LeitzKnowHow

Von wem? An wen? Und Warum? Diese drei Fragen sollten Sie sich zuerst einmal stellen.Und weiter: Wer gratuliert? Ihr Chef? Sie persönlich? Oder die ganze Abteilung? Wem gratulieren Sie? Einer netten Kollegin, die Sie gut kennen? Oder einem Kunden, von dem Sie kaum mehr als den Namen wissen? Was ist der Anlass Ihres Schreibens? Möchten Sie einer Kollegin im Mutterschutz zur Geburt ihres Kindes gratulieren? Oder einen Kunden zum ersten Preis in einem Wettbewerb beglückwünschen?

Die Antworten geben Ihnen wichtige Hinweise, in welchem Stil Sie das Schreiben verfassen sollten.

Der „persönliche Touch"
Über Glückwünsche soll man sich freuen. Sie zeigen, dass Geleistetes Anerkennung findet. Oder dass jemand an uns denkt. Gratulationen, die diese Wirkung nicht haben, sind nutz- und sinnlos. Unpersönliche und daher lieblose Standardvorlagen, die immer wieder mit einem entsprechenden Namen versehen ausgedruckt werden, sollten Sie deshalb am besten sofort von der Festplatte löschen.

Natürlich ist es hilfreich, wenn Sie den Adressaten Ihres Briefes kennen. Denn dann fällt es Ihnen leichter, einige Bemerkungen einfließen zu lassen, die Ihrem Text eine persönliche Note geben. Danken Sie zum Beispiel für die gute Zusammenarbeit, erinnern Sie an gemeinsam Erlebtes, heben Sie besondere Leistungen oder einzelne Projekte hervor – das zeigt dem Empfänger, dass Sie sich wirklich Gedanken gemacht und Zeit genommen haben. Und wen freut das nicht?

Wenn Sie an unbekannte Personen schreiben: Fragen Sie doch einfach mal in der Abteilung herum! Irgendjemand hat bestimmt schon persönlichen Kontakt zum Empfänger gehabt und kann Ihnen weiterhelfen.

Was - und vor allem wie - soll man schreiben?
Ob persönlich bekannt oder nicht: Schreiben Sie natürlich, frisch und locker! Verkünsteln Sie sich nicht und vermeiden Sie unbedingt gestelztes Bürokratendeutsch.

„Mit Freude haben wir zur Kenntnis genommen, dass Sie überraschend... Dazu möchten wir Sie herzlich beglückwünschen.“ Das ist korrekt – klingt aber wenig überzeugend. „Wer hätte das so schnell erwartet? Sie haben es geschafft. Herzlichen Glückwunsch! Wir freuen uns mit Ihnen über diesen tollen Erfolg.“ Das klingt schwungvoller, oder?

Verbinden Sie die Gratulation dann noch mit einem guten Wunsch für die Zukunft – der bestenfalls zum Anlass passt – und schon haben Sie es geschafft.

„Zur Geburt Ihrer Tochter möchten wir Ihnen ganz herzlich gratulieren und wünschen Ihnen...“ Einen derartigen Glückwunsch nimmt man zur Kenntnis. „Nun ist sie da, die kleine Anna. Und Ihr Leben wird zwar anstrengender, aber auch erfüllter werden. Wir gratulieren ganz herzlich und wünschen Ihnen, dass Ihr Sonnenschein gesund und munter groß wird und Ihnen viel Freude bereitet.“ Hier wird deutlich, dass man das Glück einer jungen Mutter nachvollziehen und teilen kann.

Überlegen Sie, was Sie sagen würden. Und schreiben Sie es einfach nieder. Vielleicht nicht gerade wörtlich, auf jeden Fall aber sinngemäß. Eigentlich ist das doch gar nicht so schwer, oder?

Nicht vergessen!
Wie bei allen anderen Briefen sollten Sie auch von Gratulationsschreiben eine Kopie ablegen. So vermeiden Sie, beim nächsten Anlass die gleichen Formulierungen zu verwenden.

Und: Gute Wünsche schickt man nicht per E-Mail oder Fax. Sondern auf Briefpapier mit mindestens einer persönlichen Unterschrift.