LeitzKnowHow

Newsletter werden von Unternehmen, Verbänden, Organisationen und manchmal auch Einzelpersonen elektronisch als E-Mail versandt. Sie erscheinen periodisch, also zum Beispiel monatlich, wöchentlich oder sogar täglich. Es gibt Newsletter, deren Abonnement Geld kostet, die meisten sind jedoch kostenlos.

Der Begriff „Newsletter“ kommt aus dem Englischen und bedeutet übersetzt „Brief mit Neuigkeiten“. Entsprechend sollten Newsletter die Adressaten über Neuigkeiten informieren. Bei vielen Unternehmen und Organisationen haben sie auch tatsächlich einen ähnlichen Stellenwert wie klassische Kunden- oder Mitgliederzeitungen. Viel zu viele Newsletter werden allerdings zu reinen Werbezwecken verschickt – mit eher geringem Nachrichtenwert. Deshalb sind auch viele Menschen zurückhaltend, wenn es um die Newsletter-Registrierung geht – man erhält sowieso schon genug Spam und will sich nicht freiwillig noch mehr aufhalsen. Wegen dieser grundsätzlichen Skepsis ist es wichtig, bei der Erstellung und beim Versand von Newslettern einige Regeln zu beachten.

Worauf kommt es an?
Für den Absender liegen die Vorteile eines Newsletters auf der Hand: Der Nachrichtenversand per E-Mail ist billiger und zudem schneller als der traditionelle Druck und der Postweg. Trotzdem darf man das Instrument nicht zu inflationär nutzen. Empfänger, die einmal festgestellt haben, dass der Nachrichtenwert des Newsletters eines bestimmten Absenders gleich null ist, geben diesem in der Regel keine zweite Chance, sondern löschen die Mail beim nächsten Mal gleich ungelesen.

Als Faustregel gilt: je professioneller, desto besser. Und das bedeutet, dass Newsletter kurz, gut strukturiert und vor allem informativ sein sollten. Verschicken Sie nichts, was Sie nicht selbst gern erhalten würden. Zuerst kurz das Wichtigste – das gilt auch bei Newslettern: Teasern Sie Ihre Nachrichten nur kurz an – fassen Sie also die wichtigsten Infos kurz zusammen – und zwar so, dass die Leser Lust auf „mehr“ bekommen und auf einen entsprechenden Button klicken, der sie entweder mit Ihrer Website verbindet oder ein neues Fenster mit der Langfassung der Nachricht öffnet.

Ein gutes Layout, ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis, Bilder und natürlich das Logo Ihres Unternehmens als Kopf lockern den Newsletter auf und geben ihm ein eigenständiges, unverwechselbares Profil. Rechtschreib- und Grammatikfehler sollten Sie natürlich vermeiden.

Individualität und Qualität sind Trumpf!
Newsletter mit einer persönlichen Anrede erregen mehr Aufmerksamkeit, weil der Adressat den Eindruck bekommt, er sei tatsächlich persönlich gemeint. Man kann Newsletter sogar so personalisieren, dass jeder Empfänger nur Informationen aus den Kategorien erhält, die er vorher als für ihn interessant ausgewählt hat. Hierfür benötigen Sie aber eine professionelle Software, die man kaufen kann.

Datenschutz
Wenn Ihr Newsletter hauptsächlich Werbung enthält, kann der Versand unter das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb fallen. Und das besagt, dass E-Mail-Werbung eine „unzumutbare Belästigung“ bzw. „Spam“ ist, wenn keine ausdrückliche Einwilligung des Empfängers (Opt-In) vorliegt. Versenden Sie Ihren Newsletter daher auf gar keinen Fall einfach an alle E-Mail-Adressen, die sie gesammelt haben. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn die Kunden den Newsletter selbst angefordert und das Abonnement nochmals gesondert in einer Begrüßungsnachricht endgültig bestätigt haben, zum Beispiel durch Klicken eines Bestätigungslinks (Double-Opt-In). So haben Sie gleich einen Anmeldebeleg und stellen sicher, dass nur diejenigen Ihren Newsletter erhalten, die ihn auch wirklich wollen.

Sollten Sie die Einwilligung über Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGBs) einholen, muss die Newsletter-Anmeldung gesondert aufgeführt sein und die Zustimmung aktiv erfolgen – zum Beispiel durch Anklicken eines Kästchens.

Stellen Sie unbedingt sicher, dass kein Empfänger sehen kann, an welche Adressen der Newsletter sonst noch geschickt wird. Und vergessen Sie nicht, ein korrektes Impressum sowie eine Widerrufsmöglichkeit anzugeben – auch hier gibt es bei werbebezogenem Inhalt strenge gesetzliche Richtlinien.

An- und Abmeldung
Die An- und Abmeldung sollte möglichst einfach möglich sein – nichts ist ärgerlicher, als wenn man ewig suchen muss, wenn man einen Newsletter abonnieren oder abbestellen will. Und nichts ist schlimmer, als wenn genervte Abonnenten Ihren Absender dann einfach generell als Spam einstufen.

Programme zum Newsletter-Versand
Newsletter können mit Outlook Express sowie unzähligen anderen Programmen erstellt und versendet werden. Bei Gratis- und Open-Source-Programmen gibt es in der Regel aber mehr oder weniger große Einschränkungen, zum Beispiel bezüglich der Anzahl der möglichen Empfänger oder der Gestaltung.

Erfolgsauswertung
Wenn Sie eine lange Empfängerliste haben, kann sich eine professionelle Erfolgsauswertung lohnen. Professionelle Programme zeigen Ihnen zum Beispiel die Anzahl der Mailöffnungen oder erfolgte Weiterleitungen an. Dieses Wissen können Sie dann zur Optimierung Ihrer Newsletter nutzen. Auch über Umfragen, Abstimmungen oder Gewinnspiele können Sie herausbekommen, was Ihre Kunden bewegt. Legen Sie bei derartigen Datenerhebungen aber immer Ihre Motivation offen – die meisten Kunden haben Verständnis, wenn Sie erklären, dass Sie das Ziel haben, ihren Newsletters zu optimieren.

Bild: Email @ © S. Hofschlaeger / pixelio.de