LeitzKnowHow

Als Mitarbeiterin müssen Sie immer wieder Geschäftsreisen für Ihren Chef organisieren. Mit einer schnellen Buchung von Flug und Hotel ist es dabei nicht getan – denn der Erfolg einer Dienstreise hängt auch von deren exzellenter Planung ab. Daher sollten Sie sich am besten eine Checkliste erstellen, die Sie dann bei jeder Organisation einer Reise abarbeiten können.

Den Geschäftstermin vorbereiten
Klar, dass Sie den eigentlichen Anlass der Reise – den Geschäftstermin – genau so gründlich vorbereiten müssen, wie Sie dies bei allen anderen Terminen tun. Ihr Chef sollte alle notwendigen Informationen übersichtlich geordnet vorliegen haben. Unterlagen, die dem Kunden überreicht werden, müssen „präsentabel“ sein. Das bedeutet: Sie müssen eventuell übersetzt werden, auf jeden Fall aber ansprechend gestaltet sein.

Ebenso logisch: Ihr Chef muss wissen, wann er sich mit wem genau trifft und wie er dorthin kommt. Einen Bonus können Sie sich verschaffen, wenn Sie ihn – falls er sie noch nicht kennt – mit einigen „Hintergrundinformationen“ über seine Gesprächspartner ausstatten, damit er den Smalltalk zu Beginn jeden Treffens gut bewältigen kann.

Zeit und Ort
Wo und wann der Geschäftstermin stattfindet, ist eine zentrale Frage. Bei einem Termin in Europa können Sie unkompliziert planen, bei einer Reise ins weiter entfernte Ausland müssen Sie allerdings einen wesentlichen Faktor bedenken: die Zeitverschiebung – und den daraus resultierenden Jetlag. Ihr Chef wird es Ihnen danken, wenn Sie ihm, sollte es irgendwie möglich sein, irgendwann mal ein paar Stunden zur Erholung freihalten.

Natürlich müssen Sie auch genügend Zeit für den Weg vom Flughafen oder Hotel zum Besprechungsort einkalkulieren. Das klingt banal, doch in den USA oder anderen großen Ländern unterschätzt man Entfernungen leicht. Hätten Sie zum Beispiel gewusst, dass Chicago sich über eine Fläche von 100 mal 60 Kilometern erstreckt? Sie sollten sich deshalb auch um die Frage des Transfers kümmern und eruieren, wie viel Zeit er wohl in Anspruch nehmen wird.

Wenn Ihr Chef sich länger in einer fremden Stadt aufhält, ist es durchaus hilfreich, wenn Sie ihm einen Stadtplan einpacken.

Die Sache mit der Pünktlichkeit
Wer bei seinen Geschäftspartnern einen guten Eindruck hinterlassen möchte, sollte natürlich pünktlich sein. Aber was heißt das? Während es in südamerikanischen Ländern zum guten Ton gehört, sich eine gute halbe Stunde zu verspäten, ist das in westlichen Ländern sehr unhöflich. Am besten, Sie erkundigen sich sicherheitshalber beim Veranstalter oder Geschäftspartner, ob die Verabredung „in time“ ist.

In den USA wird übrigens erwartet, dass Verabredungen am selben Tag noch einmal telefonisch bestätigt werden. Auch darauf sollten Sie Ihren Chef aufmerksam machen.

Stolpersteine
Sie haben alles vorbildlich geplant, Ihr Chef kommt am Flughafen an – und darf nicht einreisen, weil er kein gültiges Visum hat. Das darf natürlich auf keinen Fall passieren. Informieren Sie sich also so früh wie möglich (zum Beispiel beim Auswärtigen Amt) über die Einreisebestimmungen des Gastlandes. Bei Ländern, in die die Einreise erfahrungsgemäß eher schwierig ist, empfiehlt es sich sogar, sich zu erkundigen, ehe man einen Termin vereinbart, damit er nicht an der Beschaffung des Visums scheitert.

Für uns in Deutschland gerät es leicht in Vergessenheit, weil das Reisen in der EU so einfach geworden ist – aber bei Fernreisen müssen auch Devisen organisiert werden. Man kann heutzutage zwar vieles, aber nicht alles mit der Karte bezahlen. Kleingeld braucht man zum Beispiel für Trinkgelder oder das Taxi.

Und noch ein kleiner Tipp zum Schluss: Die Organisation von Unterkunft und Transport ist im eigenen Land immer einfacher als im Ausland – bemühen Sie sich also bei häufigen Geschäftreisen Ihres Chefs um einen guten Kontakt zur Sekretärin des Geschäftspartners. Bieten Sie ihr an, die Formalitäten bei einem Besuch Ihres Chefs für sie zu erledigen – dann wird sie sich mit großer Wahrscheinlichkeit gerne revanchieren!