LeitzKnowHow

Klar, dass man nicht alle Anfragen positiv bescheiden kann. Und selbst bei einer strukturierten und langfristigen Terminplanung passiert es manchmal, dass man eine Zusage nicht einhalten kann. Deshalb kommt im Berufsalltag niemand drum herum, immer wieder Absagen erteilen zu müssen. Dabei ist es natürlich wichtig, Kunden oder Geschäftspartner nicht zu vergrätzen. Denn schließlich will man auch weiterhin gut mit ihnen zusammenarbeiten. Gefragt sind also Takt und Fingerspitzengefühl.

Einladungen ausschlagen
Auf Einladungen sollte man immer eine Rückmeldung geben. Und zwar so schnell wie möglich. Ist eine Entscheidung gefallen, gibt es keinen Grund, eine Antwort aufzuschieben. Wenn noch nicht klar ist, ob Ihr Chef teilnehmen kann, sollten Sie sich trotzdem melden und darum bitten, später definitiv Bescheid sagen zu dürfen. Die Gastgeber werden es Ihnen danken, weil sie besser planen können.

Weder Ab- noch Zusagen müssen übrigens staubtrocken sein. Eine Veranstaltung zu organisieren macht zum Beispiel eine Menge Arbeit – da freut man sich, wenn man ein bisschen Anerkennung erfährt. Wie können Sie also im Namen Ihres Chefs reagieren, wenn er auf eine Tagung als Referent eingeladen wird, aber nicht teilnehmen kann?

„Vielen Dank für Ihre Anfrage. Leider muss ich aus terminlichen Gründen absagen“ Diese Formulierung ist nicht zu beanstanden – aber ein bisschen langweilig.

„Vielen Dank, dass Sie mich als Referent für Ihre Tagung gewinnen möchten. Ich habe mich sehr gefreut, dass Sie meine Positionen zum Thema so interessant finden, dass Sie sie den Teilnehmern präsentieren wollen. Um so mehr bedaure ich es, dass ich Ihre Einladung nicht annehmen kann, weil ich mich an diesem Tag auf einer Geschäftsreise im Ausland befinde. Vielleicht klappt es ja beim nächsten Anlass? Ich hoffe, dass Sie schnell einen Ersatz für meinen Part finden und wünsche Ihnen und Ihren Gästen einen erfolgreichen Verlauf der Veranstaltung.“

Das klingt ein bisschen lockerer und persönlicher. Gleichzeitig können Sie diesem Beispiel entnehmen, was das Absageschreiben enthalten sollte: Ihr Bedauern, eine plausible Begründung und gute Wünsche für den Verlauf. Müssen Sie die Einladung zu einem Geburtstag, einem Firmenjubiläum oder einer ähnlichen Feierlichkeit absagen, sind natürlich noch Glückwünsche angebracht.

Wenn es auf die Schnelle gar nicht anders geht, können Sie notfalls auch per Mail, Fax oder Telefon absagen. Das ist in jedem Fall besser, als sich gar nicht zu melden. Danach sollte aber trotzdem noch ein förmlicher Absagebrief mit einer Entschuldigung folgen.

Wenn die Zeit knapp wird...
Auch wenn Sie die Termine Ihres Chefs gut geplant haben: Manchmal kommt einfach etwas dazwischen. Informieren Sie den Betroffenen so bald wie möglich – er hat sich auf den Termin eingestellt, bereitet sich entsprechend vor und hat vielleicht sogar einen Flug und ein Hotelzimmer gebucht. Da ist es nur fair, wenn ihm noch Zeit zur Umorientierung bleibt.

Kann ein Termin kurzfristig nicht wahrgenommen werden, etwa weil Ihr Chef überraschend krank geworden ist oder im Stau feststeckt, sollten Sie natürlich ebenfalls so bald wie möglich Bescheid geben. Verspätungen können Sie übrigens vermeiden, wenn Sie Termine nicht Schlag auf Schlag hintereinander festsetzen, sondern stets einen Zeitpuffer einplanen.

Warum auch immer Sie ein Treffen absagen müssen: Wenn es zu einem späteren Zeitpunkt noch Sinn macht, dann sollten Sie sofort zwei oder drei Alternativtermine anbieten. Damit machen Sie deutlich, dass Ihrem Chef das Meeting durchaus wichtig ist. Dass Sie sich förmlich entschuldigen und den Terminausfall oder die Verspätung begründen, sollte selbstverständlich sein.

Wenn andere besser waren
Auf eine ausgeschriebene Stelle werden sich normalerweise mehrere Personen bewerben. Das bedeutet, dass Sie allen – bis auf einem – absagen müssen.

Machen Sie sich klar, dass Ihr Schreiben für den Empfänger eine große Enttäuschung sein wird. Das können Sie nicht vermeiden – aber indem Sie ihn nicht mit ein paar dürren Worten abspeisen, können Sie signalisieren, dass Ihnen das bewusst ist. Sparen Sie sich den Hinweis, dass jemand anderes den Job bekommen hat – das ist sowieso klar. Vermeiden Sie hohle Phrasen – aber gehen Sie auch nicht zu sehr ins Detail. Was nützt es, wenn Sie dem Bewerber mitteilen, dass er die Nummer Zwei war? Der Trost ist gering – der Ärger, knapp am Ziel vorbei geschrappt zu sein, um so größer.

Bedanken Sie sich für die Bewerbung. Drücken Sie Ihr Bedauern über die Absage aus. Betonen Sie, dass die Entscheidung nicht leicht war. Wenn das Nein an einem ganz konkreten Punkt festgemacht werden kann – z.B. weil der Bewerber unzureichende PC- oder Fremdsprachenkenntnisse vorzuweisen hat –, sollten Sie mit Ihrem Chef klären, ob Sie dies erwähnen dürfen. Das kann dem Betroffenen bei weiteren Bewerbungen helfen. Aber Achtung bei der Formulierung: Achten Sie auf die Vorschriften des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes. Und geben Sie dem Adressaten nicht das Gefühl, ein Versager zu sein. Zum Schluss wünschen Sie ihm alles Gute für die Zukunft – das gehört einfach zum guten Ton!

Ein kurzes Beispiel kann Ihnen vielleicht weiter helfen: „Vielen Dank für Ihre Bewerbung, der wir entnehmen konnten, dass Sie alle Qualifikationen für die von uns ausgeschriebene Stelle mitbringen. Wir hatten nicht damit gerechnet, dass sich so viele Interessenten auf unser Angebot melden. Entsprechend ist uns die Auswahl sehr schwer gefallen. Nur einer kann es werden – alle anderen müssen wir enttäuschen. Das fällt nicht leicht, aber es muss eben sein. Bewerten Sie es also bitte nicht als persönliche Abwertung, wenn wir Ihnen nun die traurige Mitteilung überbringen müssen, dass wir uns nicht für Sie entschieden haben. Wir hoffen, dass Sie sich von unserer Absage nicht entmutigen lassen und wünschen Ihnen, dass Sie sich bald über die Zusage eines anderen Unternehmens freuen können.“