LeitzKnowHow

Die Zusammenarbeit im Team nützt jedem: Die Fähigkeiten und das Knowhow einzelner Mitarbeiter werden gebündelt und ergänzen sich gegenseitig. Aufgaben können schneller und effektiver gelöst werden. Und wenn jemand krank wird, kommt nicht gleich der ganze Arbeitsprozess ins Stocken, weil andere einspringen können.

All das sind bekannte und beliebte Argumente für die Arbeit in Gruppen. Richtig ist, dass Teams viel Potenzial haben – allerdings sowohl an Produktivität als auch an Konflikten. Wenn das Wort Team zur altbekannten Abkürzung für „Toll, Ein A nderer Macht’s!“ wird, kann Gruppenarbeit schnell dazu führen, dass im Endeffekt weniger als bei Einzelarbeit erreicht wird.

Was ist eigentlich ein Team?
Überall spricht man heutzutage von Teams – vom Projektteam in der Firma, dem Leitungsteam von Workshops, dem Ärzteteam im Krankenhaus und dem Serviceteam im Zug oder Flugzeug. Aber stimmt der Begriff? Handelt es sich dabei wirklich um Teams?

Die Bezeichnung „Team“ wird heute oft für jede Gruppe von Menschen genutzt, die in irgendeiner Form zusammenarbeiten. Dabei sollte der Begriff eigentlich eine Art Gütesiegel sein – für Gruppen, die wirklich an einer gemeinsamen Aufgabe arbeiten, die an einem Strang ziehen. Und dazu gehört weit mehr, als nur den gleichen Vorgesetzten oder Arbeitsauftrag zu haben und seine Schreibtische nebeneinander zu rücken.

Ein Team muss sich bilden
Die Bildung eines Teams ist ein intensiver, manchmal langwieriger Prozess, in dem mehrere Einzelpersonen sich mit ihren Fähigkeiten, aber auch ihren persönlichen Eigenheiten zusammenfinden.

Dabei kommt es natürlich zu Konflikten. Der Erste arbeitet strukturiert, die Zweite ist eine Chaotin. Der Dritte hat das Gefühl, dass seine Ideen zu wenig Beachtung finden. Die Vierte versucht sich zu profilieren, in dem sie sich selbst zur Sprecherin der Gruppe kürt. Und dem Fünften passt das gar nicht.

Dass diese Unstimmigkeiten auftreten, ist ganz normal. Wichtig ist allerdings, dass die Probleme angesprochen, diskutiert und nicht einfach unter den Teppich gekehrt werden – denn irgendwann liegt dort so viel, dass man zwangsläufig stolpert!

„Das ist nur so eine Phase..."
Nach den amerikanischen Pädagogen Bernstein und Lowy durchläuft jede Gruppe auf dem Weg zu einem Team mehrere Phasen:

Die erste Phase bezeichnen die beiden als „Forming“ – die Mitglieder der Gruppe lernen sich kennen. Auch wenn Sie mit einer neuen Kollegin nur zu zweit arbeiten werden, sollten Sie diese Phase nicht unterschätzen. Denn Sie beide haben Erwartungen und Wünsche an die Zusammenarbeit, die aufeinander abgestimmt werden müssen.

Den zweiten Schritt nennen die Wissenschaftler „Storming“. Auch diese Phase kennen Sie sicher: Sie beginnt, wenn man die ersten „Macken“ der anderen kennen lernt und sich genervt fühlt. Wenn die neue Kollegin zum Beispiel alles umkrempeln will und das so wirkt, als stelle sie die Kompetenz der „alten“ Mitarbeiter infrage. Hier braucht man jemanden, der die Probleme anspricht und die Gruppe dazu anregt, nach Lösungen und Kompromissen zu suchen. Falls in Ihrem Team jemand die Leitung übernommen hat, sollte dieser das übernehmen. Wenn nicht, können Sie selbst versuchen, die Konflikte zu lösen – aber vorsichtig. Denn sonst kann es sein, dass man Ihnen vorwirft, sich in den Vordergrund zu drängen. Bieten Sie keine fertigen Lösungen an – ermutigen Sie Ihre Kolleginnen, sich gemeinsam an einen Tisch zu setzen und die Lage zu besprechen.

Sind die Rollen und Aufgabenverteilungen in der Gruppe geklärt, beginnt das „Norming“. Die Gruppe hat sich auf gemeinsame Methoden und Ziele geeinigt und kann deshalb nun an einem Strang ziehen. Die einzelnen Mitglieder akzeptieren ihre eigene Position in der Gruppe – und die der anderen. Es ist ok, dass jemand in manchen Punkten kompetenter ist als man selbst. Genauso wie auch Schwachpunkte der anderen nicht ausgenutzt, sondern ausgeglichen werden.

Jetzt hat sich also das Team gebildet. Und erst jetzt kann es eigentlich wirklich losgehen mit dem „Performing“ – der produktiven Zusammenarbeit, die mehr ist als die Summe von Einzelleistungen!

Wenn Sie diese Gruppenphasen kennen, fällt es Ihnen leichter, die Situation Ihres Teams zu verstehen und einzuordnen. Vielleicht nehmen Sie Konflikte nicht mehr so schwer und können nach vorn blicken, weil Sie nicht das Gefühl haben, dass „überhaupt nichts passt“, sondern wissen, dass es nur eine Phase ist, die vorbeigehen wird.

Teams brauchen Wegweiser
Jedes Team braucht zum produktiven Arbeiten Wegweiser: Das sind klare Aufgabenstellungen und Ziele, die eventuell auch für Teilbereiche formuliert sind und so Diskussionen ersparen. Bitten Sie Ihren Chef, seine Arbeitsanweisungen eindeutig zu formulieren und dem Team Abgabetermine rechtzeitig zu nennen, damit Sie sich absprechen können.

Jede Gruppe braucht eine Leitung: Wenn diese nicht von Anfang an benannt ist, sollte man das schnell nachholen. Denn wird diese Frage nicht geklärt, birgt das Konfliktpotenzial und kann das Team sogar spalten. Die leitende Person hat im Team eine Sonderrolle. Sie sollte sich dessen auch bewusst sein und sie annehmen, anstatt möglichst „wie die anderen“ sein zu wollen. Die Leitung übernimmt ganz klar die Verantwortung für die Gruppe: Sie spricht Konflikte an, führt eventuell Einzelgespräche, versucht, Außenseiter zu integrieren – und sorgt dafür, dass der Terminplan eingehalten wird und notwendige Teamsitzungen stattfinden.

Der Kaffeeklatsch am Morgen
Teamsitzungen sind dazu da, aktuelle Probleme und „to do’s“ zu klären sowie die weitere Vorgehensweise festzulegen – sowohl fachlich als auch zwischenmenschlich. Sie sollten in regelmäßigen Abständen stattfinden – je nach Aufgabe monatlich, wöchentlich oder noch öfter.

Natürlich darf es auch mal ein gemütlicher Arbeitsbeginn mit Kaffee und Brötchen sein, das fördert die Atmosphäre untereinander und lässt Raum für Persönliches. Zur Regel sollte es aber nicht werden.

Gerade wenn es stressig ist, sollte die Gruppe sich für Sitzungen Zeit nehmen, um unnötige Mehrarbeit und Konflikte zu vermeiden. Machen Sie auch Ihrem Chef klar, dass regelmäßige Teambesprechungen keine vergeudete Zeit sind, sondern der besseren Koordination und Atmosphäre dienen.

Arbeit im Team um jeden Preis?
Die Fähigkeit zur konstruktiven Kritik ist ein grundlegendes Kriterium eines guten Teams. Doch auch wenn man sich noch so sehr bemüht – manchmal klappt es einfach nicht mehr. Sie müssen zwar nicht die beste Freundin Ihrer Kolleginnen werden, wenn das Klima aber so abkühlt, dass eine gute Zusammenarbeit unmöglich wird, sollten Konsequenzen gezogen werden.

Das kann bei wichtigen Gruppen, die über einen längeren Zeitraum zusammen arbeiten, zum Einen bedeuten, eine Supervision zu beantragen. Hier wird eine geschulte Person von außen zu Hilfe geholt, mit der man gemeinsam die Probleme analysiert und Lösungen sucht. Wenn Supervisionen gebraucht werden, ist das übrigens kein Zeichen von Inkompetenz – sie sind vielmehr ein häufig eingesetztes Instrument der Teamentwicklung.

Zum Anderen kann es auch heißen, dass das Team neu zusammengesetzt wird. Dann allerdings muss der Prozess der Gruppenfindung noch einmal von vorne durchlaufen werden. Und wegen der „Altlasten“ wird die Arbeit für alle nicht leicht. Es ist also wirklich empfehlenswert, Konflikte frühzeitig zu klären – das erspart eine Menge Stress und Nervenkrisen.