LeitzKnowHow
Info-Strukturplan
Meist sieht man schon beim ersten Blick in ein Büro, welcher Ordnungstyp
hier seinen Arbeitsplatz hat: Da sind die Hochstapler, die alles auf
einen einzigen Stapel häufen. Wenn sie ein Schriftstück brauchen,
überlegen sie sich, wann sie es das letzte Mal in der Hand hatten und
suchen dann in der entsprechenden Höhe des Stapels. Bei den Verteilern
gibt es mehrere Ablagestapel, die nach verschiedenen Gebieten grob
vorsortiert sind. Das gesuchte Schriftstück muss sich also in einem der
Stapel auf der Fensterbank, dem Boden, Schreibtisch oder in den Regalen
befinden. Die Frage ist nur, in welchem. Dann gibt es noch die Abhefter.
Hier verschwindet jedes Dokument sofort in einem Ordner. Leider oft auf
Nimmerwiedersehen.
Interessanterweise brauchen alle drei Ordnungstypen ungefähr gleich lange, um ein Schriftstück aufzufinden. Warum?
Aktenordner sind kein Garant für Ordnung
Alle drei Ordnungstypen haben ein mehr oder weniger ausgefeiltes System. Doch bei jedem dieser Systeme ist der Platz eines Schriftstücks nicht eindeutig definiert. Und deshalb muss gesucht werden. Ob Sie einen oder mehrere Stapel oder etliche Order durchblättern müssen, dauert in etwa gleich lang - zu lang. Ganz schwierig wird es, wenn die Urlaubs- oder Krankheitsvertretung mit dieser Art der Ablage klar kommen muss...
Nehmen wir zum Beispiel den Abhefter, der seine Unterlagen alphabetisch ordnet und lassen wir ihn eine Information über den nächsten Betriebsausflug suchen. Die könnte unter "B" wie "Betriebsausflug" abgeheftet sein. Oder unter "P" wie Personal? Oder unter "F" wie "Freiwillige soziale Einrichtungen"? Möglich wäre auch "S" wie "Soziale Leistungen". Klar, wer sucht, der findet. Aber wann?
Interessanterweise brauchen alle drei Ordnungstypen ungefähr gleich lange, um ein Schriftstück aufzufinden. Warum?
Aktenordner sind kein Garant für Ordnung
Alle drei Ordnungstypen haben ein mehr oder weniger ausgefeiltes System. Doch bei jedem dieser Systeme ist der Platz eines Schriftstücks nicht eindeutig definiert. Und deshalb muss gesucht werden. Ob Sie einen oder mehrere Stapel oder etliche Order durchblättern müssen, dauert in etwa gleich lang - zu lang. Ganz schwierig wird es, wenn die Urlaubs- oder Krankheitsvertretung mit dieser Art der Ablage klar kommen muss...
Nehmen wir zum Beispiel den Abhefter, der seine Unterlagen alphabetisch ordnet und lassen wir ihn eine Information über den nächsten Betriebsausflug suchen. Die könnte unter "B" wie "Betriebsausflug" abgeheftet sein. Oder unter "P" wie Personal? Oder unter "F" wie "Freiwillige soziale Einrichtungen"? Möglich wäre auch "S" wie "Soziale Leistungen". Klar, wer sucht, der findet. Aber wann?
Der Informations-Strukturplan: Ordnung braucht Klarheit
Generell kann man sagen: Je größer die Registratur, desto wichtiger ein gutes Ordnungssystem. Denn wer richtig ordnet, findet schneller.
Im folgenden werden wir Ihnen ein Verfahren vorstellen, mit dem Sie Ihre gesamten Unterlagen schnell, klar und nachvollziehbar so ordnen können, dass Sie - oder andere - jedes Dokument sofort wieder ziehen können.
Generell kann man sagen: Je größer die Registratur, desto wichtiger ein gutes Ordnungssystem. Denn wer richtig ordnet, findet schneller.
Im folgenden werden wir Ihnen ein Verfahren vorstellen, mit dem Sie Ihre gesamten Unterlagen schnell, klar und nachvollziehbar so ordnen können, dass Sie - oder andere - jedes Dokument sofort wieder ziehen können.