LeitzKnowHow

Die Begriffe „Nebenkosten“ oder „Betriebskosten“ sind gesetzlich nicht klar definiert. Im Allgemeinen sind damit Kosten gemeint, die dem Vermieter einerseits durch den Besitz eines Mietobjekts und andererseits durch dessen Nutzung entstehen und die in der eigentlichen Miete nicht einkalkuliert sind. Sie werden neben der Miete als Zusatzkosten erhoben.

Bei privat genutzten Immobilien ist gesetzlich genau geregelt, was der Vermieter als Nebenkosten abrechnen darf. Anders bei gewerblichen Immobilien; hier herrscht Vertragsfreiheit: Beide Parteien können ohne Einschränkungen frei verhandeln und vereinbaren, welche Nebenkosten der Vermieter auf den Mieter umlegen darf. Es ist deshalb sehr wichtig, beim Abschluss eines Mietvertrages den Vertragsentwurf genau durchzulesen und gegebenenfalls mit dem Vermieter in Verhandlungen einzutreten. Denn was hier fixiert wird, wirkt sich von nun an unmittelbar auf Ihr Geschäftskonto aus. Wenn Sie nicht aufpassen, kann es sein, dass Sie beachtliche Rechnungen zu begleichen haben, denn verrechenbare angefallene Kosten, müssen beglichen werden – selbst wenn sie höher sind, als Sie sich das vorstellen konnten. Es ist also nicht nur wichtig, sich im Mietvertrag genau anzuschauen, welche Kosten abgerechnet werden sollen, sondern sich zudem auch zu erkundigen, zu welcher Summe sich diese Posten wohl addieren werden – und sich diese Einschätzung vom Vermieter gegebenenfalls schriftlich bestätigen zu lassen. Bei Neubauten, bei denen noch keine Vergleichszahlen vom Vormieter vorliegen, kann es durchaus sinnvoll sein, eine obere Grenze zu vereinbaren.

Um welche Kosten kann es sich handeln?
Neben den allgemeinen Betriebskosten wie Strom, Heizung, Wasser und Abwasser werden in der Regel auch Wartungs- und Reparaturkosten sowie Verwaltungskosten umgelegt. Der Durchschnittswert für alle Gebäude liegt derzeit bei etwas über drei Euro.

Je nach Mietvertrag kann die Liste der Nebenkosten wie folgt aussehen:
•Wasser und Abwasser
•Energie-, Wartungs-, Betriebs-, Reinigungs- und Bedienkosten für die Heizungsanlage, Kaminreinigung, Emissions- und Immissionsmessungen
•Allgemeinstrom für Hausflur, Aufzug etc. Der Strom für die angemieteten Räume wird in der Regel direkt vom Energieversorger berechnet.
•Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks, insbesondere Grundsteuer
•Städtische Grundstücksgebühren für Müll, Straßenreinigung etc.
•Versicherungen, die das Gebäude betreffen
•Wartungs-, Betriebs- und Bedienkosten für den Aufzug und andere technische Gemeinschaftsanlagen
•Reinigung und Pflege der Fassade, Fenster (außen), Gehwege, Gemeinschaftsflächen und -räume, der Außenanlagen und Parkplätze; Kosten für die dafür benötigten Gerätschaften
•Hausmeister
•Schließ- und Wachdienste
•Hausverwaltung
•Die sich aus diesen Posten ergebende Umsatzsteuer
•Neue Nebenkosten, die nach dem Abschluss des Mietvertrags entstehen, wenn diese Möglichkeit im Mietvertrag ausdrücklich festgehalten ist.

Kosten, die nicht direkt der angemieteten Fläche zugeordnet werden können, sondern allgemein für das ganze Haus anfallen, werden in der Regel entsprechend dem angemieteten Flächenanteil umgelegt. Hat jemand also zum Beispiel ein Drittel der Fläche eines Gebäudes angemietet, so hat er auch ein Drittel der allgemein anfallenden Betriebskosten zu tragen. Man kann aber selbstverständlich im Mietvertrag einen anderen Umlageschlüssel vereinbaren, zum Beispiel, wenn ein Mieter besonders viel Müll produziert oder die Gemeinschaftsflächen überdurchschnittlich stark in Anspruch nimmt.

In der Regel bezahlt man eine monatliche Abschlagszahlung. Am Ende einer vereinbarten Periode – normalerweise ein Jahr – wird dann abgerechnet. Der Mieter hat das Recht, die der Abrechnung zugrunde liegenden Rechnungen einzusehen.

Bis wann müssen die Nebenkosten abgerechnet werden?
Bei Wohnräumen muss der Vermieter die Nebenkostenabrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Abschluss der Abrechenperiode vorlegen. Bei Gewerberäumen gilt diese Frist nicht. Hier gibt es keine Verjährung.

Trotzdem darf der Vermieter nicht beliebig lange mit der Abrechnung der Nebenkosten warten – wie ein Oberlandesgericht entschieden hat. Nach Jahren kann der Mieter davon ausgehen, dass keine Nachforderungen mehr gestellt werden, insbesondere wenn er den Vermieter mehrmals zur Abrechnung aufgefordert hat, dieser darauf aber nicht reagiert hat.

Auf der sicheren Seite ist, wer im Mietvertrag geregelt hat, bis wann eine Abrechnung zu erstellen ist.

Worauf muss man bei der Abrechnung achten?
Legt der Vermieter seine Abrechnung vor, sollte man diese genau prüfen, denn auch einem noch so freundlichen, vertrauenswürdigen Vermieter kann ein Fehler unterlaufen – der Sie teuer zu stehen kommen kann.

Überprüfen Sie die Abrechnung deshalb insbesondere auf folgende Punkte:
•Sind nur die Nebenkosten umgelegt worden, die im Vertrag vereinbart wurden?
•Betreffen alle Rechnungen und Belege den Abrechnungszeitraum?
•Betreffen sie tatsächlich das von Ihnen angemietete Objekt?
•Stimmt der Umlageschlüssel?
•Sind abgerechnete Dienstleistungen, wie zum Beispiel Wartungen oder Reparaturen, auch wirklich erbracht worden?
•Sind womöglich Dienstleistungen mehrfach abgerechnet worden (Reinigung, Hausmeister, Verwaltung, Center-Management zum Beispiel)
•Wurden nur Leistungen abgerechnet, die vereinbart und beauftragt worden sind und die notwendig waren? Ist die Höhe der Kosten nachvollziehbar und gab es Vergleichsangebote?
•Können alle Kosten zugeordnet werden? Oder gibt es ominöse Posten wie zum Beispiel „Allgemeine Kosten“?

Bild: aboutpixel.de / Energiesparanlage_2 © Rainer Sturm