Mehr Zeit durch Serienbriefe
„Serienbriefe schreiben“ ist eine sehr nützliche Option von Word 97,
2000, 2002 und 2003, gerade, wenn es viele Adressen sind, die man ohne
diese Funktion in jeden einzelnen Brief von Hand eintragen müsste.
Allerdings schleichen sich bei der Erstellung gerne Fehler ein, und wer
sich mit der Funktion nicht richtig auskennt, kann daran verzweifeln.
Natürlich gibt es zahlreiche Handbücher, die uns in solchen Notlagen zur
Seite stehen sollen. Doch wenn man von Fachwörtern und der
Computersprache wenig Ahnung hat, wird man auch nach der Lektüre, die
dazu noch viel Zeit in Anspruch nimmt, haareraufend vor seinem PC sitzen.
Damit Sie vor den Tücken der Serienbrief-Funktion in Zukunft gefeit sind
und deren Vorteile nutzen können, erläutern wir Ihnen Schritt für
Schritt den Umgang und warnen vor möglichen Fehlerquellen. Obwohl es bei
den verschiedenen Word-Versionen zu kleineren Abweichungen kommen kann,
ist das Prinzip bei allen gleich und mit unserer Beschreibung leicht zu
verstehen.
Die Vorbereitung
Die Erstellung eines Serienbriefs besteht immer aus
zwei Teilen:
Zum einen brauchen Sie einen Briefentwurf und zum anderen eine
Adressdatei. Aus dieser Datei sucht sich das Programm später die
Adressdaten selbst zusammen – Sie müssen ihm nur sagen, wo sie zu finden
sind.
Wenn die Adressen, die Sie anschreiben wollen, noch nicht erfasst sind,
erstellen Sie am besten eine Word-Tabelle oder eine Excel-Datei.
Eine
Word-Tabelle legen Sie an, indem Sie in Ihrem Menü das Feld
„Tabelle“ öffnen und dann „Tabelle“ bzw. „Zellen einfügen“ wählen. Im
Weiteren geben Sie nun die Spaltenanzahl 7 und die Zeilenanzahl 2 ein
und bestätigen auf O.K.
Jetzt tragen Sie in die erste Zeile Ihrer Tabelle die Begriffe „Firma“,
„Anrede“, „Vorname“, „Nachname“, „Straße“, „Postleitzahl“ und „Ort“
nacheinander ein. Dann füllen Sie die zweite Zeile mit der ersten
Adresse – natürlich den obigen Begriffen entsprechend zugeordnet. Haben
Sie die erste Adresse eingegeben, drücken Sie die Enter-Taste und können
sofort mit der nächsten Eingabe beginnen. Achten Sie darauf, keine
Fehler zu machen. Denn jeder Rechtschreib- oder Eingabefehler findet
sich später auch in Ihrem Serienbrief.
Möchten Sie eine
Excel-Tabelle erstellen, tragen Sie die
oben genannten Stichworte in der gleichen Reihenfolge in die erste Zeile
ein, und beginnen Sie dann mit dem Eintragen der Adressen.
Nun müssen Sie noch den
Brief schreiben. Wenn Sie ihn fertig
haben, überprüfen Sie auch ihn ganz genau auf Fehler oder überflüssige
Leerzeichen – wenn Sie später noch etwas entdecken, müssen Sie die
Korrektur in jedem einzelnen Serienbrief vornehmen.
Das Feld, in das später die Adresse kommt lassen Sie frei.
Wichtig: Auch die Grußformel „Sehr geehrte Frau Huber“ tragen Sie
noch nicht ein – das erledigt ebenfalls das Word-Programm für Sie!
Den Serienbrief erstellen
Sämtliche Vorkehrungen sind nun getroffen – Sie haben eine
Adress-Datei und einen
Brief. Jetzt ist das Dokument
buchstäblich serienreif.
Über das Menü „Extras“ gelangen Sie zu der Option „Seriendruck“, in der
Sie wiederum „
Hauptdokument erstellen“ auswählen. Im
Fenster, das sich daraufhin öffnet, klicken Sie auf den Button
„Serienbriefe“. Nun werden Sie gefragt, ob Sie das aktive Fenster, also
das Dokument, in dem Sie sich befinden, als Briefvorlage verwenden
möchten, oder ob Sie ein neues Dokument öffnen wollen.
Sie haben Ihren Brief ja schon erstellt und die Datei ist noch offen,
deshalb entscheiden Sie sich für das aktive Fenster. Wenn Sie diese
Optionen bestätigt haben, befinden Sie sich wieder im vorherigen
Fenster, in dem Sie nun auf den Button „
Daten importieren“
klicken. Da Sie Ihre Datenquelle bereits erstellt haben, wählen Sie „
Datenquelle öffnen“ und suchen Ihre entsprechende Adressdatei, die
Sie durch Doppelklicken öffnen.
Jetzt bestätigen Sie gegebenenfalls, dass Sie den ganzen Bereich
einfügen möchten und wählen dann „
Hauptdokument
bearbeiten“.
Klicken Sie nun in Ihrem Brief an die Stelle, an der Sie mit dem
Adressfeld beginnen möchten. Links oben in Ihrer Menüleiste sehen Sie
den Button „
Seriendruckfelder einfügen“. In dem sich
öffnenden Dialogfenster finden Sie alle möglichen Platzhalter für Ihr
Adressfeld, die später mit den Adressen aus Ihrer Datei gefüllt werden.
Wählen Sie nun nacheinander zuerst „Firma“ und klicken auf „einfügen“,
„Vorname“ – „einfügen“, „Nachname“ – „einfügen“.
Achtung: Denken Sie zwischen den Platzhaltern immer an ein Leerzeichen,
sonst fehlt später zum Beispiel zwischen Vor- und Nachname die
entsprechende Aussparung.
Bevor Sie nun die Adress-Platzhalter einfügen, fügen Sie mit „Enter“
eine neue Zeile ein. Dann machen Sie ganz normal weiter, lassen aber vor
der Postleitzahl und dem Ort zwei Zeilen Sehr geehrter HerrAbstand.
Sehr geehrter HerrOb die Aufteilung Ihres Adressfelds stimmt, erfahren
Sie ganz einfach, indem Sie auf das Vorschaufeld „
ABC“ in
der Seriendruck-Leiste klicken. Word füllt zu Ihrer Kontrolle das
Adressfeld mit der ersten Anschrift Ihrer Tabelle. Mit den Pfeilen nach
rechts und links können Sie so durch Ihre gesamte Adressdatei blättern –
gespeichert wird aber noch nichts.
Die korrekte Grußformel finden Sie nun ebenfalls im Dialogfeld
„Seriendruckfeld einfügen“. Setzen Sie sie an die richtige Stelle in
Ihrem Brief und fügen Sie danach noch ein Komma ein.
Der Brief ist fertig
Nun kann der Brief in Serie gehen. Klicken Sie dazu im Fenster „Extras“
– „Seriendruck“ auf „
Daten mit Dokument
zusammenführen“ und „ausführen“ und warten Sie, bis das
Programm alle Briefe erstellt hat. Am besten Sie entscheiden sich dafür,
dass hierfür ein neues Dokument erstellt wird. Denn dann bleibt Ihre
Vorlage unverändert und Sie können sie erneut verwenden, falls etwas
schief gehen sollte. Wenn es nicht zu viele sind, sollten Sie
sicherheitshalber jeden einzelnen Brief kurz kontrollieren. Denn hier
schleichen sich die meisten Fehler ein – vor allem, wenn einzelne
Angaben fehlen.
Ist alles in Ordnung, können Sie die Briefe ausdrucken. Klicken Sie
einfach im rechten oberen Feld der Seriendruckleiste auf „
Serienbrief drucken“ und warten Sie, bis alles fertig ist. Und schon
können Sie mit dem Kuvertieren beginnen!
