LeitzKnowHow
Umzugsplanung
Gut geplant ist halb gewonnen: Gerade auf den Umzug eines Unternehmens
trifft dieses Motto sicher hundertprozentig zu. Denn schließlich soll
der Betrieb möglichst ohne Unterbrechung weitergehen. Und das gelingt
nur, wenn alles gut vorbereitet ist. Wenn alle Beteiligten wissen, was
wann zu tun ist. Und wenn kein Sand ins Getriebe gerät.
Auch wenn’s den Mitarbeitern nicht gefällt: Die geringste Betriebsunterbrechung erzielt man natürlich, wenn der eigentliche Tag des Umzugs auf einen Freitag verlegt wird. Schließlich ist am Freitagnachmittag meist ohnehin nicht mehr viel los. Und man hat das ganze Wochenende, um Möbel aufzubauen, Kisten auszupacken, alle Computer und Telefone anzuschließen und die Anlagen zum Laufen zu bringen. Am Montag erstrahlt dann alles in neuem Glanz und die Arbeit kann mit frischem Schwung weitergehen. Doch für welchen Tag Sie sich auch immer entscheiden (müssen): Auf diesen D-Day laufen schlussendlich alle Planungen zu.
Lassen Sie sich von verschiedenen Umzugsunternehmen Kostenvoranschläge erstellen und entscheiden Sie dann – die Unterschiede sind oft enorm. Natürlich muss der Tag des Umzugs nicht nur mit der Möbelspedition, sondern auch mit dem neuen Vermieter und den Fachleuten abgesprochen werden, die sich um die Telefon- und IT-Anlage zu kümmern haben. Außerdem müssen selbstverständlich alle Mitarbeiter rechtzeitig informiert werden.
Richtig packen
Die Spedition wird Ihnen eine ausreichende Anzahl an Umzugskartons zur Verfügung stellen. Lassen Sie diese Kartons rechtzeitig anliefern, schließlich braucht das Packen Zeit und lässt sich leichter in den Arbeitsalltag integrieren, wenn man die Schränke nach und nach ausräumen kann.
Auch wenn’s den Mitarbeitern nicht gefällt: Die geringste Betriebsunterbrechung erzielt man natürlich, wenn der eigentliche Tag des Umzugs auf einen Freitag verlegt wird. Schließlich ist am Freitagnachmittag meist ohnehin nicht mehr viel los. Und man hat das ganze Wochenende, um Möbel aufzubauen, Kisten auszupacken, alle Computer und Telefone anzuschließen und die Anlagen zum Laufen zu bringen. Am Montag erstrahlt dann alles in neuem Glanz und die Arbeit kann mit frischem Schwung weitergehen. Doch für welchen Tag Sie sich auch immer entscheiden (müssen): Auf diesen D-Day laufen schlussendlich alle Planungen zu.
Lassen Sie sich von verschiedenen Umzugsunternehmen Kostenvoranschläge erstellen und entscheiden Sie dann – die Unterschiede sind oft enorm. Natürlich muss der Tag des Umzugs nicht nur mit der Möbelspedition, sondern auch mit dem neuen Vermieter und den Fachleuten abgesprochen werden, die sich um die Telefon- und IT-Anlage zu kümmern haben. Außerdem müssen selbstverständlich alle Mitarbeiter rechtzeitig informiert werden.
Richtig packen
Die Spedition wird Ihnen eine ausreichende Anzahl an Umzugskartons zur Verfügung stellen. Lassen Sie diese Kartons rechtzeitig anliefern, schließlich braucht das Packen Zeit und lässt sich leichter in den Arbeitsalltag integrieren, wenn man die Schränke nach und nach ausräumen kann.
Erstellen Sie einen Lageplan, in dem Sie Raumnummern oder -bezeichnungen vergeben und bereiten Sie Ausdrucke vor, die auf die Umzugskartons aufgeklebt werden können und auf denen zum einen die Raumbezeichnung und zum anderen möglichst detailliert den Inhalt des entsprechenden Kartons eingetragen werden kann. So stellen Sie sicher, dass im neuen Domizil alles am richtigen Ort landet. Außerdem kommt es immer wieder vor, dass man etwas braucht, das schon oder noch eingepackt ist, und mit Hilfe der Aufkleber kann man alles schnell finden – ohne in zahllosen Kartons suchen zu müssen. Doch nicht nur Kartons, sondern auch Möbel und alle anderen Gegenstände müssen mit der Raumbezeichnung gekennzeichnet werden. Am besten geht das mit Tesakrepp, weil man gut darauf schreiben und es leicht und ohne Rückstände wieder entfernen kann. Schärfen Sie allen die geltende Parole ein: Kein Gegenstand verlässt das alte Büro ohne Aufkleber! Egal, ob es sich um einen PC, einen Papierkorb oder eine Pflanze handelt. Doch weil Fehler menschlich sind, sollten Sie trotzdem einen Raum im neuen Büro bestimmen, in dem Gegenstände ohne Aufkleber gesammelt – und dort später abgeholt – werden können.
Schlüssel von Schreibtischschubladen oder Aktenschränken sollten stecken bleiben – zumindest aber dürfen diese nicht abgeschlossen werden –, damit das Umzugsunternehmen die Fachböden entfernen bzw. die Schränke auseinanderbauen kann.
Alle Schränke, aber auch alle Schubladen müssen ausgeräumt werden. Die Umzugskartons müssen voll – aber nicht zu voll – beladen werden. Der Deckel muss sich gut schließen lassen. Da die Kartons gestapelt werden, ist es aber auch wichtig, dass jeder Karton bis knapp unter den Rand gefüllt wird – sonst geht der unterste Karton „in die Knie“. Für empfindliche Gegenstände sollten Sie Luftpolsterfolie oder entsprechend geeignetes Papier bereit stellen. Auch dieses können Sie von der Spedition beziehen.
Geräte wie zum Beispiel Kopierer müssen vor einem Transport manchmal
speziell gesichert werden. Setzen Sie sich mit dem Hersteller oder dem
Dienstleister in Verbindung und veranlassen Sie die entsprechenden
Arbeiten. Für Leasinggeräte müssen Sie vor einem Umzug die Zustimmung
der Leasinggesellschaften einholen.
Wer packt was ein? Natürlich ist jeder für seinen eigenen Arbeitsplatz zuständig. Aber wer fühlt sich zum Beispiel für das Archiv, die Teeküche oder Besprechungsräume verantwortlich? Entweder Sie übertragen diese Aufgaben der Möbelspedition oder Sie delegieren sie an bestimmte Mitarbeiter. Jedenfalls muss sichergestellt sein, dass am Umzugstag alles sicher verstaut ist. Kühlschränke müssen natürlich rechtzeitig abgetaut werden.
Zwar kümmert sich in der Regel die Spedition um ein entsprechendes Halteverbot auf öffentlichen Parkflächen vor dem neuen Bürogebäude, trotzdem ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Möbelpacker durch nichts behindert werden. Kann zum Beispiel der Aufzug vergrößert werden? Setzen Sie sich mit dem Hausmeister in Verbindung. Haben Sie für alle Türen und Tore die entsprechenden Schlüssel? Oder brauchen Sie auch hier die Unterstützung des Hausmeisters oder Vermieters? Am besten, Sie informieren auch Ihre neuen Büronachbarn über den Termin des Umzugs und bitten Sie schon im Vorfeld um Verständnis für eventuelle Beeinträchtigungen.
Wer packt was ein? Natürlich ist jeder für seinen eigenen Arbeitsplatz zuständig. Aber wer fühlt sich zum Beispiel für das Archiv, die Teeküche oder Besprechungsräume verantwortlich? Entweder Sie übertragen diese Aufgaben der Möbelspedition oder Sie delegieren sie an bestimmte Mitarbeiter. Jedenfalls muss sichergestellt sein, dass am Umzugstag alles sicher verstaut ist. Kühlschränke müssen natürlich rechtzeitig abgetaut werden.
Zwar kümmert sich in der Regel die Spedition um ein entsprechendes Halteverbot auf öffentlichen Parkflächen vor dem neuen Bürogebäude, trotzdem ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Möbelpacker durch nichts behindert werden. Kann zum Beispiel der Aufzug vergrößert werden? Setzen Sie sich mit dem Hausmeister in Verbindung. Haben Sie für alle Türen und Tore die entsprechenden Schlüssel? Oder brauchen Sie auch hier die Unterstützung des Hausmeisters oder Vermieters? Am besten, Sie informieren auch Ihre neuen Büronachbarn über den Termin des Umzugs und bitten Sie schon im Vorfeld um Verständnis für eventuelle Beeinträchtigungen.
Neue Adresse bekannt geben
Am wichtigsten ist es natürlich, dass alle Kunden rechtzeitig über Ihren Umzug informiert werden. Wenn Sie diesen die neue Adresse mitteilen, können Sie sie auch gleich um Verständnis dafür bitten, dass das Unternehmen am Umzugstag nur eingeschränkt erreichbar ist.
Erstellen Sie eine Liste, wer alles über die neue Adresse informiert werden muss, wie zum Beispiel:
- das Amtsgericht (Handelsregister)
- die IHK
- das Finanzamt
- die Bundesagentur für Arbeit (Betriebsnummer)
- Versicherungen und Berufsgenossenschaften
- Krankenkassen
- die GEZ und ggf. das Kabelfernsehen
- Telefongesellschaften (Handy-Verträge nicht vergessen)
- Lieferanten und sonstige Geschäftspartner
- Verlage, bei denen Sie Zeitschriften abonniert haben
Und natürlich: Die Post! Vergessen Sie nicht, einen Nachsendeantrag zu bestellen.
Wen Sie in Ihrer Liste vergessen haben, werden Sie nach dem Umzug leicht merken: Schauen Sie einfach, welche Sendungen die Post mit einem Nachsendeaufkleber versehen hat – und informieren Sie dann die entsprechenden Absender.
EDV und Telefon
Sprechen Sie vor dem Umzug mit den zuständigen Spezialisten genau durch, welche Anforderungen das neue IT-Netz und die Telefonanlage erfüllen müssen. Ein kleiner Tipp am Rande: Diese Fachleute haben oft einen guten Draht zur Telekom und können Ihnen in Sachen Ummeldung viel Zeit und Nerven ersparen.
Sorgen Sie unbedingt dafür, dass vor dem Umzug eine genaue Datensicherung vorgenommen wird.
Auch die Verkabelung der EDV-Geräte muss genau gekennzeichnet sein, damit später alles wieder schnell korrekt zusammengesteckt werden kann.
Sicher muss das Unternehmen auch am Umzugstag telefonisch erreichbar sein. Sorgen Sie also entweder für eine Rufumleitung oder Direktumschaltung – notfalls auf ein Mobiltelefon oder auf einen Anrufbeantworter mit einer entsprechenden Durchsage.
Am wichtigsten ist es natürlich, dass alle Kunden rechtzeitig über Ihren Umzug informiert werden. Wenn Sie diesen die neue Adresse mitteilen, können Sie sie auch gleich um Verständnis dafür bitten, dass das Unternehmen am Umzugstag nur eingeschränkt erreichbar ist.
Erstellen Sie eine Liste, wer alles über die neue Adresse informiert werden muss, wie zum Beispiel:
- das Amtsgericht (Handelsregister)
- die IHK
- das Finanzamt
- die Bundesagentur für Arbeit (Betriebsnummer)
- Versicherungen und Berufsgenossenschaften
- Krankenkassen
- die GEZ und ggf. das Kabelfernsehen
- Telefongesellschaften (Handy-Verträge nicht vergessen)
- Lieferanten und sonstige Geschäftspartner
- Verlage, bei denen Sie Zeitschriften abonniert haben
Und natürlich: Die Post! Vergessen Sie nicht, einen Nachsendeantrag zu bestellen.
Wen Sie in Ihrer Liste vergessen haben, werden Sie nach dem Umzug leicht merken: Schauen Sie einfach, welche Sendungen die Post mit einem Nachsendeaufkleber versehen hat – und informieren Sie dann die entsprechenden Absender.
EDV und Telefon
Sprechen Sie vor dem Umzug mit den zuständigen Spezialisten genau durch, welche Anforderungen das neue IT-Netz und die Telefonanlage erfüllen müssen. Ein kleiner Tipp am Rande: Diese Fachleute haben oft einen guten Draht zur Telekom und können Ihnen in Sachen Ummeldung viel Zeit und Nerven ersparen.
Sorgen Sie unbedingt dafür, dass vor dem Umzug eine genaue Datensicherung vorgenommen wird.
Auch die Verkabelung der EDV-Geräte muss genau gekennzeichnet sein, damit später alles wieder schnell korrekt zusammengesteckt werden kann.
Sicher muss das Unternehmen auch am Umzugstag telefonisch erreichbar sein. Sorgen Sie also entweder für eine Rufumleitung oder Direktumschaltung – notfalls auf ein Mobiltelefon oder auf einen Anrufbeantworter mit einer entsprechenden Durchsage.
Der große Tag
Am Umzugstag sollte jemand am alten und neuen Standort präsent sein, der über alle Details informiert ist und Fragen der Spediteure beantworten bzw. überraschend notwendige Entscheidungen treffen kann.
Der alte Standort muss sehr wahrscheinlich zumindest besenrein hinterlassen werden. Organisieren Sie also eine Putzkolonne, die sich darum kümmert. Und vergessen Sie nicht: Es muss jemand da sein, der am Ende das Licht ausmacht und die Räume abschließt.
Auch wenn die neuen Büroräume in frisch renoviertem Glanz erstrahlen: die Möbel, die nach dem Transport aufgebaut werden, müssen vor dem Einräumen geputzt werden. Außerdem ist es sicher notwenig, nach getaner Arbeit die Böden zu reinigen. Sie brauchen als auch für die neuen Räumlichkeiten ein Putzteam, das für Sauberkeit sorgt.
Mit guter Laune arbeitet man besser: Wenn Sie für das fleißige Helferteam einen Imbiss oder zumindest ausreichend Getränke bereit stellen, wird Ihnen deren Dank gewiss sein. Und mit einem motivierten Team lassen sich Berge versetzen!
Foto: aboutpixel.de
Am Umzugstag sollte jemand am alten und neuen Standort präsent sein, der über alle Details informiert ist und Fragen der Spediteure beantworten bzw. überraschend notwendige Entscheidungen treffen kann.
Der alte Standort muss sehr wahrscheinlich zumindest besenrein hinterlassen werden. Organisieren Sie also eine Putzkolonne, die sich darum kümmert. Und vergessen Sie nicht: Es muss jemand da sein, der am Ende das Licht ausmacht und die Räume abschließt.
Auch wenn die neuen Büroräume in frisch renoviertem Glanz erstrahlen: die Möbel, die nach dem Transport aufgebaut werden, müssen vor dem Einräumen geputzt werden. Außerdem ist es sicher notwenig, nach getaner Arbeit die Böden zu reinigen. Sie brauchen als auch für die neuen Räumlichkeiten ein Putzteam, das für Sauberkeit sorgt.
Mit guter Laune arbeitet man besser: Wenn Sie für das fleißige Helferteam einen Imbiss oder zumindest ausreichend Getränke bereit stellen, wird Ihnen deren Dank gewiss sein. Und mit einem motivierten Team lassen sich Berge versetzen!
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