LeitzKnowHow

Regelmäßige Mitarbeitergespräche sind wichtig. Nicht nur für den einzelnen Mitarbeiter, sondern auch für das allgemeine Arbeitsklima und damit letztendlich für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Deshalb sollten Sie eine solche Unterredung nicht auf die leichte Schulter nehmen. Eine gute Vorbereitung, klare Zielsetzung und ein sinnvolles Konzept sind Grundvoraussetzungen, wenn beide Gesprächsteilnehmer von der Besprechung profitieren sollen. Setzen sie den Termin deshalb nicht zu kurzfristig an und planen Sie genug Zeit ein, damit alles zur Sprache kommen kann, was Ihnen und Ihrem Angestellten am Herzen liegt.

Worum es eigentlich geht
Was in der täglichen Routine zu kurz kommt, findet im Mitarbeitergespräch seinen Raum: in Ruhe die gemeinsame Arbeitssituation zu überdenken, Interessen und Erwartungen abzufragen, das „Ist“ mit dem „Soll“ zu vergleichen. Also aus Sicht beider Gesprächspartner eine Zwischenbilanz zu ziehen und Ziele für die Zukunft festzulegen.

Hier haben Sie Gelegenheit zu loben und zu kritisieren – ohne dabei zu verletzen. Alles, was in diesem Gespräch unter vier Augen besprochen wurde, ist vertraulich. Nichts geht nach außen.

Wenn sie also zum Beispiel im Arbeitsalltag bemerkt haben, dass die Englischkenntnisse Ihres Mitarbeiters nicht den Anforderungen entsprechen, sollten Sie dieses Defizit im Mitarbeitergespräch thematisieren. Und es ihm nicht etwa in einer Mittagspause vor allen anderen um die Ohren hauen.

Ganz wichtig: Bleiben Sie fair. Und vergessen Sie bei aller Kritik nie, auch gute Leistungen herauszustellen. Schließlich möchten Sie, dass Ihr Gegenüber engagiert arbeitet. Wenn Sie ihn in die Pfanne hauen, wird er dafür sicher keine Energie mehr haben.

Ziel der Besprechung
In erster Linie geht es darum, einen Orientierungsrahmen zu schaffen, der für Sie beide verbindlich ist. Dabei sollten Sie auf eine klare Zielsetzung und eindeutige Definition der Aufgaben und Erwartungen achten.

Schwammige Zielformulierungen wie beispielsweise „Sie sollten mal an Ihrem Englisch arbeiten...“ führen selten zur Realisierung. Äußern Sie also Ihre Wünsche präzise: „Sie müssen sich flüssig in Wort und Schrift auf Englisch verständigen können!“ So bekommt der Mitarbeiter eine klare Vorstellung Ihrer Erwartungen und kann diese entsprechend erfüllen.

Und natürlich gehört zu einem Mitarbeitergespräch nicht nur eine einseitige Problemanalyse, sondern auch Kompromissbereitschaft und die gemeinsame Erstellung von Lösungswegen. In unserem Beispiel könnte es ein Sprachkurs sein, der zwar in der Freizeit stattfindet, dessen Kosten Sie aber übernehmen. So signalisieren Sie, dass Sie Ihren Mitarbeiter mit seinem Problem nicht alleine lassen – er sich aber auch selbst engagieren muss.

Die Ziele müssen jedoch nicht nur klar definiert werden, sondern auch erreichbar sein. „Ab nächsten Montag finden regelmäßig Meetings in Englisch statt. Ich erwarte, dass Sie jeweils perfekte Protokolle schreiben.“ Dies gehört sicher nicht in die Kategorie der realistischen Zieldefinitionen. Geben Sie Ihrem Gesprächspartner die Möglichkeit, Bedenken zu äußern – und nehmen Sie diese auch ernst. Zielsetzungen müssen immer von beiden Seiten akzeptiert werden. Sonst brauchen Sie sich nicht zu wundern, wenn sie nicht erfüllt werden.

Und wenn es gar kein Problem gibt, sondern Sie vielmehr den Eindruck haben, ein Angestellter könne sein Leistungspotential im seinem Arbeitsbereich nicht optimal ausschöpfen? Dann haben Sie jetzt die Gelegenheit, mit ihm zusammen ein motivierendes Konzept zu entwickeln, wie er seine Fähigkeiten und sein Engagement künftig besser entfalten kann. Doch hängen Sie die Trauben nicht zu hoch, denn auch noch so engagierte Mitarbeiter verlieren schnell die Motivation, wenn man sie nicht fördert, sondern überfordert.

Außerdem sollten Sie im Gespräch die in den folgenden Monaten anstehenden Projekte erläutern und gemeinsam diskutieren, wie man sie am besten bewältigen kann. Die Aufgaben werden so transparenter. Und wenn Angestellte aktiv in Vorhaben eingebunden werden, ist die Arbeit meistens gleich viel effizienter.

Wie geht’s jetzt weiter?
Das Gespräch ist zu Ende. Fertigen Sie umgehend ein Protokoll an, damit Sie die Möglichkeit haben, anhand der festgehaltenen Punkte immer wieder zu überprüfen, ob alle Vereinbarungen eingehalten und die Ziele erreicht werden. So erkennen Sie frühzeitig Schwachstellen und Probleme und können entsprechend reagieren.

Nach einiger Zeit, am besten mehrmals im Jahr, können Sie dann mit Ihrem Mitarbeiter Zwischenbilanz ziehen. Bei diesen Break-downs haben Sie erneut die Chance, nachlassende Motivation neu zu stärken und aufkommende Schwierigkeiten schnell zu beseitigen. Hat Ihr Mitarbeiter – zurück zu unserem Beispiel – aufgrund vieler Überstunden noch keine Zeit gefunden, mit dem vereinbarten Sprachkurs zu beginnen, können Sie nach Möglichkeiten der Entlastung suchen, die ihm den nötigen Freiraum für seine Weiterbildung schaffen.

Kleinere Checks nach einem ausführlichen Mitarbeitergespräch intensivieren also den Kontakt zu Ihren Angestellten und verbessern die Zusammenarbeit.