LeitzKnowHow

Ordnung auf und um den Schreibtisch zu halten, reduziert Stress. Wer vor lauter Aktenbergen keine freie Sicht mehr hat, fühlt sich eingeengt und kann auch nicht mehr frei denken. Zudem spart man viel Zeit, wenn man ohne Suchen sofort auf Dokumente zugreifen kann – egal, ob es sich dabei um Papier oder Dateien handelt.

Ordnung auf dem Schreibtisch
Auf dem Schreibtisch sollten nur die Unterlagen liegen, die Sie für Ihre augenblickliche Arbeit benötigen. Alles andere gehört in, neben oder hinter den Schreibtisch in eine Hängeregistratur oder in Leitz-Ordner.

Bei der Hängeregistratur wird das Schriftgut einfach schnell in Mappen eingelegt oder geheftet und kann genauso schnell wieder entnommen werden. Sie ist also sehr flexibel und wird deshalb beinahe an jedem Arbeitsplatz eingesetzt.

Die Ordnerregistratur bietet mit ihren beschriftbaren Rücken eine gute Übersicht und einen schnellen Zugriff. Registerblätter in den Ordnern ermöglichen eine gute Unterteilung; aufgrund der Ordnermechanik können Blätter leicht an jeder Stelle eingefügt oder entnommen werden.

Vorgänge, die mit einem Termin verbunden sind, können Sie über das in Tages- und Monatsmappen untergliederte Leitz Termin-Set strukturieren. Vorgänge, die komplett abgeschlossen sind, verbannen Sie zu Ihrer Entlastung am besten ins Archiv.

Ordnung im PC
Legen Sie für jedes Projekt einen eigenen Ordner oder Unterordner an, in dem Sie alle relevanten Dateien speichern. Überlegen Sie sich für jeden Ordner eine gute Unterordner- und Dateistruktur. Benennen Sie die Dateien so, dass sofort ersichtlich ist, um was es geht, ohne dass Sie sie öffnen müssen. Wenn Sie den Dateinamen durch das Datum ergänzen – in der Reihenfolge Jahr, Monat, Tag – werden die Dateiversionen automatisch chronologisch sortiert, und Sie können auf den ersten Blick sehen, welche die aktuellste ist.

Daten, die man im täglichen Büroalltag nicht mehr braucht, weil die Projekte abgeschlossen sind, kann man ein für alle Mal archivieren, in dem man sie auf DVD brennt oder auf eine externe Festplatte zieht.

Auch die alltägliche Mail-Flut kann man nur mit einem gut durchdachten Ablagesystem beherrschen. Legen Sie für jedes aktuelle Projekt im Posteingang einen eigenen Unterordner an. Bearbeitete Mails werden dann einfach in den entsprechenden Ordner verschoben. Unwichtiges wird sofort gelöscht. So bilden die Mails im Posteingang gleichzeitig eine To-Do-Liste und Sie haben immer einen guten Überblick.

Aufbewahrungsfristen
Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Geschäftsunterlagen für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden müssen. In unserem elektronischen Zeitalter beschränkt sich diese Vorschrift natürlich nicht nur auf Schriftstücke in Papierform. Die meisten wichtigen Daten dürfen auch elektronisch archiviert werden. Achten Sie darauf, dass E-Mails nach einer bestimmten Zeit nicht einfach gelöscht werden und dass Ihr elektronisches Archiv – ob DVD oder externe Festplatte – gut strukturiert und technisch auf dem neuesten Stand ist. Schon heute haben viele PCs kein Diskettenlaufwerk mehr – Daten auf Disketten sollten Sie also nach und nach auf ein anderes Speichermedium ziehen.

Bild: pixelio.de - Beratungsbüro by Rainer Sturm