LeitzKnowHow
Webkonferenzen
Die Projektbeteiligten sitzen in verschiedenen Ländern rund um den
ganzen Globus, alle haben volle Terminkalender, die Zeit drängt, Kosten
müssen eingespart werden und trotzdem kommt man nicht umhin, sich ab und
an abzustimmen. Da bleibt eigentlich nur eine Lösung: Webkonferenzen –
auch Online-Meetings genannt.
Was ist eine Webkonferenz?
Ein Webmeeting ist ein Treffen im virtuellen Raum. Jeder Teilnehmer sitzt hinter seinem eigenen Schreibtisch und kann trotzdem mit seinen Kolleginnen und Kollegen in der ganzen Welt direkt und in Echtzeit kommunizieren. Zu beratende Dokumente liegen nun nicht auf dem Besprechungstisch oder werden mit dem Beamer an die Wand geworfen, sondern man hat sie auf seinem Bildschirm (per Internet).
Diskutiert wird per Telefonkonferenz oder Internet-Chat.
Welche Vorteile hat ein Webmeeting?
Ein Webmeeting zu terminieren ist viel einfacher als eine persönliche Zusammenkunft. Schließlich muss jetzt keine lange An- und Abreise mehr eingeplant werden und deshalb reduziert sich der Zeitaufwand auf die eigentliche Dauer der Besprechung. Entsprechend findet man leichter einen Termin, an dem alle Zeit haben, und kann auch kurzfristig planen – das Projekt wird nicht unnötig verzögert. Es entstehen keine Überstunden und Spesen – von den Reise- und Übernachtungskosten ganz zu schweigen. Selbst kurze Statusmeetings, für die sich eine persönliche Zusammenkunft niemals lohnen würde, sind nun möglich – ob in großer oder kleiner Runde.
Doch das ist noch nicht alles: Bei einem Webmeeting kann man Dokumente nicht zur präsentieren, sondern gemeinsam mit den anderen Teilnehmern des Meetings daran arbeiten und beschlossene Änderungen sofort einfügen oder auch Zahlen aktualisieren. Der neue Stand der Dinge liegt dann sofort allen vor und kann als gemeinsame Basis für die weitere Diskussion dienen. Weil Abstimmungen schneller erfolgen, können Fehler vermieden werden. Die Effizienz wird erhöht. Und wer der Schnellste ist, hat einen Vorsprung beim Wettlauf um die Kunden.
Was ist eine Webkonferenz?
Ein Webmeeting ist ein Treffen im virtuellen Raum. Jeder Teilnehmer sitzt hinter seinem eigenen Schreibtisch und kann trotzdem mit seinen Kolleginnen und Kollegen in der ganzen Welt direkt und in Echtzeit kommunizieren. Zu beratende Dokumente liegen nun nicht auf dem Besprechungstisch oder werden mit dem Beamer an die Wand geworfen, sondern man hat sie auf seinem Bildschirm (per Internet).
Diskutiert wird per Telefonkonferenz oder Internet-Chat.
Welche Vorteile hat ein Webmeeting?
Ein Webmeeting zu terminieren ist viel einfacher als eine persönliche Zusammenkunft. Schließlich muss jetzt keine lange An- und Abreise mehr eingeplant werden und deshalb reduziert sich der Zeitaufwand auf die eigentliche Dauer der Besprechung. Entsprechend findet man leichter einen Termin, an dem alle Zeit haben, und kann auch kurzfristig planen – das Projekt wird nicht unnötig verzögert. Es entstehen keine Überstunden und Spesen – von den Reise- und Übernachtungskosten ganz zu schweigen. Selbst kurze Statusmeetings, für die sich eine persönliche Zusammenkunft niemals lohnen würde, sind nun möglich – ob in großer oder kleiner Runde.
Doch das ist noch nicht alles: Bei einem Webmeeting kann man Dokumente nicht zur präsentieren, sondern gemeinsam mit den anderen Teilnehmern des Meetings daran arbeiten und beschlossene Änderungen sofort einfügen oder auch Zahlen aktualisieren. Der neue Stand der Dinge liegt dann sofort allen vor und kann als gemeinsame Basis für die weitere Diskussion dienen. Weil Abstimmungen schneller erfolgen, können Fehler vermieden werden. Die Effizienz wird erhöht. Und wer der Schnellste ist, hat einen Vorsprung beim Wettlauf um die Kunden.
Wie funktioniert ein Webmeeting?
Alles, was man an Technik braucht, ist ein PC mit Internet-Zugang und ein Telefon bzw. einen Kopfhörer!
Nun gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder man zahlt eine Nutzungsgebühr und setzt auf den externen Server eines Webkonferenz-Anbieters (gehosteter Service) oder man erwirbt eine Lizenz und installiert die Webkonferenz-Software auf einem eigenen, unternehmensinternen Server (inhouse). Für diese Lösung entscheiden sich vor allem größere Unternehmen, die häufig Online-Meetings durchführen und sehr großen Wert auf Sicherheit legen. Im Internet kann man sich einen guten Überblick verschaffen. Einen Vergleich verschiedener Tools finden Sie hier .
Und dann? Der Initiator lädt zur Webkonferenz und verschickt eine E-Mail mit einem Link – dem virtuellen Ort des Meetings – sowie einem Zugangscode. Steht der Termin an, loggen sich alle Beteiligten mit dem Code in die Konferenz ein. Nun können sie auf einem Fenster in ihrem Desktop den Bildschirm des Initiators sehen und verfolgen, was dort passiert (Desktop-Sharing). Sie können meist sogar auf dessen Maus und Tastatur zugreifen und gemeinsam Dokumente und Dateien bearbeiten. Außerdem ist es möglich, während der Besprechung auf den Computer eines anderen Teilnehmers zu wechseln. Je nach Anbieter stehen verschiedene Zusatzfunktionen zur Verfügung, zum Beispiel für die Simultanübersetzung oder Aufzeichnung.
Sind Online-Meetings sicher?
Meistens wird der Datenaustausch mit SSL 128-Bit verschlüsselt. Es gibt aber auch Anbieter, die einen höheren Standard gewährleisten.
Was kostet ein Webmeeting?
Das kommt auf den Anbieter und die gewählte Lösung an, je nachdem, ob man sich für eine Einzellizenz oder eine Corporate-Lizenz für größere Unternehmen entschieden hat, und je nachdem, ob man eine Flatrate oder eine Abrechnung nach Anzahl der Teilnehmer und Minuten vorzieht.
Im Internet findet man sogar kostenlose Testversionen, die allerdings meist nur eingeschränkt und über einen bestimmten Zeitraum funktionieren.
Stand: Juli 2009
Bildquelle: aboutpixel / alphabet_w © Werner Linnemann