LeitzKnowHow

Wenn Sie sich an Ihren Computer setzen, um eine Pressemitteilung zu formulieren, sollten Sie sich erst mal kurz in die Lage der Adressaten – also der Journalisten, für die die Mitteilung bestimmt ist – versetzen. Diese haben in der Regel wenig Zeit und deshalb meistens auch wenig Geduld. Eine Presseerklärung muss folglich so formuliert sein, dass der Redakteur möglichst schnell erfährt, um was es geht und mit relativ wenig Zeitaufwand einen Artikel daraus abfassen kann. Doch was bedeutet das konkret?

Zuerst kurz das Wichtigste
Beginnen Sie auf keinen Fall mit langen Erklärungen, die auf die eigentliche Neuigkeit hinführen. Fallen Sie vielmehr mit der Tür ins Haus: Zuallererst müssen die wichtigsten Nachrichten kommen. Erst dann können ergänzende Informationen folgen. Nur wenn bereits in der ersten Zeile Ihrer Mitteilung das Interesse des Journalisten geweckt wird, können Sie darauf hoffen, dass er Ihren Text bis zum Ende liest.

Beschränken Sie sich auf ein Thema – also zum Beispiel Ihr Firmenjubiläum oder den Tag der offenen Tür – und widerstehen Sie der Versuchung, bei der Gelegenheit auch gleich noch alle möglichen anderen, ihrer Meinung nach interessanten Botschaften unterzubringen. Die gesamte Presseinformation sollte in der Regel nicht länger als eine DIN-A4-Seite sein: Fassen Sie sich also kurz und beschränken Sie sich auf das Wichtigste.

Eine Seite: das heißt nicht, dass Sie diese, um möglichst viel Text unterzubekommen, von links oben bis rechts unten engzeilig voll schreiben dürfen. Kennzeichnen Sie Ihren Text als Pressemitteilung, versehen Sie ihn mit einer knackigen Headline, gliedern Sie ihn durch Absätze und lassen Sie auf allen Seiten einen angemessenen Rand frei. Denn nur eine ansprechende Aufmachung lädt zum Lesen ein.

Alles, was man wissen muss
Trotzdem sollten Sie alle wichtigen Informationen (das sind im wesentlichen die berühmten „fünf Ws“: Was, wann, wer, wo, warum) unterbringen. Die wenigsten Redakteure nehmen sich Zeit für langwierige Recherchen – gehen Sie also davon aus, dass auch Ihre Adressaten eher nicht bei Ihnen nachforschen werden.

Trotzdem müssen Ihre Angaben nachprüfbar sein und der Wahrheit entsprechen. Denken Sie an die potenziellen Leser, zu denen auch die Chefs der Unternehmen gehören, mit denen Sie im Wettbewerb stehen: Sie kommen in Teufels Küche, wenn Sie nicht über das schreiben was ist, sondern über das, was Sie gerne hätten.

Fügen Sie am Ende Ihrer Mitteilung (kurz und knapp) die wesentlichen Facts & Figures Ihres Unternehmens an und vergessen Sie nicht, den Namen und die Telefonnummer eines Ansprechpartners zu nennen. Vielleicht haben Sie ja Glück und ein Journalist möchte tatsächlich mehr wissen: Diese Chance, Ihr Unternehmen genauer zu präsentieren, sollten Sie sich nicht entgehen lassen.

Werbung oder Nachricht?
Wenn Sie zwar finden, die Presse sollte mal wieder von Ihnen hören, aber eigentlich nichts Neues zu verkünden haben, sollten Sie lieber auf eine Pressemitteilung verzichten. Was keinen Nachrichtenwert hat, landet in den Redaktionen sofort in den Papierkorb – und wenn man Sie dort erst mal als Langeweiler kennt, besteht die Gefahr, dass Ihre Aussendung auch beim nächsten Mal nicht gelesen wird – obwohl Sie da vielleicht Spannnendes zu bieten hätten.

Abwechslung macht das Leben bunter
Schreiben Sie Ihre Pressemitteilung nicht zu „trocken“. Formulieren Sie die Sätze in der dritten Person – niemals in „Ich-Form“. Lockern Sie das Ganze durch direkte Rede, die als Zitat wiedergegeben werden kann, auf. Schreiben Sie nicht über Herrn Müller oder Frau Maier, sondern über Klaus Müller bzw. Sabine Maier – nennen Sie also immer den Vor- und Nachnamen der betreffenden Personen.

Bieten Sie Fotos zum Abdruck an. Beschreiben Sie die Abzüge aber bitte nicht auf der Rückseite – es besteht die Gefahr, dass Sie dabei zu sehr aufdrücken und die Vorderseite in Mitleidenschaft gezogen wird. Verwenden Sie zur Kennzeichnung lieber beschriftete Aufkleber.

Einfach rausschicken reicht nicht
Bevor Sie Ihre Mitteilung versenden, sollten Sie Ihren Verteiler auf einen aktuellen Stand bringen. Gab es Wechsel in den Redaktionen? In wessen Ressort fällt Ihre Info – betrifft sie die Lokal- oder eher die Wirtschaftsredaktionen? Haben Sie die entsprechenden Ansprechpartner namentlich aufgenommen?

Und wenn die Presseerklärung schlussendlich draußen ist? Dann können Sie das Kapitel trotzdem noch nicht schließen. Denn nun heißt es: nachtelefonieren. Rufen Sie in den Redaktionen an, erkundigen Sie sich, ob Ihre Pressemitteilung angekommen ist und bieten Sie Ihre Hilfe bei Fragen an.

Ende gut, alles gut
Wenn Sie alle Tipps beachten, bestehen gute Chancen, dass Sie eines morgens über Ihr Unternehmen in der Zeitung lesen können. Heften Sie den Artikel nicht einfach in einem Ordner ab, sondern hängen Sie ihn für alle Mitarbeiter sichtbar ans Schwarze Brett. Scannen Sie ihn ein und stellen Sie ihn auf Ihre Homepage. Und nicht zuletzt können und sollten Sie ihn Ihren Kunden zur Kenntnis bringen.

Und wenn es nicht geklappt hat? Versuchen Sie es nach einiger Zeit mit neuen Themen. Je besser Ihr Unternehmen in den Redaktionen bekannt ist, um so größer ist die Chance, dass über Sie berichtet wird. Wer auf dem Land agiert, hat es natürlich leichter, denn hier ist die Nachrichtenlage dünner. Doch auch wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz in einer Großstadt hat, sollten Sie sich nicht entmutigen lassen. Denn auch bei der Pressearbeit gilt: Steter Tropfen höhlt den Stein.

Bildquelle: snygo.com