Weise zu empfangen.
Wenn Sie zu den Mitarbeitern gehören, die für die Organisation des
großen Anlasses zuständig sind, haben Sie eine arbeitsintensive und
nicht ganz einfache Aufgabe zu bewältigen, die aber Spaß macht. Und wenn
alles gut klappt, wird Ihr Chef Ihnen besonders dankbar sein –
schließlich ist der Besuch eines Prominenten wichtig und sicherlich
nicht alltäglich für das Unternehmen.
Ehrengäste erfordern einen höheren Planungsaufwand: Sie müssen ihnen
schließlich ein gutes Programm bieten, die Presse sollte informiert
sein, Sicherheitsmaßnahmen müssen getroffen werden – und alles soll ohne
Pannen ablaufen. Deshalb werden wohl etliche Mitarbeiter in die
Vorbereitungen involviert sein, und damit auch wirklich nichts schief
geht, ist neben einer guten Vorbereitung vor allem Teamfähigkeit wichtig.
Am Wichtigsten: die gute Vorbereitung
Damit Ihr Empfang ein voller Erfolg wird, sollten Sie schon so früh wie
möglich mit der Planung und Vorbereitung beginnen. VIPs sind in der
Regel im Stress, hetzen meistens von einem Termin zum anderen und müssen
Einladungen manchmal noch kurzfristig verschieben oder sogar absagen.
Wenn Sie einen ausführlichen Ablaufplan erstellen, den Sie nach
Änderungen leicht aktualisieren können, kommen Sie nicht so leicht
durcheinander. Informieren sollte dieser neben dem genauen Namen, des
Titels und der Funktion des Gastes auch über den Anlass des Besuchs, das
Datum, die Programmübersicht und die Uhrzeiten der einzelnen Punkte
sowie über interne Ansprechpartner und den Stand der Planungsschritte.
Natürlich sollten Sie sich auch lange im Voraus um eine standesgemäße
Unterbringung Ihres Gastes kümmern. Fragen Sie am besten in seinem
Sekretariat nach, welche Vorlieben zu berücksichtigen sind und welche
Ansprüche er an ein Hotel hat, und reservieren Sie rechtzeitig – gerade
exklusive Suiten und/oder ganze Hoteletagen sind kurzfristig kaum zu
bekommen.
Auch die Sicherheitsmaßnahmen sollten Sie im Vorfeld abklären. Braucht
Ihr Gast Personenschutz? Bringt er eine Limousine mit oder müssen Sie
sich um ein standesgemäßes Fahrzeug kümmern? Dürfen sich überhaupt alle
Mitarbeiter an diesem Tag in der Firma aufhalten? Keine Angst: Das Team
Ihres Gastes weiß genau, worauf es ankommt und wird Ihnen schon aus
Eigennutz mit Rat und Tat zur Seite stehen. Sie müssen allerdings dafür
sorgen, dass die Ansprüche des Gastes und die örtlichen Gegebenheiten
und Belange des Unternehmens nicht in Konflikt geraten.
Bei einem solchen Anlass darf natürlich auch die Presse nicht fehlen.
Versenden Sie rechtzeitig entsprechende Pressemitteilungen bzw.
-einladungen, und achten Sie darauf, dass den Journalisten immer ein
Ansprechpartner zur Verfügung steht.
Wichtig ist auch, dass alle Mitarbeiter über den hohen Besuch informiert
sind. Stellen Sie das Programm am Besten ins Intranet oder hängen Sie es
am Schwarzen Brett aus – so kann jeder seine Termine danach ausrichten.
Ebenfalls unerlässlich ist eine Checkliste, damit jeder weiß, welche
Aufgaben er wann zu erledigen hat und sich nicht auf andere verlässt. So
können Fauxpas wie volle Aschenbecher oder fehlende Transfers von einem
Ort zum anderen vermieden werden.
Von der Begrüßung bis zur Verabschiedung – alles muss perfekt klappen
Klären Sie im Vorfeld ab, wo der Besuch – und damit Ihr
Zuständigkeitsbereich – beginnt. Am Flughafen? Oder erst vor der Tür
Ihres Unternehmens? Je nachdem sollte der Gast mit einem standesgemäßen
Fahrzeug vom Flughafen oder Bahnhof abgeholt werden.
Bei der Ankunft sollte Ihr Gast – nachdem ein Mitarbeiter ihn vom Auto
bis zur Türe begleitet hat – von den ranghöchsten Personen Ihres
Unternehmens im Eingangsbereich begrüßt und von diesem kleinen Komitee
in Empfang genommen werden. Eine Willkommenstafel und ein frischer
Blumenstrauß gehören neben einem kleinen Geschenk zu den
Begrüßungsritualen.
Da Sie nun zum Programm, also zum Beispiel zum Rundgang durch den
Betrieb, Sektempfang, Ansprachen und anschließendem Catering übergehen,
muss sich gegebenenfalls jemand der Begleitung des VIPs annehmen, für
die im Vorfeld ein so genanntes Damenprogramm vorbereitet worden sein
sollte. Bedenken Sie, dass es für hochrangige Personen – jedenfalls bei
längeren Reisen – zum guten Ton gehört, Ihre Ehefrauen mitzubringen, die
meistens aber kein besonderes Interesse am eigentlichen Programm haben.
Klar dürfte sein, dass Ihr Unternehmen an diesem Tag im hellen Glanz
erscheinen muss. Und das zeigt sich auch daran, dass alles picobello
aufgeräumt ist, dass die Fenster frisch geputzt sind und nichts im Weg
herumsteht, was nicht dort hingehört. Werfen Sie vorher einen Blick auf
das Schwarze Brett – und verbannen Sie alles, was negativ oder falsch
ausgelegt werden könnte.
Übrigens: Wenn Ihr Gast nicht – oder nicht perfekt – deutsch spricht,
sollten Sie auf keinen Fall auf einen professionellen Dolmetscher
verzichten. Er trägt zu einer flüssigen Unterhaltung bei und verhindert
Missverständnisse oder Fettnäpfchen, die durch Sprachprobleme entstehen.
Wenn alles planmäßig verlaufen ist und sich der Besuch dem Ende nähert,
wird er natürlich noch höflich hinaus begleitet, man hilft beim
Einsteigen und wartet, bis er abgefahren ist. Zum guten Ton gehört
außerdem, anschließend eine Karte an sein Sekretariat zu schicken, in
dem Ihr Chef sich noch mal für seinen Besuch bedankt und deutlich macht,
dass er sich über ein Wiedersehen freuen würden – dann haben Sie es
geschafft!
Bildquelle: snygo.com
