LeitzKnowHow
Interne Kommunikation
Bleibt im Alltagsstress eines Unternehmens die interne Kommunikation auf
der Strecke, führt dies zu Missverständnissen, Fehlern und Gerüchten.
Die Arbeitsatmosphäre leidet, die Arbeitseffizienz geht verloren und die
Motivation der Mitarbeiter tendiert über kurz oder lang gegen null.
Wer nicht miteinander spricht und Informationen austauscht, kann nicht auf einem aktuellen Wissensstand sein. Man arbeitet womöglich parallel und damit doppelt, oder beschäftigt sich mit Themen, die bereits überholt sind. Fehler schleichen sich ein. Frustration macht sich breit. Und die Kunden sind unzufrieden.
Man könnte nun alles auf den Vorgesetzten schieben. Schließlich ist es dessen Aufgabe, Informationen nach unten weiterzugeben. Doch mit dieser kindlich-trotzigen Haltung ist es nicht getan. Denn es ist auch Pflicht des Arbeitnehmers, Informationen einzuholen. Wer nicht fragt, darf auch nicht auf eine Antwort hoffen. Engagement ist angesagt!
Es gibt zahlreiche Mittel, den Informationsfluss anzustoßen und in Schwung zu halten. Man muss sie nur einsetzen – oder ihren Einsatz anregen und organisieren.
Damit es auch alle mitbekommen...
Ein wesentliches Instrument der internen Kommunikation sind regelmäßige Meetings, an denen, im Unterschied zu Mitarbeitergesprächen, das ganze Team teilnimmt.
Diese Meetings sollten in der Regel einmal pro Woche stattfinden. Neben der Wochenplanung sollten aktuelle Themen und Neuigkeiten behandelt, kurze Resümees abgeschlossener Jobs gezogen und Zwischenberichte laufender Aufträge gegeben werden.
Wer nicht miteinander spricht und Informationen austauscht, kann nicht auf einem aktuellen Wissensstand sein. Man arbeitet womöglich parallel und damit doppelt, oder beschäftigt sich mit Themen, die bereits überholt sind. Fehler schleichen sich ein. Frustration macht sich breit. Und die Kunden sind unzufrieden.
Man könnte nun alles auf den Vorgesetzten schieben. Schließlich ist es dessen Aufgabe, Informationen nach unten weiterzugeben. Doch mit dieser kindlich-trotzigen Haltung ist es nicht getan. Denn es ist auch Pflicht des Arbeitnehmers, Informationen einzuholen. Wer nicht fragt, darf auch nicht auf eine Antwort hoffen. Engagement ist angesagt!
Es gibt zahlreiche Mittel, den Informationsfluss anzustoßen und in Schwung zu halten. Man muss sie nur einsetzen – oder ihren Einsatz anregen und organisieren.
Damit es auch alle mitbekommen...
Ein wesentliches Instrument der internen Kommunikation sind regelmäßige Meetings, an denen, im Unterschied zu Mitarbeitergesprächen, das ganze Team teilnimmt.
Diese Meetings sollten in der Regel einmal pro Woche stattfinden. Neben der Wochenplanung sollten aktuelle Themen und Neuigkeiten behandelt, kurze Resümees abgeschlossener Jobs gezogen und Zwischenberichte laufender Aufträge gegeben werden.
Bei wichtigen Angelegenheiten wird der Chef das Meeting leiten. Es ist aber durchaus sinnvoll, die Gesprächsführung rotierend einzelnen Mitarbeitern zu übertragen. Und natürlich sollte über jedes Treffen ein Protokoll verfasst werden. So erfahren auch Mitarbeiter, die wegen eines Außer-Haus-Termins, Urlaub oder Krankheit nicht teilnehmen konnten, was besprochen wurde.
Nützliche Informationsbörsen sind auch die guten, alten Schwarzen Bretter. In großen Unternehmen sollte es in jeder Abteilung ein Schwarzes Brett geben, in kleineren Firmen genügt eines im Eingangsbereich oder in der Teeküche. Wenn Ihr Chef einer solchen Idee zugestimmt hat, sollten als erstes „Regeln des Schwarzen Brettes“ ausgehängt werden, die vorher mit dem Chef vereinbart wurden. Welche Informationen dürfen veröffentlicht werden? Dürfen auch private Mitteilungen ans Schwarze Brett?
Wichtig ist, dass das Schwarze Brett gepflegt wird. Ein wilder Wust von Schmierzetteln, auf denen vor allem über unwichtige Kleinigkeiten informiert wird („Gasherd abzugeben“) schreckt ab. Und bleiben die Nachrichten dazu über Monate hängen, wird bald niemand mehr Notiz von diesem eigentlich guten Kommunikationsinstrument nehmen.
Flexibler und moderner ist natürlich ein Intranet, das für alle Firmenmitglieder zugänglich ist. Wenn Ihr Unternehmen über einen eigenen Internetauftritt verfügt, kann der Zugang ganz einfach mittels eines Buttons an die Navigation angehängt werden. Durch einen Zugangscode werden Firmeninterna vor Eindringlingen geschützt. Hier kann man neben dem Bereich für wichtige Unternehmensinformationen auch einen „Markt“ einrichten, in dem Mitarbeiter Platz für ihren privaten Flohmarkt finden. Außerdem kann über das Intranet ein Newsletter versandt werden.
Auch eine Mitarbeiterzeitschrift – oder in abgespeckter Form ein
gedruckter Newsletter – sind sehr effiziente Informationsträger.
Bei allen Formen der internen Kommunikation ist eines wichtig: ein langer Atem. Nichts ist kontraproduktiver, als mit viel Tamtam ein neues Kommunikationsinstrument einzuführen – und es dann nach kurzer Zeit wird leise und friedlich entschlafen zu lassen. So macht sich das Unternehmen unglaubwürdig und die Botschaft heißt: Richtig wichtig ist uns das Thema interne Kommunikation eigentlich nicht.
Dann klappt’ s auch mit dem Chef
Herrscht zwischen Ihnen und Ihrem Vorgesetzten ein Kommunikationsnotstand, ist es dringend geboten, diesen aus der Welt zu schaffen. Denn wenn Sie nicht ausreichend mit Ihrem Chef kommunizieren, wissen Sie in stressigen Zeiten nicht mehr, wo Ihnen der Kopf steht und haben an anderen Tagen nichts zu tun. Abgesehen davon, dass Sie Ihre Aufgaben weder an hektischen noch an ruhigen Tagen optimal bewältigen können, wenn Sie kaum darüber informiert sind, was eigentlich der Sinn des Ganzen ist.
Überzeugen Sie Ihren Chef, dass kleine morgendliche Meetings weniger Zeit kosten, als Sie Nutzen bringen. Es hilft auch ihm, wenn Sie die Tages- und Wochenplanung mit ihm besprechen. Und wenn in seinem Kalender kein Termin mehr frei ist, können Sie vielleicht alle anstehenden Punkte bei einem gemeinsamen Mittagessen besprechen.
Manche Chefs sind genervt, weil ständig jemand kommt, der etwas von ihnen wissen will. Versprechen Sie ihm, dass Besprechungen ihn von diesen Störungen entlasten. Denn wenn Sie wissen, dass ein Besprechungstermin ansteht, können Sie (fast) alle Fragen sammeln und Sie ihm bei dieser Gelegenheit stellen.
Geselliges Beisammensein
Vielen Chefs sind Mitarbeiter, die auf dem Flur oder in der Teeküche zu einem Tratsch zusammenstehen, ein Dorn im Auge. Dabei werden genau bei diesen Treffen – die sich natürlich nicht endlos dehnen dürfen – oft Informationen ausgetauscht, die bei der Arbeit weiterhelfen.
Bei allen Formen der internen Kommunikation ist eines wichtig: ein langer Atem. Nichts ist kontraproduktiver, als mit viel Tamtam ein neues Kommunikationsinstrument einzuführen – und es dann nach kurzer Zeit wird leise und friedlich entschlafen zu lassen. So macht sich das Unternehmen unglaubwürdig und die Botschaft heißt: Richtig wichtig ist uns das Thema interne Kommunikation eigentlich nicht.
Dann klappt’ s auch mit dem Chef
Herrscht zwischen Ihnen und Ihrem Vorgesetzten ein Kommunikationsnotstand, ist es dringend geboten, diesen aus der Welt zu schaffen. Denn wenn Sie nicht ausreichend mit Ihrem Chef kommunizieren, wissen Sie in stressigen Zeiten nicht mehr, wo Ihnen der Kopf steht und haben an anderen Tagen nichts zu tun. Abgesehen davon, dass Sie Ihre Aufgaben weder an hektischen noch an ruhigen Tagen optimal bewältigen können, wenn Sie kaum darüber informiert sind, was eigentlich der Sinn des Ganzen ist.
Überzeugen Sie Ihren Chef, dass kleine morgendliche Meetings weniger Zeit kosten, als Sie Nutzen bringen. Es hilft auch ihm, wenn Sie die Tages- und Wochenplanung mit ihm besprechen. Und wenn in seinem Kalender kein Termin mehr frei ist, können Sie vielleicht alle anstehenden Punkte bei einem gemeinsamen Mittagessen besprechen.
Manche Chefs sind genervt, weil ständig jemand kommt, der etwas von ihnen wissen will. Versprechen Sie ihm, dass Besprechungen ihn von diesen Störungen entlasten. Denn wenn Sie wissen, dass ein Besprechungstermin ansteht, können Sie (fast) alle Fragen sammeln und Sie ihm bei dieser Gelegenheit stellen.
Geselliges Beisammensein
Vielen Chefs sind Mitarbeiter, die auf dem Flur oder in der Teeküche zu einem Tratsch zusammenstehen, ein Dorn im Auge. Dabei werden genau bei diesen Treffen – die sich natürlich nicht endlos dehnen dürfen – oft Informationen ausgetauscht, die bei der Arbeit weiterhelfen.
Auch Sommerfeste oder Weihnachtsfeiern sind kein Firlefanz, der nur eine
Menge Geld kostet, das man eigentlich sparen könnte. Denn derartige
Veranstaltungen tragen zu einem positiven Betriebsklima bei. Je besser
sich die Mitarbeiter kennen und miteinander auskommen, um so besser ist
auch die Arbeitsatmosphäre – und damit der interne Kommunikationsfluss.
Wenn Sie also das Gefühl haben, vom Informationsfluss abgeschnitten zu sein oder wenn es Sie nervt, dass Sie jeder kleinen Info hinterher rennen müssen, dann regen Sie bei Ihren Kolleginnen und Kollegen doch mal an, sich nach Feierabend noch „auf ein Bier“ zu treffen oder am Wochenende mal gemeinsam zu grillen. Denn das trägt zu einem besseren Verhältnis untereinander bei – und erleichtert dadurch die tägliche Kommunikation im Job.
Wenn Sie also das Gefühl haben, vom Informationsfluss abgeschnitten zu sein oder wenn es Sie nervt, dass Sie jeder kleinen Info hinterher rennen müssen, dann regen Sie bei Ihren Kolleginnen und Kollegen doch mal an, sich nach Feierabend noch „auf ein Bier“ zu treffen oder am Wochenende mal gemeinsam zu grillen. Denn das trägt zu einem besseren Verhältnis untereinander bei – und erleichtert dadurch die tägliche Kommunikation im Job.