„Es tut mir sehr Leid, aber..."
Klar, dass man nicht alle Anfragen positiv bescheiden kann. Und selbst
bei einer strukturierten und langfristigen Terminplanung passiert es
manchmal, dass man eine Zusage nicht einhalten kann. Deshalb kommt im
Berufsalltag niemand drum herum, immer wieder Absagen erteilen zu
müssen. Dabei ist es natürlich wichtig, Kunden oder Geschäftspartner
nicht zu vergrätzen. Denn schließlich will man auch weiterhin gut mit
ihnen zusammenarbeiten. Gefragt sind also Takt und Fingerspitzengefühl.
Einladungen ausschlagen
Auf Einladungen sollte man immer eine Rückmeldung geben. Und zwar so
schnell wie möglich. Ist eine Entscheidung gefallen, gibt es keinen
Grund, eine Antwort aufzuschieben. Wenn noch nicht klar ist, ob Ihr Chef
teilnehmen kann, sollten Sie sich trotzdem melden und darum bitten,
später definitiv Bescheid sagen zu dürfen. Die Gastgeber werden es Ihnen
danken, weil sie besser planen können.
Weder Ab- noch Zusagen müssen übrigens staubtrocken sein. Eine
Veranstaltung zu organisieren macht zum Beispiel eine Menge Arbeit – da
freut man sich, wenn man ein bisschen Anerkennung erfährt. Wie können
Sie also im Namen Ihres Chefs reagieren, wenn er auf eine Tagung als
Referent eingeladen wird, aber nicht teilnehmen kann?
„Vielen Dank für Ihre Anfrage. Leider muss ich aus terminlichen Gründen
absagen“ Diese Formulierung ist nicht zu beanstanden – aber ein bisschen
langweilig.
„Vielen Dank, dass Sie mich als Referent für Ihre Tagung gewinnen
möchten. Ich habe mich sehr gefreut, dass Sie meine Positionen zum Thema
so interessant finden, dass Sie sie den Teilnehmern präsentieren wollen.
Um so mehr bedaure ich es, dass ich Ihre Einladung nicht annehmen kann,
weil ich mich an diesem Tag auf einer Geschäftsreise im Ausland befinde.
Vielleicht klappt es ja beim nächsten Anlass? Ich hoffe, dass Sie
schnell einen Ersatz für meinen Part finden und wünsche Ihnen und Ihren
Gästen einen erfolgreichen Verlauf der Veranstaltung.“
Das klingt ein bisschen lockerer und persönlicher. Gleichzeitig können
Sie diesem Beispiel entnehmen, was das Absageschreiben enthalten sollte:
Ihr Bedauern, eine plausible Begründung und gute Wünsche für den
Verlauf. Müssen Sie die Einladung zu einem Geburtstag, einem
Firmenjubiläum oder einer ähnlichen Feierlichkeit absagen, sind
natürlich noch Glückwünsche angebracht.
Wenn es auf die Schnelle gar nicht anders geht, können Sie notfalls auch
per Mail, Fax oder Telefon absagen. Das ist in jedem Fall besser, als
sich gar nicht zu melden. Danach sollte aber trotzdem noch ein
förmlicher Absagebrief mit einer Entschuldigung folgen.
Wenn die Zeit knapp wird...
Auch wenn Sie die Termine Ihres Chefs gut geplant haben: Manchmal kommt
einfach etwas dazwischen. Informieren Sie den Betroffenen so bald wie
möglich – er hat sich auf den Termin eingestellt, bereitet sich
entsprechend vor und hat vielleicht sogar einen Flug und ein Hotelzimmer
gebucht. Da ist es nur fair, wenn ihm noch Zeit zur Umorientierung
bleibt.
Kann ein Termin kurzfristig nicht wahrgenommen werden, etwa weil Ihr
Chef überraschend krank geworden ist oder im Stau feststeckt, sollten
Sie natürlich ebenfalls so bald wie möglich Bescheid geben. Verspätungen
können Sie übrigens vermeiden, wenn Sie Termine nicht Schlag auf Schlag
hintereinander festsetzen, sondern stets einen Zeitpuffer einplanen.
Warum auch immer Sie ein Treffen absagen müssen: Wenn es zu einem
späteren Zeitpunkt noch Sinn macht, dann sollten Sie sofort zwei oder
drei Alternativtermine anbieten. Damit machen Sie deutlich, dass Ihrem
Chef das Meeting durchaus wichtig ist. Dass Sie sich förmlich
entschuldigen und den Terminausfall oder die Verspätung begründen,
sollte selbstverständlich sein.
Wenn andere besser waren
Auf eine ausgeschriebene Stelle werden sich normalerweise mehrere
Personen bewerben. Das bedeutet, dass Sie allen – bis auf einem –
absagen müssen.
Machen Sie sich klar, dass Ihr Schreiben für den Empfänger eine große
Enttäuschung sein wird. Das können Sie nicht vermeiden – aber indem Sie
ihn nicht mit ein paar dürren Worten abspeisen, können Sie
signalisieren, dass Ihnen das bewusst ist. Sparen Sie sich den Hinweis,
dass jemand anderes den Job bekommen hat – das ist sowieso klar.
Vermeiden Sie hohle Phrasen – aber gehen Sie auch nicht zu sehr ins
Detail. Was nützt es, wenn Sie dem Bewerber mitteilen, dass er die
Nummer Zwei war? Der Trost ist gering – der Ärger, knapp am Ziel vorbei
geschrappt zu sein, um so größer.
Bedanken Sie sich für die Bewerbung. Drücken Sie Ihr Bedauern über die
Absage aus. Betonen Sie, dass die Entscheidung nicht leicht war. Wenn
das Nein an einem ganz konkreten Punkt festgemacht werden kann – z.B.
weil der Bewerber unzureichende PC- oder Fremdsprachenkenntnisse
vorzuweisen hat –, sollten Sie mit Ihrem Chef klären, ob Sie dies
erwähnen dürfen. Das kann dem Betroffenen bei weiteren Bewerbungen
helfen. Aber Achtung bei der Formulierung: Geben Sie dem Adressaten
nicht das Gefühl, ein Versager zu sein. Zum Schluss wünschen Sie ihm
alles Gute für die Zukunft – das gehört einfach zum guten Ton!
Ein kurzes Beispiel kann Ihnen vielleicht weiter helfen:
„Vielen Dank für Ihre Bewerbung, der wir entnehmen konnten, dass Sie
alle Qualifikationen für die von uns ausgeschriebene Stelle mitbringen.
Wir hatten nicht damit gerechnet, dass sich so viele Interessenten auf
unser Angebot melden. Entsprechend ist uns die Auswahl sehr schwer
gefallen. Nur einer kann es werden – alle anderen müssen wir
enttäuschen. Das fällt nicht leicht, aber es muss eben sein. Bewerten
Sie es also bitte nicht als persönliche Abwertung, wenn wir Ihnen nun
die traurige Mitteilung überbringen müssen, dass wir uns nicht für Sie
entschieden haben. Wir hoffen, dass Sie sich von unserer Absage nicht
entmutigen lassen und wünschen Ihnen, dass Sie sich bald über die Zusage
eines anderen Unternehmens freuen können.“
