LeitzKnowHow
Sekretärin oder Tippse?
„Tippse“ leitet sich, wie das Wort schon verrät, von der ursprünglichen
Hauptaufgabe einer Bürohilfe ab – dem Tippen. Noch vor einigen
Jahrzehnten war das Tippen nach Diktat wirklich die zentrale
Beschäftigung einer Sekretärin – doch das ist schon lange nicht mehr so.
Heute ist eine gute Sekretärin die Managerin ihres Chefs. Und das macht
diesen Beruf so interessant und abwechslungsreich.
Von Ablage bis Zeitmanagement
Morgens, kurz vor sieben: Frau Tippse dankt dem Bäcker, dass er schon geöffnet hat. Sie kauft Butterbrezeln und Croissants und fährt dann schnell weiter ins Büro. Dort zieht sie nur kurz ihren Mantel aus, um dann sofort den Besprechungsraum herzurichten: Lüften, Getränke und Geschirr bereitstellen, den Beamer anschließen und testen und, ja: auch die Kaffeemaschine anstellen.
Frau Tippse ist im Stress, denn sie muss zum Flughafen, um dort einen wichtigen Kunden abzuholen, der zum Meeting aus London anreist. Sie begrüßt ihn freundlich, erkundigt sich nach dem Verlauf der Reise und füllt die Fahrt zum Büro mit Smalltalk – natürlich auf englisch.
Dort angekommen begleitet sie ihn zum Büro ihres Chefs und setzt sich an ihren Schreibtisch. Für ihre Kollegen beginnt der Arbeitstag erst jetzt – sie ist bereits seit zwei Stunden im Einsatz.
Das ist nichts Neues für Frau Tippse. Als Sekretärin kennt sie den Stress nur zu gut, der sich einstellt, sobald der Chef ein Meeting oder eine Tagung ansagt. Denn Frau Tippse erfüllt die Funktion einer Office-Managerin: Sie sucht und bucht Tagungsräume, organisiert das Catering, kümmert sich um den Programmverlauf, verschickt Einladungen und bucht die Hotelzimmer. Und weil Frau Tippse ein Händchen für Details hat, fühlen sich die Teilnehmer so wohl und loben ihren Chef für die perfekte Organisation.
Von Ablage bis Zeitmanagement
Morgens, kurz vor sieben: Frau Tippse dankt dem Bäcker, dass er schon geöffnet hat. Sie kauft Butterbrezeln und Croissants und fährt dann schnell weiter ins Büro. Dort zieht sie nur kurz ihren Mantel aus, um dann sofort den Besprechungsraum herzurichten: Lüften, Getränke und Geschirr bereitstellen, den Beamer anschließen und testen und, ja: auch die Kaffeemaschine anstellen.
Frau Tippse ist im Stress, denn sie muss zum Flughafen, um dort einen wichtigen Kunden abzuholen, der zum Meeting aus London anreist. Sie begrüßt ihn freundlich, erkundigt sich nach dem Verlauf der Reise und füllt die Fahrt zum Büro mit Smalltalk – natürlich auf englisch.
Dort angekommen begleitet sie ihn zum Büro ihres Chefs und setzt sich an ihren Schreibtisch. Für ihre Kollegen beginnt der Arbeitstag erst jetzt – sie ist bereits seit zwei Stunden im Einsatz.
Das ist nichts Neues für Frau Tippse. Als Sekretärin kennt sie den Stress nur zu gut, der sich einstellt, sobald der Chef ein Meeting oder eine Tagung ansagt. Denn Frau Tippse erfüllt die Funktion einer Office-Managerin: Sie sucht und bucht Tagungsräume, organisiert das Catering, kümmert sich um den Programmverlauf, verschickt Einladungen und bucht die Hotelzimmer. Und weil Frau Tippse ein Händchen für Details hat, fühlen sich die Teilnehmer so wohl und loben ihren Chef für die perfekte Organisation.
In der Hauptsache ist Frau Tippse allerdings die Managerin ihres Chefs: Sie trennt Wichtiges von Unwichtigem – mit dem sie ihn gar nicht erst belästigt. Sie vereinbart seine Termine – und verschiebt seine Verabredungen. Sie achtet darauf, dass er Lästiges nicht zu lange verdrängt – und versucht, Porzellan zu kitten, wenn es doch mal passiert ist. Sie bittet Besucher herein – oder wimmelt sie ab, vermittelt Telefongespräche – und hält unerwünschte Anrufe von ihm fern. Sie erledigt seine Korrespondenz, bereitet Präsentationen vor und, und, und...
Auch in Punkto Computer können nur wenige Frau Tippse das Wasser reichen, schließlich hat sie sich lange genug mit dem Datenchaos ihres Chefs auseinandergesetzt und die wöchentlichen Video- und Internetkonferenzen managt sie ja schließlich auch.
Sozialarbeiterin und Kummerkasten
Nahezu geliebt wird Frau Tippse allerdings, weil sie für jeden ein offenes Ohr hat. Während ihre Vorgängerin eher als Drachen verschrien war, ist Frau Tippse ein wahrer Schatz. Wenn ihr Vorgesetzter mal schlechte Laune hat, warnt sie die anderen vor. Wenn die Auszubildende sich nicht traut, um ein paar Tage Sonderurlaub zu bitten, macht sie ihr Mut und wenn jemand mit Wut im Bauch zum Chef stürmen will, bremst sie ihn und greift vermittelnd ein. Entsprechend schütten viele ihr Herz bei ihr aus. Glücklicherweise kann sie gut zuhören und ist sehr diskret: Auch wegen ihres Fingerspitzengefühls und Einfühlungsvermögens ist Frau Tippse nicht nur eine gute, sondern eine sehr gute Sekretärin.
Der Sprung auf die Karriereleiter
Bei ihrem Job ist es natürlich wichtig, ständig auf dem Laufenden zu sein, vor allem was den Fortschritt in ihrer Branche betrifft. Derzeit denkt Frau Tippse über eine Fortbildung nach. Zum Beispiel könnte sie ihr Aufgabenfeld auf das einer Assistentin erweitern. Dann hätte sie die Möglichkeit selbständig Projekte in Angriff zu nehmen – vielleicht sogar mit einem kleinen Team, an das sie zur Abwechslung mal die Aufgaben delegieren könnte. Sicher wäre Frau Tippse eine gute Vorgesetzte – schließlich kennt sie die andere Seite der Medaille nur zu gut. Sie könnte sich aber auch bei der Industrie- und Handelskammer berufsbegleitend zwei Jahre lang zur „Fachkauffrau Büromanagement“ ausbilden lassen, deren Stellung mit dem eines handwerklichen Meisters gleichzusetzen ist. Oder sie könnte sich zur Managementassistentin fortbilden, um dann später Direktionsassistentin und Betriebswirtin draufzusatteln.
Frau Tippse sieht jedenfalls sehr gelassen in die Zukunft. Sie hat einen sehr abwechslungsreichen Job mit vielfältigen Karrierechancen – was nicht jeder, der sich über ihren Beruf lustig macht, auch über sich behaupten kann.
Bei ihrem Job ist es natürlich wichtig, ständig auf dem Laufenden zu sein, vor allem was den Fortschritt in ihrer Branche betrifft. Derzeit denkt Frau Tippse über eine Fortbildung nach. Zum Beispiel könnte sie ihr Aufgabenfeld auf das einer Assistentin erweitern. Dann hätte sie die Möglichkeit selbständig Projekte in Angriff zu nehmen – vielleicht sogar mit einem kleinen Team, an das sie zur Abwechslung mal die Aufgaben delegieren könnte. Sicher wäre Frau Tippse eine gute Vorgesetzte – schließlich kennt sie die andere Seite der Medaille nur zu gut. Sie könnte sich aber auch bei der Industrie- und Handelskammer berufsbegleitend zwei Jahre lang zur „Fachkauffrau Büromanagement“ ausbilden lassen, deren Stellung mit dem eines handwerklichen Meisters gleichzusetzen ist. Oder sie könnte sich zur Managementassistentin fortbilden, um dann später Direktionsassistentin und Betriebswirtin draufzusatteln.
Frau Tippse sieht jedenfalls sehr gelassen in die Zukunft. Sie hat einen sehr abwechslungsreichen Job mit vielfältigen Karrierechancen – was nicht jeder, der sich über ihren Beruf lustig macht, auch über sich behaupten kann.