LeitzKnowHow
Kaizen im Büro
Bekannt wurde Kaizen als Teil des von Toyota entwickelten
Produktionssystems, das das Unternehmen aus der Krise führte und später
von allen Automobilherstellern übernommen wurde.
Der Begriff „Kaizen“ setzt sich aus den japanischen Worten „Kai“ (Veränderung, Wandel) und „Zen“ (zum Besseren) zusammen und bezeichnet folglich den Prozess einer ständigen Verbesserung.
Der immer härter werdende Wettbewerb und der damit verbundene Kostendruck haben zur Folge, dass Unternehmen in allen Bereichen nach Verbesserungsmöglichkeiten suchen. Und so liegt der Gedanke nahe, die im Produktionsbereich sehr erfolgreiche Kaizen-Philosophie auch in der Administration einzusetzen.
Ziel ist die Veränderung des Guten zum Besseren. Es geht also nicht darum, das Bestehende schlecht zu reden, sondern es zu würdigen und weiter zu verbessern. Schließlich steht die Zeit nicht still. Die Rahmenbedingungen verändern sich ständig. Und entsprechend müssen Abläufe und Prozesse angepasst werden.
Genau genommen beinhaltet Kaizen – zumindest in der ersten Stufe – eigentlich das, was unsere Eltern und Großeltern uns schon immer gepredigt haben: Räum Dein Zimmer auf. Mach es sauber. Lass nicht überall alles rumliegen. Reiß Dich zusammen und streng Dich an.
Doch das, was wir gerne als altmodische Tugenden abtun, kann enorme Kosten einsparen, wenn es systematisch von allen umgesetzt wird. Und das ist das Prinzip der Kaizen-Philosophie. Ein Prozess, der in der Regel in sechs Stufen oder Level unterteilt wird:
Der Begriff „Kaizen“ setzt sich aus den japanischen Worten „Kai“ (Veränderung, Wandel) und „Zen“ (zum Besseren) zusammen und bezeichnet folglich den Prozess einer ständigen Verbesserung.
Der immer härter werdende Wettbewerb und der damit verbundene Kostendruck haben zur Folge, dass Unternehmen in allen Bereichen nach Verbesserungsmöglichkeiten suchen. Und so liegt der Gedanke nahe, die im Produktionsbereich sehr erfolgreiche Kaizen-Philosophie auch in der Administration einzusetzen.
Ziel ist die Veränderung des Guten zum Besseren. Es geht also nicht darum, das Bestehende schlecht zu reden, sondern es zu würdigen und weiter zu verbessern. Schließlich steht die Zeit nicht still. Die Rahmenbedingungen verändern sich ständig. Und entsprechend müssen Abläufe und Prozesse angepasst werden.
Genau genommen beinhaltet Kaizen – zumindest in der ersten Stufe – eigentlich das, was unsere Eltern und Großeltern uns schon immer gepredigt haben: Räum Dein Zimmer auf. Mach es sauber. Lass nicht überall alles rumliegen. Reiß Dich zusammen und streng Dich an.
Doch das, was wir gerne als altmodische Tugenden abtun, kann enorme Kosten einsparen, wenn es systematisch von allen umgesetzt wird. Und das ist das Prinzip der Kaizen-Philosophie. Ein Prozess, der in der Regel in sechs Stufen oder Level unterteilt wird:
Level 1: Eine gute Basis durch Selbstorganisation schaffen
In der ersten Stufe geht es um eine Bestandsaufnahme am eigenen Arbeitsplatz, die Sensibilisierung für Verschwendung – und die 5S-Aktion, die folgende Schritte umfasst:
Seiri (Sortiere aus): Erstaunlich, was man alles wegwerfen kann oder was zumindest nicht jeder am eigenen Arbeitsplatz aufbewahren muss – und dadurch doppelt und dreifach vorhanden ist. So gewinnt man Platz und einen besseren Überblick. Und das gilt nicht nur für Unterlagen aus Papier, sondern auch für Dateien.
Seiton (Systematisieren) : Die Ablage wird systematisiert. Außerdem werden Gegenständen feste Plätze zugeordnet – so sind zum Beispiel Locher, Hefter und Entklammerer immer auf einer Ablage neben dem Kopierer zu finden. Das spart unnötige Wege und lästiges Suchen.
Seisō (Säubern): Wer seinen Arbeitsplatz sauber hält, fühlt sich wohler. Und das gilt auch für das Niemandsland: die Teeküche.
Seiketsu (Standardisieren): Durch die oben genannten Schritte schafft man sich Standards, die nun eingehalten werden müssen.
Shitsuke (Selbstdisziplin): Nicht nachlassen! Sondern darauf achten, dass nicht gleich wieder neue Unordnung entsteht!
Level 2: Die Zusammenarbeit durch Standardisierung der
Büroorganisation verbessern
Nur wenn für alle die gleichen Regeln gelten, kann man überprüfen, ob sie auch eingehalten werden. Und diese Kontrolle ist wichtig, weil Abweichungen sonst nicht erkannt werden. Außerdem erleichtern einheitliche Standards die Arbeitsabläufe im Unternehmen – beispielsweise wenn Mitarbeiter wegen Krankheit, Urlaub oder einem Wechsel des Arbeitsplatzes ausfallen. Deshalb werden in Stufe 2 einheitliche Standards zum Beispiel für das Ablagesystem oder Formulare definiert.
Außerdem werden sogenannte One-Point-Lessons erstellt, in denen zum Beispiel Regeln für die Belegung der Besprechungszimmer und Hilfestellungen zur Druckerinstallation oder zum Tonerwechsel festgehalten werden. So spart man sich zeitaufwendiges Nachfragen und Pannen durch falsche Bedienung.
Level 3: Einsparungen durch Prozessverbesserung erzielen
Nun geht es um die Vereinfachung der Arbeitsabläufe. Mittels „Process Mapping“ – der graphischen Darstellung – können Schnittstellen zu anderen Prozessen und Doppelarbeit sichtbar gemacht werden. Denn oft wird Zeit verschwendet, weil die Zusammenarbeit einzelner Abteilungen nicht richtig funktioniert. Hier hilft es, diese Kollegen als „interne Kunden“ zu betrachten.
In diesem Level wird in der Regel auch bei der Büromaterialsteuerung das „Kanban-System“ eingeführt. Kanban bezeichnet eine Ablaufsteuerung nach dem Holprinzip: Material wird nicht auf Vorrat gehortet, sondern erst abgerufen, wenn es gebraucht wird.
Nur wenn für alle die gleichen Regeln gelten, kann man überprüfen, ob sie auch eingehalten werden. Und diese Kontrolle ist wichtig, weil Abweichungen sonst nicht erkannt werden. Außerdem erleichtern einheitliche Standards die Arbeitsabläufe im Unternehmen – beispielsweise wenn Mitarbeiter wegen Krankheit, Urlaub oder einem Wechsel des Arbeitsplatzes ausfallen. Deshalb werden in Stufe 2 einheitliche Standards zum Beispiel für das Ablagesystem oder Formulare definiert.
Außerdem werden sogenannte One-Point-Lessons erstellt, in denen zum Beispiel Regeln für die Belegung der Besprechungszimmer und Hilfestellungen zur Druckerinstallation oder zum Tonerwechsel festgehalten werden. So spart man sich zeitaufwendiges Nachfragen und Pannen durch falsche Bedienung.
Level 3: Einsparungen durch Prozessverbesserung erzielen
Nun geht es um die Vereinfachung der Arbeitsabläufe. Mittels „Process Mapping“ – der graphischen Darstellung – können Schnittstellen zu anderen Prozessen und Doppelarbeit sichtbar gemacht werden. Denn oft wird Zeit verschwendet, weil die Zusammenarbeit einzelner Abteilungen nicht richtig funktioniert. Hier hilft es, diese Kollegen als „interne Kunden“ zu betrachten.
In diesem Level wird in der Regel auch bei der Büromaterialsteuerung das „Kanban-System“ eingeführt. Kanban bezeichnet eine Ablaufsteuerung nach dem Holprinzip: Material wird nicht auf Vorrat gehortet, sondern erst abgerufen, wenn es gebraucht wird.
Level 4: Weitere Verbesserungen durch Optimierung im Team
Nun werden Ziele und Kennzahlen definiert, an denen die Durchlaufzeiten und die Einhaltung von Terminen überprüft werden können. Es geht um die Philosophie der ständigen Verbesserung. Niemand darf sich zurücklehnen und ausruhen. Es gibt immer Dinge, die man noch optimieren kann. Wichtig ist, alle Beteiligten zu motivieren und sie durch übersichtlich aufbereitete Visualisierungen über den Stand der Dinge zu informieren.
Level 5: Kein Stillstand durch Eigenverantwortung
Jeder Mitarbeiter hat klar definierte Aufgaben, die er eigenverantwortlich erfüllen muss. Damit die Ziele erfüllt werden können, müssen Mitarbeiter entsprechend qualifiziert und motiviert werden, ihren Entscheidungsspielraum auch anzunehmen und auszufüllen.
Level 6: Visionen entwickeln durch den Vergleich mit anderen
Wo sind wir und wo stehen die anderen? Was müssen wir noch angehen, wenn wir die Besten sein wollen? In Level 6 geht es um Benchmarking. Also um den Anspruch, Klassenbester zu werden!
Nun werden Ziele und Kennzahlen definiert, an denen die Durchlaufzeiten und die Einhaltung von Terminen überprüft werden können. Es geht um die Philosophie der ständigen Verbesserung. Niemand darf sich zurücklehnen und ausruhen. Es gibt immer Dinge, die man noch optimieren kann. Wichtig ist, alle Beteiligten zu motivieren und sie durch übersichtlich aufbereitete Visualisierungen über den Stand der Dinge zu informieren.
Level 5: Kein Stillstand durch Eigenverantwortung
Jeder Mitarbeiter hat klar definierte Aufgaben, die er eigenverantwortlich erfüllen muss. Damit die Ziele erfüllt werden können, müssen Mitarbeiter entsprechend qualifiziert und motiviert werden, ihren Entscheidungsspielraum auch anzunehmen und auszufüllen.
Level 6: Visionen entwickeln durch den Vergleich mit anderen
Wo sind wir und wo stehen die anderen? Was müssen wir noch angehen, wenn wir die Besten sein wollen? In Level 6 geht es um Benchmarking. Also um den Anspruch, Klassenbester zu werden!
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