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Heute reicht es nicht mehr, allmorgendlich den Briefkasten zu leeren und den Anrufbeantworter abzuhören. Auch die elektronische Post, die ja den ganzen Tag über eingeht, muss bearbeitet werden. Dass der E-Mail-Verkehr einen immer breiteren Raum im täglichen Büroalltag einnimmt, ist kaum verwunderlich. Schließlich funktioniert die Kommunikation per E-Mail viel schneller und ist zudem kostengünstiger als die per Post. Doch was, wenn es um mehr als nur einen Informationsaustausch geht? Sind Angebote per E-Mail genauso verbindlich wie unterschriebene Angebote, die per Post eingehen? Kann man Verträge auch ohne Unterschrift online abschließen?

Verträge online abschließen
Ein Vertrag entsteht – kurz gesagt – wenn ein Antrag angenommen wird. Wenn Sie also im Laden der Verkäuferin an der Kasse einen Pulli überreichen, der für 49 Euro angeboten wird und diese den Betrag kassiert, haben Sie miteinander einen Vertrag geschlossen – selbst wenn dabei kein Wort gewechselt und nichts unterschrieben wurde. Denn ein Vertrag kann schriftlich, mündlich oder wortlos abgeschlossen werden. Insofern resultiert aus einem Angebot, das per E-Mail eingeht und per bestätigender Rückmail angenommen wird, ein genauso verbindlicher Vertrag wie aus Verhandlungen, die persönlich oder per Post geführt wurden. Und es werden ja auch jeden Tag millionenfach Verträge online geschlossen – zum Beispiel bei ebay, amazon oder bei irgendeinem anderen Online-Shop.

Allerdings ist die Beweisführung bei elektronischen Geschäften oft schwierig, was im Streitfall zu großen Problemen führen kann. Schließlich kann man leicht im Namen eines anderen ein Angebot abgeben – oder annehmen. Und: man sieht einer Mail nicht an, ob sie nachträglich manipuliert wurde. Außerdem kann man den Erhalt oder Nichterhalt einer Mail kaum nachweisen.

Achtung: Wer seine E-Mails nur unregelmäßig und oberflächlich sichtet, kann leicht Probleme bekommen. Denn wird auf ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben, in dem mündliche Verhandlungsergebnisse festgehalten werden, nicht reagiert, gilt dieses Schweigen als Zustimmung – auch wenn die Ergebnisse anders festgehalten wurden, als man dies in Erinnerung hat. Eine E-Mail gilt im Geschäftsbetrieb schon dann als zugegangen, wenn sie in den Empfangsbereich des Empfängers gelangt. Es empfiehlt sich also, täglich die Mails abzurufen.

Allerdings gibt es auch in Zeiten des Internets immer noch Verträge, die weiterhin der schriftlichen Form oder sogar der notariellen Beurkundung bedürfen – wie zum Beispiel Darlehensverträge oder Haus- und Grundstückskäufe.

Elektronische Signatur
Wer bei Verträgen auf Nummer sicher gehen will, sollte die elektronische Signatur einsetzen. Dabei handelt es sich um eine elektronische Unterschrift, die sicherstellt, dass der Absender eindeutig identifiziert werden kann und die Daten nicht nachträglich verändert wurden. Will man eine derartige elektronische Signatur nutzen, muss sich bei einem Zertifizierungsdienst anmelden, der die Sicherheitsanforderungen des deutschen Signaturgesetzes erfüllt.

Das Verfahren funktioniert dann wie folgt: Der Absender signiert die Datei mit Hilfe eines geheimen Schlüssels. Der Empfänger überprüft dann die Signatur mit einer Software. Stimmt das Ergebnis, ist garantiert, dass die Datei vom richtigen Absender verschickt und nicht verändert wurde. Der Dateiinhalt wird durch die Signatur nicht verschlüsselt. Die digitale Signatur beweist nur, dass die Datei nach der Signierung nicht mehr verändert wurde.

Vorgeschrieben ist der Einsatz einer digitalen Signatur nur in ganz wenigen Fällen. Zum Beispiel bei Schriftsätzen, die von Rechtsanwälten bei Gericht eingereicht werden oder bei elektronischen Rechnungen. Das kann Sie aber nicht daran hindern, sie freiwillig einzusetzen oder deren Einsatz von Geschäftspartnern zu fordern – Sicherheit, die allerdings mit Kosten verbunden ist.

Elektronische Rechnungen
Wer vom Finanzamt die Umsatzsteuer zurückerstattet bekommen will, sollte bei Online-Rechnungen Vorsicht walten lassen. Das Finanzamt akzeptiert zwar solche Rechnungen – aber nur, wenn sie eine qualifizierte elektronische Signatur aufweisen. Fehlt diese, besteht kein Anspruch auf Vorsteuerabzug. Wer kein Risiko eingehen will, sollte also auf Rechnungen bestehen, die auf Papier gedruckt sind und per Post versandt werden.

Absenderangaben
Seit 1. Januar 2007 gelten für geschäftliche E-Mails die gleichen Anforderungen wie bei Geschäftsbriefen. Elektronische Geschäftspost von Kaufleuten – also Kapitalgesellschaften wie GmbHs und AGs, Personengesellschaften wie OHGs und KGs oder als e.K. eingetragene Einzelunternehmer – muss auf jeden Fall die Firmenbezeichnung, den Rechtsformzusatz, die Anschrift und die Handelsregisternummer enthalten.

Archivierung
Zwischen digitalisierten und anderen Dokumenten gibt es rechtlich keinen Unterschied. Sie müssen gleich lange archiviert werden – also sechs oder bei Dokumenten mit Bilanzwirksamkeit sogar zehn Jahre. Und: steuerlich relevante Mails müssen maschinell auswertbar auf speziellen Speichermedien archiviert werden, die sicherstellen, dass der Inhalt nicht nachträglich geändert wurde.

Stand: Januar 2007
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