LeitzKnowHow
Telefonkonferenzen
Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Anbietern, die Telefonkonferenzen
schon zu relativ günstigen Preisen ermöglichen. Bezahlt wird
normalerweise pro Minute und Teilnehmer. Richten Sie die Konferenz für
Ihren Chef ein, erfolgt die Abrechnung wie bei einem normalen
Telefongespräch über Ihre Firmen-Telefonrechnung.
Etwas teurer wird es, wenn Ihr Chef auch sogenannte Spezial-Optionen nutzen möchte. So können Sie für ihn zum Beispiel Unterkonferenzen und Audio-Mitschnitte beantragen oder Dolmetscher- und Protokolldienste anfordern. Um die aktuellen Preise der verschiedenen Anbieter und deren Dial-In-Angebote zu erfahren, empfiehlt es sich, direkt anzufragen oder im Internet zu recherchieren – ein gutes Angebot zu finden, nimmt zwar Ihre Zeit in Anspruch, kann aber Ihrem Chef dafür einen großen Teil seines Zeitaufwands und den Stress ersparen, den er durch die Geschäftsreise hätte, die ohne Telefonkonferenz notwendig wäre.
Die Vorbereitung
Damit die Konferenz möglichst effizient verläuft, ist es wichtig, sie gut vorzubereiten. Bevor Sie eine Konferenz anmelden, sollte mit den Teilnehmern ein Termin abgesprochen werden, der für alle möglich ist. Die Einladungen verschicken Sie dann am besten per E-Mail. Einige Anbieter stellen im Internet spezielle Formulare bereit, die Sie an alle Konferenzteilnehmer gleichzeitig versenden können. Wenn Ihr Chef möchte, dass Sie die Einladungen selbst verfassen, sollten folgende Informationen darin enthalten sein: Wichtig ist die Terminangabe mit Tag und Uhrzeit. Außerdem müssen Sie die Nummer der Konferenz-Zentrale und den Zugangs-PIN an alle Teilnehmer weitergeben. Und natürlich dürfen auch inhaltliche Punkte wie das Thema der Konferenz und die Tagesordnung in der Einladung nicht fehlen.
Der virtuelle Konferenzraum
Haben Sie alles organisiert, machen Sie jetzt Ihren Chef mit dem Ablauf und den Regeln einer Telefonkonferenz vertraut.
Etwas teurer wird es, wenn Ihr Chef auch sogenannte Spezial-Optionen nutzen möchte. So können Sie für ihn zum Beispiel Unterkonferenzen und Audio-Mitschnitte beantragen oder Dolmetscher- und Protokolldienste anfordern. Um die aktuellen Preise der verschiedenen Anbieter und deren Dial-In-Angebote zu erfahren, empfiehlt es sich, direkt anzufragen oder im Internet zu recherchieren – ein gutes Angebot zu finden, nimmt zwar Ihre Zeit in Anspruch, kann aber Ihrem Chef dafür einen großen Teil seines Zeitaufwands und den Stress ersparen, den er durch die Geschäftsreise hätte, die ohne Telefonkonferenz notwendig wäre.
Die Vorbereitung
Damit die Konferenz möglichst effizient verläuft, ist es wichtig, sie gut vorzubereiten. Bevor Sie eine Konferenz anmelden, sollte mit den Teilnehmern ein Termin abgesprochen werden, der für alle möglich ist. Die Einladungen verschicken Sie dann am besten per E-Mail. Einige Anbieter stellen im Internet spezielle Formulare bereit, die Sie an alle Konferenzteilnehmer gleichzeitig versenden können. Wenn Ihr Chef möchte, dass Sie die Einladungen selbst verfassen, sollten folgende Informationen darin enthalten sein: Wichtig ist die Terminangabe mit Tag und Uhrzeit. Außerdem müssen Sie die Nummer der Konferenz-Zentrale und den Zugangs-PIN an alle Teilnehmer weitergeben. Und natürlich dürfen auch inhaltliche Punkte wie das Thema der Konferenz und die Tagesordnung in der Einladung nicht fehlen.
Der virtuelle Konferenzraum
Haben Sie alles organisiert, machen Sie jetzt Ihren Chef mit dem Ablauf und den Regeln einer Telefonkonferenz vertraut.
Der PIN ist der Schlüssel zu seinem virtuellen Konferenzzimmer. Als ob jemand anklopfen würde, ertönt jedes Mal ein Signal, wenn ein neuer Teilnehmer den „Raum“ betritt, außerdem wird die Gesamtzahl der Teilnehmer angesagt. Sind alle bereit, kann es los gehen: Ihr Chef sollte nun in seiner Funktion als Gastgeber ein paar kurze Begrüßungsworte sprechen und dann, wenn nötig, die Teilnehmer miteinander bekannt machen.
Bevor er in das Thema einsteigt, sollte er seine Gäste über die Regeln einer derartigen Konferenz aufklären. Es ist wichtig, dass jeder sie kennt – und dass alle sie einhalten. Denn weil man sich ja nicht sieht, sondern nur hört, droht sonst ein Chaos, das den Erfolg des Ganzen gefährden würde. Es gibt immer einen Gesprächsführer. Da dieser über die Themen und das Ziel des Gesprächs genau Bescheid wissen muss, übernimmt am besten der Gastgeber diese Rolle. Wird in der Konferenz auch abgestimmt, sollte Ihr Chef gleich zu Beginn die Stimmreihenfolge festlegen und mit den anderen Teilnehmern ein Wort vereinbaren, das für Enthaltung steht.
Außerdem ist es wichtig, einen Protokollführer zu bestimmen – es sei denn, Sie lassen dies über einen angebotenen Dienst erledigen. Da man bei einem Telefonat mit mehreren Personen leicht den „Überblick“ verliert, ist es wichtig, dass jeder das Gesagte später noch mal schriftlich vor sich liegen hat.
Wenn die Besprechung beendet ist, können alle Teilnehmer die Konferenz ganz einfach durch Auflegen des Hörers wieder verlassen.
Telefonkonferenzen können natürlich keine Hauptmeetings ersetzen. Manchmal muss man sich einfach von Angesicht zu Angesicht gegenüber sitzen. Sie bieten aber eine gute Möglichkeit, Termine zu vereinbaren, sich bei Unstimmigkeiten zu einigen, über kommende Abläufe zu informieren oder Abstimmungen vorzunehmen.