Rechnungen mahnen
Es ist verständlich, dass Sie sich ärgern, wenn ein Kunde nicht pünktlich bezahlt. Schließlich erwartet er ja auch, dass Sie pünktlich liefern. Trotzdem sollten Sie nicht wütende Kampfansagen verschicken und alle Zahlungsunwilligen über einen Kamm scheren. Bedenken Sie, dass es vier Arten von Mahnkandidaten gibt: die Taktierer, die – aus welchen Gründen auch immer – einfach nicht zahlen wollen, die Rechenkünstler, die Sie als Bank missbrauchen und deshalb die Zahlung hinaus zögern, die armen Pleitekandidaten, die aus wirtschaftlichen Gründen nicht zahlen können und natürlich die schlecht Organisierten, die Ihre Rechnung vergessen oder sogar verlegt haben. Wenn Sie einen bitterbösen Schrieb losschicken, erreichen Sie wahrscheinlich bei keinem etwas – im schlechtesten Fall riskieren Sie sogar, einen Kunden zu verlieren.

Eine Mahnung sollte grundsätzlich immer sachlich und mit einer persönlichen Anrede versehen sein – so fühlt sich der Adressat direkt angesprochen. Außerdem sollten Sie auf Diskretion achten und das Schreiben unbedingt per Post und nicht als Fax oder E-Mail versenden. Schließlich besteht sonst die Gefahr, dass Unbefugte die Mahnung sehen und Sie Ihren Kunden dadurch verärgern.

Erstens, zweitens, drittens....

Nun liegt die Rechnung schon seit Wochen unbezahlt auf Ihrem Tisch und Sie finden, dass es an der Zeit ist, den Kunden darauf aufmerksam zu machen. Die erste Mahnung sollte immer eine höfliche Zahlungserinnerung und dementsprechend formuliert sein. Nach der persönlichen Anrede könnten Sie zum Beispiel schreiben: „Die Zeit vergeht wie im Flug. Und ehe wir uns versehen, ist schon wieder ein Monat vorbei. Wahrscheinlich ist Ihnen noch gar nicht aufgefallen, dass unsere Rechnung vom xx.yy.04 noch offen steht. Und deshalb möchten wir Sie heute kurz daran erinnern und Sie um umgehende Begleichung bitten. [...]“
 















Brachte Ihre erste Mahnung keinen Erfolg, bleibt Ihnen nur, Mahnung zwei zur Post zu bringen. Diese können Sie jetzt wesentlich bestimmter formulieren – nun geht es nicht mehr um eine Zahlungserinnerung, sondern um eine Zahlungsaufforderung, bei der Sie eine Frist setzen sollten, nach deren Ablauf Sie rechtliche Schritte einleiten werden. Dieses Schreiben könnten Sie wie folgt formulieren: „Leider haben Sie auf unsere erste Mahnung nicht reagiert. Deshalb wenden wir uns heute nochmals an Sie und fordern Sie erneut auf, unsere Rechnung vom xx.yy.04 zu begleichen. Sollte auch diese Mahnung erfolglos bleiben, sehen wir uns leider gezwungen, ein Mahnverfahren einzuleiten. Diesen Ärger wollen wir Ihnen und uns gerne ersparen und warten damit deshalb noch bis zum jj.kk.04. [...]“

Wenn Sie ein gutes Verhältnis zu Ihrem Kunden haben und sich sein Verhalten eigentlich nicht erklären können, sollten Sie ihn anrufen, bevor Sie eine zweite Mahnung verschicken. Hören Sie sich seine Argumente an und entscheiden Sie dann, wie Sie weiter verfahren wollen. Aber Achtung: Es macht keinen Sinn, für jemanden zu arbeiten, der nicht bereit oder in der Lage ist, für Ihre Leistungen zu bezahlen. Nach Schätzungen des EU-Parlaments ist ein Viertel aller Insolvenzen auf ein fehlendes effektives Mahnwesen zurückzuführen!

Die dritte Mahnung können Sie sich eigentlich sparen – wer nach zwei Aufforderungen noch nicht bezahlt hat, macht es wahrscheinlich auch nach der dritten nicht. Wenn Sie auf Ihr Geld nicht verzichten wollen, müssen Sie wohl oder übel härter durchgreifen und einen Anwalt mit der Beantragung eines Mahnbescheids beauftragen. Und davor sollten Sie auch nicht zurückschrecken!

Rein rechtlich gesehen müssen Sie seit Mai 2000 übrigens überhaupt nicht mehr mahnen. Ein neues Gesetz regelt, dass der Schuldner 30 Tage nach dem Erhalt der Rechnung automatisch in Verzug kommt.