LeitzKnowHow

Es muss nicht immer eine Weihnachtsfeier sein – im Advent sind die meisten sowieso im Stress. Warum nicht mal im Sommer im Freien feiern, wenn die Sonne ihr bestes gibt und es draußen abends noch hell und angenehm warm ist? Auch ein Firmenjubiläum unter alten Bäumen kann – richtig organisiert – viel schöner sein, als in einer sterilen Festhalle. Allerdings verlangt ein Sommerfest eine gute Vorbereitung.

Zuerst einmal müssen Sie sich über die Zielgruppe im Klaren werden. Sollen nur Mitarbeiter oder auch deren Angehörige eingeladen werden? Soll das Ganze einen offiziellen Charakter haben und sollen auch Kunden oder zum Beispiel Vertreter der Stadt und der Presse zu den Gästen zählen?

Diesem Rahmen müssen Sie selbstverständlich die ganze Organisation des Festes anpassen. Fragen Sie am besten eine Kollegin, ob Sie Ihnen hilft oder spannen Sie Praktikanten und Auszubildende ein – denen macht diese Aufgabe wahrscheinlich großen Spaß.

Die besten Sommerfest-Locations
Ein möglicher Ort für ein geschäftliches Sommerfest ist natürlich der firmeneigene Innenhof oder der Parkplatz vor dem Haus. Wenn Sie in dieser Umgebung feiern möchten, haben Sie mit der Umsetzung Ihrer Ideen weniger Stress. Jeder weiß, wie er den Ort der Veranstaltung findet. Hier kann man alles in Ruhe auf- und tags darauf wieder abbauen. Und Sie haben keine Probleme mit der Stromversorgung – ein paar Verlängerungskabel, fertig.

Natürlich müssen Sie die Anwohner informieren oder sie ganz einfach einladen – so vermeiden Sie ein peinliches Polizeiaufgebot, nur weil die Musik zu laut war.

Noch viel schöner feiert man natürlich auf einer Waldlichtung, im Park, Freibad oder auf einer Wiese an einem See. Die Vorbereitung für ein derartiges Fest ist natürlich wesentlich komplizierter, weil Sie entsprechende Genehmigungen einholen müssen. Trotzdem sollten Sie derartige Locations ins Auge fassen, denn hier entsteht schnell eine entspannte Atmosphäre, und wenn auch Kinder eingeladen sind, brauchen Sie sich keine großen Gedanken machen, wie Sie diese beschäftigen könnten.

Ein kleiner Tipp am Rande: Wenn viele Personen erwartet werden, sollten Sie Dixi-Klohäuschen mieten. Die haben auch einen Wassertank – und so können Sie mehrere Probleme auf einmal lösen.

Wenn Ihnen der Aufwand für ein solches Fest zu groß ist, dann ist ein Ausflugsdampfer eine gute Alternative. Die Schifffahrtsgesellschaften organisieren alles für Sie – vom Catering bis zur Tanzmusik.

Do it yourself?
Wenn es sich beim geplanten Sommerfest nicht nur um eine lockere Zusammenkunft aller Kollegen und Kolleginnen, sondern um eine offizielle Firmenfeier handelt, zu der auch Kunden und die Presse eingeladen werden, sollten Sie die Organisation unbedingt in die Hände von Profis legen und eine Event-Agentur beauftragen. Das ist zwar nicht ganz billig – aber schließlich wird mit der Feier das Unternehmen nach außen präsentiert. Deshalb sollte sie schon etwas Besonderes sein und perfekt ablaufen.

Das Catering
Am besten Sie beauftragen einen Catering-Service. Holen Sie vorher Angebote ein und vergleichen Sie Preis und Leistung – hier gibt es große Unterschiede. Der Caterer vermietet auch Gläser, Geschirr und Besteck und bietet geschultes Personal. So brauchen Sie sich keine Gedanken um die Pflege des Buffets oder das Abräumen und Spülen zu machen.

Wenn Sie dem Fest einen lockeren Charakter geben möchten, können Sie auch zu einem Picknick oder einem Grillabend einladen. Entweder es bringt jeder sein Essen mit – es kann durchaus zur Stimmung beitragen, wenn man schaut, was es bei den Nachbarn so gibt und ein bisschen stibitzt. Oder Sie bitten alle Kollegen darum, etwas beizusteuern. Das trägt zum Gemeinschaftsgefühl bei – birgt aber die Gefahr, dass es zu viel oder zu wenig zu essen gibt. Außerdem ist es nicht leicht, den Überblick zu behalten, wer was mitbringen will – und sich in letzter Minute nochmals umentscheidet.

Für Getränke, Soßen, ausreichend Brot und Kleinkram wie Müllbeutel, Servietten und Deko sollte auf jeden Fall die Firma aufkommen. Bestellen Sie bei einem Getränkehändler genügend Wein, Bier und Sekt für alle und vergessen Sie die alkoholfreien Getränke nicht. Hier kann man auch gleich Bierbänke und -tische sowie Kühlschränke mieten – schließlich schmeckt nichts schlimmer als lauwarmes Bier oder ungekühlter Weißwein.

Die Dekoration
Lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf. Für Stil auf unschönen Biertischen sorgen weiße Papiertischdecken aus dem Baumarkt und wenige Blumen oder Blütenblätter. Wenn die Party bis in die Abendstunden geht, dürfen natürlich Windlichter, Lampions und Fackeln nicht fehlen. Auch mit Helium gefüllte Luftballons sehen schön aus. Vergessen Sie bei der Deko das Buffet und den Getränkestand nicht – wenn alles zusammen passt, wirkt es viel harmonischer! Integrieren Sie Sonnenschirme oder -segel bzw. kleine Pavillons, das sieht schön aus und bietet Schatten.

Die musikalische Untermalung
Ob dezent klassisch oder rockiger Beat, ob DJ oder Live-Band – die Musik muss auf jeden Fall zum Rahmen der Veranstaltung und zur Location passen. Und: Entscheiden Sie nicht nach Ihrem eigenen Geschmack, sondern überlegen Sie, was wohl der Mehrheit der Gäste gefallen würde. Ganz ohne Musik geht es nicht. Musikalische Umrahmung gehört einfach dazu, wenn eine gute Stimmung entstehen soll.

Und wenn’s regnet?
...dann wird eben im Zelt gefeiert. Lassen Sie auf jeden Fall vorsorglich ein großes Zelt aufstellen oder mehrere Dächer installieren. Partyzelte gibt es für zwanzig bis 300 Leute, manche verfügen sogar über einen festen Holzboden.

Oder Sie vermerken in der Einladung gleich einen Ersatztermin. Dann müssen Sie allerdings schon einige Tage vorher entscheiden, ob Sie das Fest verschieben – und wenn die Sonne wider Erwarten doch scheint, haben Sie eben Pech gehabt.