Besprechungen unter vier Hörern
Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Anbietern, die Telefonkonferenzen
schon zu relativ günstigen Preisen ermöglichen. Bezahlt wird
normalerweise pro Minute und Teilnehmer. Richten Sie die Konferenz für
Ihren Chef ein, erfolgt die Abrechnung wie bei einem normalen
Telefongespräch über Ihre Firmen-Telefonrechnung.
Etwas teurer wird es, wenn Ihr Chef auch sogenannte Spezial-Optionen
nutzen möchte. So können Sie für ihn zum Beispiel Unterkonferenzen und
Audio-Mitschnitte beantragen oder Dolmetscher- und Protokolldienste
anfordern. Um die aktuellen Preise der verschiedenen Anbieter und deren
Dial-In-Angebote zu erfahren, empfiehlt es sich, direkt anzufragen oder
im Internet zu recherchieren – ein gutes Angebot zu finden, nimmt zwar
Ihre Zeit in Anspruch, kann aber Ihrem Chef dafür einen großen Teil
seines Zeitaufwands und den Stress ersparen, den er durch die
Geschäftsreise hätte, die ohne Telefonkonferenz notwendig wäre.
Die Vorbereitung
Damit die Konferenz möglichst effizient verläuft, ist es wichtig, sie
gut vorzubereiten. Bevor Sie eine Konferenz anmelden, sollte mit den
Teilnehmern ein Termin abgesprochen werden, der für alle möglich ist.
Die Einladungen verschicken Sie dann am besten per E-Mail. Einige
Anbieter stellen im Internet spezielle Formulare bereit, die Sie an alle
Konferenzteilnehmer gleichzeitig versenden können. Wenn Ihr Chef möchte,
dass Sie die Einladungen selbst verfassen, sollten folgende
Informationen darin enthalten sein: Wichtig ist die Terminangabe mit Tag
und Uhrzeit. Außerdem müssen Sie die Nummer der Konferenz-Zentrale und
den Zugangs-PIN an alle Teilnehmer weitergeben. Und natürlich dürfen
auch inhaltliche Punkte wie das Thema der Konferenz und die Tagesordnung
in der Einladung nicht fehlen.
Der virtuelle Konferenzraum
Haben Sie alles organisiert, machen Sie jetzt Ihren Chef mit dem Ablauf
und den Regeln einer Telefonkonferenz vertraut.
Der PIN ist der Schlüssel zu seinem virtuellen Konferenzzimmer. Als ob
jemand anklopfen würde, ertönt jedes Mal ein Signal, wenn ein neuer
Teilnehmer den „Raum“ betritt, außerdem wird die Gesamtzahl der
Teilnehmer angesagt. Sind alle bereit, kann es los gehen: Ihr Chef
sollte nun in seiner Funktion als Gastgeber ein paar kurze
Begrüßungsworte sprechen und dann, wenn nötig, die Teilnehmer
miteinander bekannt machen.
Bevor er in das Thema einsteigt, sollte er seine Gäste über die Regeln
einer derartigen Konferenz aufklären. Es ist wichtig, dass jeder sie
kennt – und dass alle sie einhalten. Denn weil man sich ja nicht sieht,
sondern nur hört, droht sonst ein Chaos, das den Erfolg des Ganzen
gefährden würde. Es gibt immer einen Gesprächsführer. Da dieser über die
Themen und das Ziel des Gesprächs genau Bescheid wissen muss, übernimmt
am besten der Gastgeber diese Rolle. Wird in der Konferenz auch
abgestimmt, sollte Ihr Chef gleich zu Beginn die Stimmreihenfolge
festlegen und mit den anderen Teilnehmern ein Wort vereinbaren, das für
Enthaltung steht.
Außerdem ist es wichtig, einen Protokollführer zu bestimmen – es sei
denn, Sie lassen dies über einen angebotenen Dienst erledigen. Da man
bei einem Telefonat mit mehreren Personen leicht den „Überblick“
verliert, ist es wichtig, dass jeder das Gesagte später noch mal
schriftlich vor sich liegen hat.
Wenn die Besprechung beendet ist, können alle Teilnehmer die Konferenz
ganz einfach durch Auflegen des Hörers wieder verlassen.
Telefonkonferenzen können natürlich keine Hauptmeetings ersetzen.
Manchmal muss man sich einfach von Angesicht zu Angesicht gegenüber
sitzen. Sie bieten aber eine gute Möglichkeit, Termine zu vereinbaren,
sich bei Unstimmigkeiten zu einigen, über kommende Abläufe zu
informieren oder Abstimmungen vorzunehmen.
