In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist der Chef meist Kapitän
und Steuermann in einer Person. Was, wenn er plötzlich ausfällt? Ist
geregelt, wer das Steuer übernimmt oder treibt das Schiff dann ohne Kurs
auf hoher See? Weiß außer ihm jemand, wie man die Maschine startet? Wo
sich das Logbuch befindet? Läuft das Schiff Gefahr, auf ein Riff zu
laufen? Oder kommt es souverän durch bedrohliche Klippen?
Mann über Bord?
Es ist nur zu verständlich, dass man sich als Chef, der das Steuer fest
in der Hand hält, nicht mit der eigenen Verletzlichkeit auseinander
setzen will. Zumal man im Alltag meist kaum Zeit findet, sich mit Fragen
zu beschäftigen, die scheinbar nicht akut beantwortet werden müssen.
Also verdrängt man das Thema – oder schiebt es auf, bis man irgendwann
Zeit dafür findet.
Doch „irgendwann“ kann zu spät sein. Denn Notfälle kann man nicht
terminieren. Aber man kann Vorsorge treffen, damit wenigstens im
Unternehmen alles weiter seinen geregelten Gang nimmt.
Am besten ist es natürlich, wenn klar geregelt und allen bekannt ist,
wer die Verantwortung übernimmt, wenn der Chef kurz- oder langfristig
ausfällt. Aber selbst dann ist es hilfreich, alle wichtigen
Informationen und Anweisungen für den Fall der Fälle an einer Stelle zu
sammeln: in der Notfallakte.
Doch was gehört in eine derartige Akte?
- Ein Vertretungsplan mit entsprechenden Vollmachten (Notprokura)
- Eine Liste bereits erteilter Vollmachten
- Kopien wichtiger Verträge – insbesondere des Gesellschaftervertrags –
oder eine Liste der Verträge mit Angabe des Aufbewahrungsortes
- Die Namen und Adressen wichtiger Ansprechpartner (Steuerberater,
Finanzberater, Versicherungsmakler, Rechtsanwalt etc.)
- Eine Liste aller steuerrelevanten Daten
- Kopien aller Versicherungspolicen
- Eine Liste aller Kreditinstitute, mit denen das Unternehmen zusammen
arbeitet sowie die entsprechenden Kontonummern
- Eine Auflistung aller Bankvollmachten
- Informationen über Grundbesitz und Kopien der Grundbuchauszüge
- Informationen über alle Kapitalanlagen und Darlehensverträge
- Eine Liste der geleasten Objekte und eine Notiz, wo die entsprechenden
Verträge zu finden sind
- Eine Liste verliehener und geliehener Gegenstände
- Die Auflistung aller Gesellschaftsbeteiligungen und Mitgliedschaften
- Eine Abschrift des Testaments oder Erbvertrags
- Ein Schlüsselverzeichnis
- Eine Zusammenstellung aller Zugangsdaten und Kennwörter (Bank,
Computeranlage etc.)
- Kerninformationen über die wichtigsten Kunden und Zulieferer
Diese Notfallakte sollten Sie entweder bei Ihrem Rechtsanwalt oder
Steuerberater oder an einem sicheren Ort im Unternehmen hinterlegen –
allerdings nicht im Safe, zu dem nur Sie einen Schlüssel haben. Wichtig
ist natürlich, dass eine Person Ihres Vertrauens über die Existenz und
den Aufbewahrungsort einer derartigen Akte informiert ist. Und
selbstverständlich muss die Akte regelmäßig aktualisiert werden.
Es ist außerdem empfehlenswert, dass jeder im Unternehmen weiß, wen Sie
als „Kronprinz“ eingesetzt haben. Sollte es darüber Diskussionen geben,
können Sie sofort eingreifen. Und das ist auf jeden Fall besser, als
wenn in der Krise plötzlich Eifersüchteleien entstehen und Hahnenkämpfe
ausgefochten werden.
Vollmachten für den Todesfall
Hinterlässt ein Verstorbener mehrere Erben, kann es leicht zu Problemen
mit der Bank kommen. Denn in der Regel verlangen Banken für Abhebungen
oder Überweisungen die Unterschriften aller Erben – und einen Nachweis,
ob sie überhaupt handlungsberechtigt sind. Dieser Nachweis kann nur
durch Vorlage eines Erbscheins erbracht werden, der beim Nachlassgericht
beantragt werden muss und dessen Ausstellung mindestens sechs Wochen
dauert. Doch welches Unternehmen kann so lange ohne Bankgeschäfte
auskommen?
Mit einer Vollmacht für den Todesfall kann diese Zeit überbrückt werden.
Entweder der Kontoinhaber erteilt einer Vertrauensperson eine Vollmacht,
die zu seinen Lebzeiten und nach seinem Tod gültig ist (transmortale
Vollmacht). Oder er erteilt eine Vollmacht, die erst nach dem Tod greift
(postmortale Vollmacht).
Natürlich wünscht sich niemand, dass diese Vollmachten eingesetzt werden
müssen. Aber ist es nicht beruhigend zu wissen, dass das eigene
Lebenswerk auch Krisen meistern und selbst über den eigenen Tod hinaus
weiterbestehen kann?
