LeitzKnowHow
Richtig abmahnen
Eine Abmahnung ist immer als Warnung zu verstehen. Sie setzen Ihren
Angestellten mit diesem Instrument davon in Kenntnis, dass Sie ein
bestimmtes Verhalten, eine Pflichtverletzung oder einen Vertragsverstoß
seinerseits nicht hinnehmen und bei einer Wiederholung eine Kündigung in
Betracht ziehen. Auf eine Abmahnung muss also nicht unbedingt eine
Kündigung folgen. Sie ist aber ein erster Schritt in diese Richtung und
sollte daher nicht leichtfertig ausgesprochen werden.
Abmahnungen müssen bestimmte Merkmale erfüllen. Tun sie das nicht, verlieren sie ihre Wirksamkeit und können folglich nicht als Vorstufe einer Kündigung dienen. Prüfen Sie also genau, ob Sie Ihre Abmahnung korrekt formuliert haben.
Voraussetzungen für eine Abmahnung
Rechtsgültige Abmahnungen müssen generell drei Funktionen erfüllen:
- die Dokumentationsfunktion,
- die Hinweisfunktion und
- die Warn- bzw. Drohfunktion.
Das bedeutet: Ein bestimmtes Fehlverhalten muss beweistauglich festgehalten und der Arbeitnehmer dementsprechend darauf hingewiesen werden. Außerdem muss mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses im Wiederholungsfall gedroht werden. Vergisst oder missachtet man eine dieser Funktionen, ist die Abmahnung unwirksam und muss entweder aus der Personalakte gelöscht oder es muss eine Gegendarstellung beigelegt werden.
Abmahnungen können den Vertrauens- oder den Leistungsbereich betreffen. Aufgrund einer nichterbrachten Leistung können sie nur dann ausgesprochen werden, wenn es dem Arbeitnehmer überhaupt möglich gewesen wäre, die Ansprüche zu erfüllen. Im Klartext heißt das: Wenn ein Mitarbeiter wegen einer Krankheit oder einem anderen klaren Hinderungsgrund die von ihm verlangten Leistungen gar nicht erbringen konnte, dürfen Sie ihn auch nicht abmahnen. Und andersrum: Vor einer verhaltensbedingten Kündigung müssen Sie eine Abmahnung vorweisen können.
Abmahnungen müssen bestimmte Merkmale erfüllen. Tun sie das nicht, verlieren sie ihre Wirksamkeit und können folglich nicht als Vorstufe einer Kündigung dienen. Prüfen Sie also genau, ob Sie Ihre Abmahnung korrekt formuliert haben.
Voraussetzungen für eine Abmahnung
Rechtsgültige Abmahnungen müssen generell drei Funktionen erfüllen:
- die Dokumentationsfunktion,
- die Hinweisfunktion und
- die Warn- bzw. Drohfunktion.
Das bedeutet: Ein bestimmtes Fehlverhalten muss beweistauglich festgehalten und der Arbeitnehmer dementsprechend darauf hingewiesen werden. Außerdem muss mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses im Wiederholungsfall gedroht werden. Vergisst oder missachtet man eine dieser Funktionen, ist die Abmahnung unwirksam und muss entweder aus der Personalakte gelöscht oder es muss eine Gegendarstellung beigelegt werden.
Abmahnungen können den Vertrauens- oder den Leistungsbereich betreffen. Aufgrund einer nichterbrachten Leistung können sie nur dann ausgesprochen werden, wenn es dem Arbeitnehmer überhaupt möglich gewesen wäre, die Ansprüche zu erfüllen. Im Klartext heißt das: Wenn ein Mitarbeiter wegen einer Krankheit oder einem anderen klaren Hinderungsgrund die von ihm verlangten Leistungen gar nicht erbringen konnte, dürfen Sie ihn auch nicht abmahnen. Und andersrum: Vor einer verhaltensbedingten Kündigung müssen Sie eine Abmahnung vorweisen können.
Bei Verstößen, die das Vertrauensverhältnis zwischen Ihnen und Ihrem Arbeitnehmer erschüttern, ist eine Abmahnung keine Voraussetzung für eine Kündigung.
Auf die Form kommt’s an!
Für eine Abmahnung gelten beinahe die gleichen Formvorgaben wie für eine Kündigung. Der Beschuldigte hat ein Recht auf Anhörung und sie wird erst dann wirksam, wenn sie beim Arbeitnehmer eingegangen ist. Die Beweislast liegt bei Ihnen.
Auch mündliche Abmahnungen sind möglich. Die meisten Arbeitgeber bevorzugen allerdings die schriftliche Form, denn im Streitfall ist sie einfach beweiskräftiger.
Eine Abmahnung muss nicht unbedingt mit dem Betriebsrat ab- und nicht zwingend von einer kündigungsberechtigten Person ausgesprochen werden. Auch Angestellte mit Weisungsbefugnis gegenüber anderen Angestellten dürfen abmahnen.
Inhaltlich muss eine Abmahnung so genau wie möglich verfasst sein. Eine gründliche Beschreibung des Vergehens wie auch die genaue Angabe von Ort, Zeit und Tag sind wesentliche Voraussetzungen für die Richtigkeit des Dokuments. Denn nur so hat der Arbeitnehmer die Chance, sein Fehlverhalten wieder auszubügeln oder eine Wiederholung zu vermeiden.
Ein Veto einlegen
Wer mit einer Abmahnung nicht einverstanden ist, hat die Möglichkeit, ein Veto einzulegen.
Wenn Sie allerdings nicht bereit sind, Ihre Entscheidung rückgängig zu machen, bleibt dem Betroffenen nur der Gang vor Gericht. Hier haben Sie als Chef die volle Beweispflicht – auch deshalb sollte man Abmahnungen nur aus gutem Grund und nach langer Überlegung aussprechen.
Die Dauer der Gültigkeit einer Abmahnung ist übrigens begrenzt. Klare Regeln, wann sie verjährt, gibt es allerdings nicht. Der Zeitraum ist abhängig von der Schwere und der Art der Zuwiderhandlung. Wenn es aber so weit ist – in der Regel nach zwei oder drei Jahren des Wohlverhaltens –, muss die Abmahnung aus der Personalakte des Mitarbeiters entfernt werden.
Stand: September 2004