LeitzKnowHow
Meetings nachbereiten
Viele verlassen nach einem Meeting den Besprechungsraum, in dem
stundenlang Themen diskutiert, Vorschläge gemacht und Ziele festgesetzt
wurden und fragen sich, wieder im eigenen Büro angekommen, was denn
jetzt eigentlich das Ergebnis des Ganzen war. Das ist natürlich nicht
Sinn der Sache. Deshalb ist es unumgänglich, dass nach jedem Meeting ein
gutes Protokoll angefertigt wird, in dem die verabschiedeten Beschlüsse,
Arbeitsaufträge und Fristen festgehalten werden.
Wenn Sie das Protokoll schreiben müssen, sollten Sie diese Aufgabe nicht unnötig lange vor sich her schieben, sondern die Sache gleich, am besten direkt im Anschluss an das Meeting, anpacken. Denn zu diesem Zeitpunkt sind die Informationen und Eindrücke noch frisch genug, so dass Sie diese ausführlich und genau zu Papier bringen können – und das hilft Ihnen, falls Ihre Notizen Lücken aufweisen. Wenn Sie ausführlich mitgeschrieben haben, müssen Sie Ihr Konzept nur noch strukturieren, wenige Formalien einfügen und das Ganze in eine saubere Form bringen.
Schmierzettel oder Romanvorlage?
Natürlich sollte Ihr Protokoll nicht zu ausschweifend sein. Halten Sie sich einfach an die wichtigsten besprochenen Punkte und fügen Sie, wenn Sie zitieren oder Aufgaben zuordnen, den Namen des Sprechers ein. Orientierung bieten auch Hand-outs, die in der Sitzung ausgeteilt wurden.
Wenn Sie an die Niederschrift gehen, denken Sie daran: Die meisten Teilnehmer haben sich selber Notizen gemacht, Ihr Protokoll hat die Aufgabe, alles Gesagte und Besprochene zusammenzufassen und klar zu gliedern.
Ein Protokoll sollte immer eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schluss haben. Der erste Teil enthält vor allem organisatorische Informationen – also Datum und Ort des Meetings, die Namen der Teilnehmer sowie die Tagesordnungspunkte.
Wenn Sie das Protokoll schreiben müssen, sollten Sie diese Aufgabe nicht unnötig lange vor sich her schieben, sondern die Sache gleich, am besten direkt im Anschluss an das Meeting, anpacken. Denn zu diesem Zeitpunkt sind die Informationen und Eindrücke noch frisch genug, so dass Sie diese ausführlich und genau zu Papier bringen können – und das hilft Ihnen, falls Ihre Notizen Lücken aufweisen. Wenn Sie ausführlich mitgeschrieben haben, müssen Sie Ihr Konzept nur noch strukturieren, wenige Formalien einfügen und das Ganze in eine saubere Form bringen.
Schmierzettel oder Romanvorlage?
Natürlich sollte Ihr Protokoll nicht zu ausschweifend sein. Halten Sie sich einfach an die wichtigsten besprochenen Punkte und fügen Sie, wenn Sie zitieren oder Aufgaben zuordnen, den Namen des Sprechers ein. Orientierung bieten auch Hand-outs, die in der Sitzung ausgeteilt wurden.
Wenn Sie an die Niederschrift gehen, denken Sie daran: Die meisten Teilnehmer haben sich selber Notizen gemacht, Ihr Protokoll hat die Aufgabe, alles Gesagte und Besprochene zusammenzufassen und klar zu gliedern.
Ein Protokoll sollte immer eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schluss haben. Der erste Teil enthält vor allem organisatorische Informationen – also Datum und Ort des Meetings, die Namen der Teilnehmer sowie die Tagesordnungspunkte.
Im Hauptteil protokollieren Sie Beschlüsse, Zuständigkeiten und Termine sowie gegebenenfalls den Diskussionsverlauf in seinen wesentlichen Punkten. Haben Sie auch hier alles Wichtige aufgezeigt, sind Sie bereit für den Schluss: das Datum und die Unterschrift.
Jetzt nur nicht einfach ablegen
Nun haben Sie Ihr Protokoll fertig vor sich liegen. Wenn möglich, zeigen Sie es einem Kollegen oder Mitarbeiter, der ebenfalls anwesend war. Er kann nämlich beurteilen, ob Sie alles korrekt wiedergegeben und alle relevanten Punkte genannt haben.
Schicken Sie das Protokoll per Mail, Fax oder Post möglichst schnell an die Teilnehmer. Und ergänzen Sie es durch ein nettes Anschreiben, in dem Sie den Beteiligten für den reibungslosen Ablauf oder die schnelle Einigung danken.
Nun bleibt eigentlich nur noch eines – nämlich zu hoffen, dass alle ihre Aufgaben fristgerecht erledigen. Eine Gedächtnisstütze hat ja jetzt jeder!