LeitzKnowHow

Es gibt Höflichkeitsregeln, die jeder kennt: Besucher werden freundlich begrüßt. Man steht auf und bietet einen Platz an. So weit, so gut. Aber um eine wirklich angenehme Atmosphäre – und damit den Grundstein für gute geschäftliche Beziehungen – zu schaffen, bedarf es weitaus mehr.

Das Gefühl, willkommen zu sein
Damit sich Ihr Gast wirklich willkommen fühlt, sollten Sie seinen Besuch gut vorbereiten. Das beginnt damit, dass Sie – wenn Sie in einem größeren Unternehmen arbeiten – die Pforte informieren. So verhindern Sie, dass der Kunde oder Geschäftspartner sich unnötig erklären muss. Nennen Sie dem Empfang den Namen des Gastes oder schreiben Sie eine kurze Notiz.

In kleineren Unternehmen ist es eine nette Geste, im Eingangsbereich eine Willkommens-Tafel mit der Funktion, der Zimmernummer und eventuell sogar einem Foto der Mitarbeiter aufzuhängen. Besucher können sich so leichter orientieren.

Wichtigen Gästen können Sie eine kurze Betriebsführung anbieten – wenn Sie sich dazu entscheiden, sollten Sie allerdings die davon betroffenen Mitarbeiter vorher informieren, damit sie sich entsprechend darauf einstellen können.

Auch um den Raum, in dem der Termin stattfinden soll, sollten Sie sich rechtzeitig kümmern. Nichts ist peinlicher, als mit einem Gast im Schlepptau einen freien Besprechungsraum suchen zu müssen und dann schließlich vier Besucher auf drei Stühle verteilen zu wollen. Und natürlich sollten Sie etwas zu trinken und vielleicht auch eine Kleinigkeit zu essen bereit stellen. Tipps dazu finden Sie unter dem Stichwort Gäste bewirten.

Aufeinander zugehen
Lassen Sie Ihren Gast nicht alleine durch das Haus irren, sondern holen Sie ihn am Eingang ab. Stellen Sie sich mit Ihrem vollen Namen und eventuell Ihrer Funktion in der Firma vor und sprechen Sie ihn mit seinem Namen und gegebenenfalls Titel an, um eine persönliche Atmosphäre zu schaffen.

Gehen Sie voraus und zeigen Sie den Weg. So müssen Sie nicht von hinten „Kommandos“ geben, wo es lang gehen soll.

Wenn Sie den Besuch direkt in Ihrem Büro empfangen, ist es eine grundlegende Geste der Höflichkeit, aufzustehen und hinter dem Schreibtisch hervorzukommen. Sie signalisieren damit: „Ich möchte nicht, dass etwas zwischen uns steht.“

Bei der Begrüßung sollte Ihr Handschlag nicht zu fest, aber auch nicht zu lasch und mit einem freundlichen Blickkontakt verbunden sein. Außerdem sollten Sie Ihrem Gast nicht zu sehr „auf die Pelle“ rücken. Bei einem Körperabstand von weniger als 50 cm wird die sogenannte „intime Distanzzone“ verletzt; Ihr Gegenüber fühlt sich dann bedrängt. Zu großer Abstand dagegen wirkt distanzierend und weckt das Misstrauen des Anderen.

Jedem seinen Platz
Nehmen Sie allen Gästen die Jacke oder den Mantel ab und bieten Sie ihnen einen Sitzplatz an. Dabei ist es günstig, sich nicht frontal gegenüber, sondern über Eck zu setzen. Das lockert die Atmosphäre etwas auf, weil die typische Prüfungssituation vermieden wird.

Wenn Sie mehrere Besucher gleichzeitig empfangen, etwa bei einer Konferenz, sollten Sie Tischkarten – versehen mit dem vollen Namen, mit Titel und eventuell der Firma – vorbereiten. Sie ersparen sich dadurch ein lästiges Zuweisen der Plätze oder eine ungünstige Sitzordnung.

Erkundigen Sie sich, ob Ihre Gäste technische Geräte – z.B. Beamer oder Video – benötigen, bauen Sie diese schon vorher auf und testen Sie, ob alles funktioniert. Außerdem sollten Sie bedenken, dass Ihre Besucher eventuell Arbeitsmaterialien mitbringen und entsprechende Ablageflächen vorsehen. Denn wenn alle ihr Material auf den Konferenztisch ablegen, haben Sie schnell gesprächshemmende Mauern aus Aktenordnern zwischen sich.