LeitzKnowHow

Mails nehmen inzwischen einen großen Teil des Informations- und Datenaustauschs ein. Ob man nur mit seinem Büronachbarn kommuniziert oder quer über Kontinente und Meere mailt, macht keinen Unterschied – jeder ist im Handumdrehen erreichbar und scheint sich gleich um die Ecke zu befinden. Viele neigen deshalb dazu, so zu schreiben wie sie sprechen und auch mal einen flapsigen oder vertraulichen Tonfall anzuschlagen, selbst wenn sie den Empfänger kaum kennen.

Doch auch beim Mailkontakt sollten gewisse Grundregeln, die sogenannte „Netiquette“ – zusammengesetzt aus den Wörtern „Net“ (Netz) und „Etiquette“ – eingehalten werden.

Eine Mail ist auch ein Brief
Grundsätzlich sind Sie bei geschäftlichen Mails gut beraten, wenn Sie so schreiben, als würden Sie einen Formbrief verfassen. Die Adresse können Sie natürlich in diesem Fall weglassen – allerdings sollten Sie Ihre eigene am Ende der Mail angeben. Am besten, Sie richten sich eine „Signatur“ ein. Ihre Daten werden dann als festes Element in jede Mail integriert, Sie müssen sie also nicht jedes Mal neu schreiben.

Es gibt auch keinen Grund, den oder die Mailempfänger anders anzureden, als Sie es brieflich tun würden. Ein „sehr geehrter Herr Müller“ sollte auch per Mail sehr geehrt und nicht plötzlich mit einem formlosen „Hi!“ gegrüßt werden.

Und auch wenn es humorlos erscheinen mag: Setzen Sie kleine Sterne, Bildchen und anderen Schnickschnack ebenso wie besonders warmherzige Grußformeln – wenn überhaupt – nur bei privaten Mails ein. Schließlich wollen Sie als kompetente Fachkraft und nicht als verspieltes kleines Kind eingeschätzt werden...

Groß, Klein, Rechts und Links
Im Englischen ist es anders, im Deutschen jedoch gelten auch beim Mailen die Regeln der Groß- und Kleinschreibung. Und die sollten Sie genauso berücksichtigen wie die übrige Grammatik und Rechtschreibung.

Nur klein geschriebene Worte wirken unmotiviert und schluderig, außerdem sind die Sätze schlecht lesbar. Und wenn Sie Ihren Text einfach reinhauen, ohne Schreibfehler zu korrigieren, dann kann der Empfänger nur raten, ob Sie es nicht besser können oder nicht besser wollen – beides ist nicht gerade eine Empfehlung.

Auch wenn Sie Daten anhängen oder Links zu Homepages angeben, sollten Sie unbedingt überprüfen, ob sie korrekt sind. Bei großen Datensätzen empfiehlt es sich, diese zu zippen, damit der Adressat nicht Stunden braucht, um die Mail abzurufen.

Achtung: Ironie!
Wenn Sie Missverständnisse vermeiden wollen, dann denken Sie unbedingt daran, dass nicht jeder mit Ironie umgehen kann – und entsprechende schriftlich formulierte Bemerkungen oft völlig anders ankommen, als Sie das gedacht hätten.

Weit verbreitet sind bei E-Mailkontakten deshalb sogenannte „emoticons“, bei denen mit Hilfe der Tastatur kleine stilisierte Gesichter in den Text eingebaut werden. Damit sollen zum Beispiel Ironie ;-), schlechte Laune :-( oder Freude :-) verdeutlicht werden. Nicht jeder kann damit etwas anfangen, für viele wirken sie einfach nur lächerlich. Verwenden Sie sie also allerhöchstens bei Personen, zu denen Sie einen „guten Draht“ haben. Sarkasmus hat in einer geschäftlichen Mail ohnehin nichts verloren, also brauchen Sie auch nicht den fehlenden direkten Blickkontakt, der ihn oft erst verständlich macht, durch emoticons zu ersetzen.

Deutlich machen, worum es geht
Vergessen Sie bitte nicht, in die Zeile „Subject“ den genauen Betreff der Mail zu schreiben. Sätze wie „Ich habe eine Frage...“ sind dabei wenig hilfreich für den Leser. Ein Betreff sollte informativ, kurz und klar sein.

Wenn Sie eine Mail mehrmals hin- und herschicken, kann es sein, dass der Betreff irgendwann nicht mehr stimmt oder Sie die verschiedenen Mails nicht mehr zuordnen können. Dann ist es ratsam, ihn zu erneuern und den vorangegangenen in Klammern zu setzen, also zum Beispiel: „Druckauflage (Re: Imagebroschüre)“. Bei der folgenden Mail kann dann der erste Betreff weggelassen werden.

Wenn Sie Bezug auf frühere Schreiben nehmen, sollten Sie den alten Text so weit wie möglich kürzen und nur relevante Passagen stehen lassen. Gelöschte Absätze ersetzen Sie der Deutlichkeit halber am besten mit [...].

Bei Weiterleitungen dagegen muss der Text komplett gesendet werden – das Einverständnis des Schreibers vorausgesetzt, denn auch bei Mails existiert ein Briefgeheimnis!

Mailen im „Global village"
Durch das Internet scheint die Welt kleiner geworden zu sein – und daher wird bei internationalen Mails oft vergessen, dass sie trotzdem noch sehr groß ist. Erwarten Sie also nicht, dass Sie auf eine Mail, die Sie am späten Vormittag nach Australien schicken, sofort eine Antwort bekommen – jeder will mal schlafen!

Und berücksichtigen Sie, dass in anderen Sprachen „ä“, „ö“, „ü“ und „ß“ unbekannt sind und der Computer des Empfängers sie folglich irgendwie ersetzen wird. Verzichten Sie also darauf, auch wenn es ungewohnt aussieht.

Mailen mit System
Klar, dass man alle Mails – ebenso wie jeden Brief – möglichst schnell beantworten sollte. Eben weil beim Mailen Informationen schnell ausgetauscht werden können, sollten Sie allerdings zuerst alle Mails lesen – denn vielleicht hat sich die Frage durch eine zweite Nachricht oder (bei mehreren Empfängern) durch die Beantwortung durch Dritte bereits erledigt. Rundmails sind übrigens nicht sehr stilvoll, weil sie sehr unpersönlich sind.

Damit Ihre Geschäftspartner und Kunden nicht von Ihrem Urlaub oder einer Geschäftsreise überrascht werden, informieren Sie sie kurz darüber und aktivieren Sie dann eine Abwesenheitsschaltung. Diese versendet automatisch an den Sender einer Mail eine Antwortnachricht mit einem Text Ihrer Wahl – der beinhalten sollte, wie lange Sie abwesend sind und an wen man sich in dringenden Fällen wenden kann.

Julia sucht einen Knochenmarkspender
Schön, wenn Sie ihr helfen möchten. Das können Sie tun, wenn Sie sich in die Knochenmark-Spenderdatei aufnehmen lassen – und Sie bieten damit auch anderen Leukämiekranken eine Chance. Sie helfen Ihr aber nicht, wenn Sie ein entsprechendes Hilfe-Mail an Ihren gesamten Verteiler weiterleiten. Wer weiß, ob es Julia überhaupt gibt? Wann die Mail in Umlauf gebracht wurde? Ob sie bereits wieder gesund ist? Oder womöglich gestorben? Ihre Mail bewirkt nur, dass die Empfänger abstumpfen und sich belästigt fühlen. Und Julias Account wegen Überlastung zusammenbricht und abgeschaltet wird.

Übertragen auf andere Rundmails heißt das: Leiten Sie sie nicht weiter. Egal, ob sie einen ernsten oder witzigen Inhalt haben. Spaßmails gehören nicht in den Geschäftsverteiler – und auch Ihre Freunde haben irgendwann genug, wenn sie einen witzigen Cartoon zum x-ten Mal abrufen.