LeitzKnowHow

Wahrscheinlich haben Sie vor Ihrer Selbständigkeit auch schon mal als Angestellte/r gearbeitet und erinnern sich noch an die erste Zeit im neuen Unternehmen: Man fühlt sich unsicher und ist dankbar, wenn es jemanden gibt, der sich ein bisschen um einen kümmert.

Dieses Gefühl der Fremdheit begründet sich nicht nur im neuen Aufgabengebiet, in das man sich erst einmal einarbeiten muss. Der Knackpunkt liegt meist vor allem in den Firmenabläufen, im Team, im Umgang untereinander und mit Vorgesetzten. Das alles sind Dinge, die sich über Jahre hinweg eingespielt haben und für den Neuling absolut unbekannt sind.

Wer aber selbst bei einfachen Handgriffen nicht weiterkommt, weil er nicht weiß, wo was zu finden ist und wie was gehandhabt wird, der kann mit seinen eigentlichen Aufgaben nicht vorankommen und damit auch nicht zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Und deshalb muss es in Ihrem ureigensten Interesse als Chef liegen, dass neue Mitarbeiter schnell und umfassend eingearbeitet werden – selbst wenn das anfangs viel Zeit kostet.

Wenn Sie die Zügel aus Zeitgründen nicht selbst in die Hand nehmen können, sollten Sie sie an jemand anderen verantwortlich übergeben und hin und wieder kontrollieren, ob die Einarbeitung in Ihrem Sinne vonstatten geht.

Und Sie sollten keinesfalls unterschätzen, wie wichtig der erste Eindruck ist – und zwar für beide Seiten: für den Neuen und Ihre „alten“ Mitarbeiter. Informieren Sie deshalb Ihr Team unbedingt rechtzeitig über den Neuzugang und bitten Sie um einen freundlichen Empfang.

Den Arbeitsplatz einrichten
„Ach Frau Maier, schön dass Sie da sind. Wo könnten wir Sie denn hinsetzen? Da müssen wir erst mal Platz schaffen.“ Eine derartige Begrüßung erweckt bei neuen Mitarbeitern den Eindruck, dass man ihnen einen niedrigen Stellenwert einräumt. Anscheinend hat sich niemand mit ihrer Ankunft beschäftigt, alles andere war wichtiger. Das verunsichert: Wird man sich hier wohl fühlen? Wird man gefördert – und gefordert?

Kümmern Sie sich deshalb schon vor dem ersten Arbeitstag einer neuen Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters um dessen künftigen Arbeitsplatz. Sorgen Sie dafür, dass ein funktionstüchtiger Computer bereit steht, auf dem alle notwendigen Programme installiert sind. Kümmern Sie sich darum, dass eine E-Mail-Adresse eingerichtet wird und das Telefon funktioniert. Hat der Vorgänger die Schreibtischschubladen ausgeräumt; sind sie sauber oder hat sich inzwischen Staub angesetzt? Auch die wichtigsten Büroutensilien wie Stifte, Stifteköcher, Hefter, Locher, Büroklammern, Ablagefächer, Briefpapier und Umschläge sollten bereitgelegt sein. Und dann schmücken Sie das Ganze mit einem schönen Blumenstrauß!

Der erste Tag
Wenn es irgendwie geht, sollten Sie Ihren neuen Mitarbeiter persönlich willkommen heißen und dem restlichen Team vorstellen. Bei dieser Gelegenheit können Sie ihm oder ihr auch die Räumlichkeiten und Arbeitsplätze zeigen. Und – so viel Zeit muss sein – Sie sollten sie oder ihn auch persönlich in aller Ruhe über die wesentlichen Arbeitsabläufe und Strukturen, die wichtigsten Kunden und Geschäftspartner informieren.

Wenn Sie selbst keine Zeit haben, in den ersten Tagen und Wochen jede Frage des Neuen persönlich zu beantworten, sollten Sie ihm eine Art „Pate“ zuweisen, der ihm mit Rat und Tat zur Seite steht. Natürlich müssen Sie diesen vorher über seine neue Aufgabe informieren, denn es ist wichtig, dass er sie gerne und nicht nur widerwillig übernimmt. Schließlich hängt davon ab, ob sich der oder die Neue bei Ihnen gut einfügt.

Kaffeeklatsch ist keine Zeitverschwendung
Haben Sie Ihren Part erfüllt, können Sie den Neuen an den Paten übergeben. Runzeln Sie nicht die Stirn, wenn sich die beiden zum Kaffeeklatsch im Gemeinschaftsraum niederlassen. Denn in diesem Fall ist eine längere Kaffeepause, bei der in Organisatorisches eingeführt wird, durchaus sinnvoll – und bei der Gelegenheit kann auch gleich die Bedienung der Maschine erklärt werden.

Pausenzeiten, Raucherregeln, Krankmeldungen, Urlaubsanträge und die firmenspezifische Unterschriftenregelung sowie alle notwendigen Sicherheitshinweise sind beispielsweise die wichtigsten Infos, die man einem neuen Kollegen geben sollte. Natürlich sind Tipps von Kollege zu Kollege zum Beispiel über die besten Parkplätze, den leckersten Pizzaservice und die Zeiten der Briefkastenleerung auch nicht fehl am Platz. Man gibt dem Neuling auf alle Fälle das Gefühl „eingeweiht“ zu werden. Auch wie man sich gegenseitig anredet, ob alle sich generell duzen oder siezen, ob man sich gelegentlich zum Kaffee in der Küche trifft oder inwieweit es üblich ist, seinen Einstand zu feiern, sind Infos, für die jeder dankbar ist.

Wenn sich das Gespräch dem Ende neigt, werden natürlich noch Büro- und Briefkastenschlüssel übergeben. Und dann kann es endlich richtig losgehen.

Der Ernst beginnt
Auch wenn Ihr neuer Mitarbeiter sich nach einiger Zeit gut zurecht findet und ihm die Arbeitsabläufe fast schon zur Gewohnheit geworden sind: Erkundigen Sie sich hin und wieder, wie alles läuft, ob er sich wohl fühlt und mit seinen Aufgaben klar kommt. Etwa nach der Hälfte der Probezeit und an deren Ende sollte man sich auf jeden Fall zusammensetzen, um eine Bilanz der ersten Monate zu ziehen.