Teammeetings

Als demotivierende, ineffektive, störende Zeitfresser werden Teammeetings oft eingeschätzt. Man muss sie hinter sich bringen und überlegt sich dabei, was man in dieser Zeit, die einem später fehlt, nicht alles hätte erledigen können. Sarkastisch gesagt: Viele gehen rein, wenig kommt raus.

Dabei passt gerade bei Teammeetings ein weiterer Spruch des Volksmunds: Zeit ist Geld. Denn schließlich sitzen bei diesen Treffen viele gutbezahlte Fachkräfte zusammen.

Eigentlich sind regelmäßige Meetings wichtig, weil in einem Team alle auf dem gleichen Informationsstand sein müssen, damit keiner in die falsche Richtung weiterarbeitet. Es spart also Zeit, wenn man sich trifft, auch wenn oder gerade weil es so viel zu tun gibt, dass man eigentlich gar keine Zeit hat.

Eigentlich sind Teammeetings auch hocheffizient: Man muss nur ein Mal über etwas sprechen und schon sind alle auf dem gleichen Stand. Entsprechend sollte man nach einem guten Meeting mit neuer Motivation daran gehen, das Besprochene umzusetzen.

Doch warum ist das so selten so? Was macht ein gutes Meeting aus?
 















Vorbereitung
Jeden Montagmorgen setzt man sich zusammen. Keiner bereitet das Treffen vor. Es gibt keine Tagesordnung. Also weiß niemand, was besprochen werden soll – oft nicht mal der Chef. Kein Wunder, das Frust das einzige Ergebnis ist. Wie es besser geht?

• Erstellen Sie im Vorfeld eine Tagesordnung.

• Priorisieren Sie die Tagesordnungspunkte nach ihrer Wichtigkeit und nach dem Ziel der Besprechung. Geht es um reine Information? Einen ersten Meinungsaustausch? Oder darum, dass ein Beschluss gefasst werden muss?

• Nun können Sie relativ leicht jedem TOP einen Zeitrahmen zuordnen – und damit auch gleich festlegen, wann das Meeting beendet sein wird. Themen, die nur einen Teil der Teammitglieder betreffen, werden an das Ende der Sitzung gelegt. So können alle gehen, die nicht mehr gebraucht werden und niemand sitzt gelangweilt herum.

• Diese Tagesordnung erhalten alle Teammitglieder vor dem Treffen zur Kenntnis – zusammen mit den notwendigen Diskussionsvorlagen. Jeder kann nun innerhalb einer definierten Frist Ergänzungen zur Tagesordnung durchgeben.

• Wenn neue Punkte hinzugekommen sind, erhalten alle vor dem Treffen eine aktualisierte Agenda.

Nun kann sich jeder auf das Meeting vorbereiten – und entsprechend zielgerichtet und fundiert kann es ablaufen. Ausreden, man habe ja nicht gewusst dass das Thema besprochen werde, könne deshalb nichts dazu sagen und habe im Übrigen die Unterlagen nicht dabei, ziehen nicht mehr.

Reicht es nicht, wenn die Tagesordnung vorgegeben wird? Nein! Denn dann fühlt sich das Team womöglich bevormundet und überrollt. Es kann der Eindruck entstehen, dass man über unwichtige Dinge diskutieren soll, während Themen, die unter den Nägeln brennen, überhaupt nicht angesprochen werden.
  Übrigens ist auch die Wahl des Zeitpunkts ein wichtiger Erfolgsfaktor für Meetings: Wenn jeder auf die Uhr schaut, weil eigentlich schon lange Feierabend ist, stört das den Ablauf genauso, wie wenn alle gähnen, weil es noch viel zu früh am morgen ist. Andererseits: Ein Meeting als perfekter und pünktlicher Abschluss eines Tages oder einer Woche – und dazu leckere Überraschungshäppchen und Getränke? Da kann man sich ja direkt freuen, dass wieder ein Treffen ansteht...

Moderation
Ohne gute Moderation geht es nicht, denn

• jemand muss dafür sorgen, dass jeder zu Wort kommt, der etwas zu sagen hat. Und dass denen das Wort genommen wird, die nichts zu sagen haben, sondern nur wiederholen, was bereits lang und breit besprochen wurde – eingeleitet mit der bekannt-berüchtigten Floskel „Wie mein Vorredner schon sagte...“

• jemand muss darauf achten, dass die Diskussion sachlich und fair bleibt und niemand untergebuttert wird.

• jemand muss dafür verantwortlich sein, dass die festlegten Ziele bei den einzelnen Tagesordnungspunkten auch erreicht werden – also Information, Diskussion oder Beschlussfassung – und die Diskussion entsprechend leiten. Geht es um reine Information, muss man nicht diskutieren. Geht es um einen Gedankenaustausch, muss man sich nicht einig werden. Geht es um eine Beschlussfassung, muss das Ergebnis klar und unmissverständlich festgehalten werden.

• Und schließlich muss jemand die Uhrzeit im Blick haben. Wenn für jeden TOP ein bestimmter Zeitrahmen festgelegt wurde, dann ist dieser auch einzuhalten. Wenn ein fixes Ende des Meetings definiert wurde, dann sollte man zu diesem Zeitpunkt auch fertig sein – ohne, dass die halbe Tagesordnung unbesprochen bleibt.
  Für all diese Aufgaben ist der Moderator verantwortlich. Ganz wichtig: Das Meeting kann nur dann zufriedenstellend ablaufen, wenn er gut vorbereitet ist. Er muss wissen, worum es geht. Und das kann er nur, wenn er gut informiert ist. Dieses Problem kann man umgehen, wenn immer derjenige den Tagesordnungspunkt moderiert, der für ein Thema verantwortlich ist bzw. sich am besten auskennt. Allerdings besteht dann die Gefahr der Subjektivität und des fehlenden Abstands. Außerdem kann nicht jeder gut moderieren.

Abgeschlossen wird das Meeting durch eine kurze Feedback-Runde: Sind alle mit dem Verlauf zufrieden? Was lief gut, was lief schlecht? Fühlt sich jemand unzureichend informiert, überrollt, ungerecht behandelt? Besser jetzt kommt auf den Tisch, was in den Köpfen vorgeht, als wenn das halbe Team nach dem Meeting noch ewig damit beschäftigt ist, die Wogen zu glätten.

Nachbereitung
Dem Moderator zur Seite steht ein Protokollant – denn man kann nicht gleichzeitig eine Diskussion gut moderieren und mitschreiben.

Protokolle sind nicht dazu da, dass man sie locht und abheftet, sondern dass man später nochmal nachlesen kann, was besprochen oder beschlossen wurde und wem welche Aufgaben übertragen wurden. Schließlich kann es ja sein, dass man sich nicht mehr sicher ist oder am Meeting nicht teilnehmen konnte. Protokolle müssen also Fakten zusammenfassen – und nur diese. Wer was wann warum und wie oft gesagt hat, ist unwichtig.

Außerdem kann beim nächsten Meeting anhand des Protokolls überprüft werden, ob die Aufgaben, die beim letzten Meeting an bestimmte Personen übertragen wurden, erledigt wurden.

Und mit dem Versand des Protokolls kann man dann auch gleich zum nächsten Meeting einladen...

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