Mehrere Zeilen oder Spalten gleichzeitig einfügen
Möchten Sie in Ihrer Tabelle mehrere Zeilen auf einmal einfügen? Dann
markieren Sie einfach unterhalb der Stelle, an der die neuen Zeilen
stehen sollen, die gewünschte Anzahl an Zeilen und klicken Sie den
markierten Bereich mit der rechten Maustaste an. Wenn Sie also
beispielsweise unterhalb der fünften Zeile drei zusätzliche Zeilen
einfügen wollen, so markieren Sie die Zeilen 6, 7 und 8. Sobald Sie nun
den Befehl „Zellen einfügen“ aktivieren, fügt Excel die gewünschten
Zeilen ohne eine weitere Aufforderung ein. Es spielt übrigens keine
Rolle, ob die von Ihnen markierten Zeilen Daten enthalten oder nicht –
es werden immer nur leere Zeilen eingefügt. Wenn Sie Spalten hinzufügen
wollen, dann müssen Sie die Spalten rechts von der Stelle markieren, an
der Sie die neuen Zeilen positionieren wollen. Wählen Sie im Kontextmenü
anschließend den Befehl „Zellen einfügen“ aus und schon wird Ihre
Tabelle um die zuvor markierte Spaltenanzahl erweitert.
Stunden und Minuten in Minuten umwandeln
Eine Stunde hat bekanntlich 60 Minuten. So weit, so gut. Doch wie viele
Minuten haben acht Stunden und 43 Minuten? Im Unterschied zur Umwandlung
von Metern in Zentimetern muss man gut im Kopfrechnen sein – oder einen
Taschenrechner bemühen –, wenn es um derartige Zeitangaben geht.
Excel erkennt Zeitangaben durch die Eingabe eines Doppelpunkts, also
"8:43", und passt die Formatierung der Zelle dann automatisch an. Was
aber, wenn Sie nicht nur die Stunden und Minuten, sondern auch die
Gesamtminutenzahl angeben möchten? Dann brauchen Sie eine Formel. So
können Sie zum Beispiel die Stunden-/Minuten-Zeitangabe in Zelle "A1"
als Minutenangabe in "B1" umrechnen lassen, wenn Sie
=Stunde(A1)*60+Minute(A1) in die Zelle "B1" eintragen. Gleichzeitig
müssen Sie allerdings die Zellenformatierung in „Standard“ ändern, denn
sonst zeigt Excel leider, anstatt des korrekten Ergebnisses, nur „00:00“
an.
Inhalt einer Spalte aufteilen
Sie haben zum Beispiel in Ihrer Adressdatei die Namen und Vornamen immer
in einer Spalte eingetragen. Nun stellen Sie fest, dass das nicht
richtig war und Sie beide Einträge in getrennten Spalten benötigen.
Anstatt jeden einzelnen Namen zu markieren, ihn auszuschneiden und dann
in einer neuen Spalte einzufügen, gehen Sie besser wie folgt vor: Fügen
Sie eine leere Spalte ein und markieren Sie dann die Spalte mit den
Namenseinträgen. Wählen Sie im Menüpunkt „Daten" „Text in Spalten",
folgen Sie dem Assistenten und klicken Sie dann auf „Fertig stellen“ –
und das war’s schon.
Doppelte Datensätze automatisch löschen
Sie haben eine Excel-Liste mit zum Beispiel Hunderten von Adressen und
möchten nun die Gewissheit haben, dass keine doppelten Datensätze
enthalten sind. Das geht ganz einfach: Selektieren Sie die Spalten, über
die sich die doppelten Datensätze definieren – also zum Beispiel Name,
Vorname, Firma. Achtung: Wenn Sie nur „Firma“ selektieren, bleibt nur
ein Datensatz pro Firma bestehen, was möglicherweise bei mehreren
Ansprechpartnern nicht in Ihrem Sinne ist. Wählen Sie nun unter dem
Menüpunkt „Daten“ die Unterpunkte „Filter“ und „Spezialfilter“. Klicken
Sie im sich öffnenden Fenster auf „Liste an gleicher Stelle filtern,
„keine Duplikate“ und „OK“. Und schon werden alle doppelten Datensätze
gelöscht.
Texte nicht immer wieder aufs neue tippen
Sie müssen den gleichen Text immer wieder eingeben? Dann müssen Sie ihn
trotzdem nicht immer wieder tippen. Klicken Sie einfach mit der rechten
Maustaste auf die Zelle, in welcher der Text stehen soll und wählen Sie
dann „Auswahlliste“. Jetzt werden Ihnen die Einträge gezeigt, die Sie in
dieser Spalte über der Zelle bereits eingetragen haben. Nun brauchen Sie
nur noch den entsprechenden auswählen – und schon ist alles erledigt.
Fehler durch Runden
Sie wollen über eine Excel-Tabelle eine Rechnung erstellen. Hierzu muss
zum Beispiel von jedem Einzelbetrag zuerst ein bestimmter Rabattsatz
abgezogen werden, dann werden die Beträge addiert und schließlich wird
von dieser Zwischensumme die Mehrwertsteuer berechnet und ebenfalls
addiert. Und nun schauen Sie sich die einzelnen Beträge an und stellen
fest, dass die Rechnung nicht korrekt zu sein scheint. Das kann an
Rundungsfehlern liegen, denn Excel berechnet die Prozentzahlen nicht nur
bis zur zweiten Stelle nach dem Komma. Um dies zu vermeiden müssen Sie
einfach im Menüpunkt „Extras – Optionen –Berechnung“ das Kästchen
„Genauigkeit wie angezeigt“ anklicken.
&-Zeichen in der Kopf- oder Fußzeile
Sie möchten in Ihrem Excel-Dokument in der Kopfzeile ein „&“ Zeichen,
zum Beispiel als Teil eines Firmennamens, eingeben? Dann haben Sie ein
Problem, denn Excel ignoriert das Zeichen einfach – es sei denn, Sie
wenden einen Trick an: Geben Sie das Zeichen in „Benutzerdefinierte
Kopfzeile“ doppelt ein – und es erscheint im Vorschaufenster und beim
Ausdrucken genau so, wie Sie es haben wollten.
Leerzeichen in Zahlenkolonnen eingeben
Sie haben eine Excel-Liste mit langen Zahlenkolonnen. Nun möchten Sie in
einzelnen Zellen nur ein Leerzeichen (-) eingeben, um deutlich zu
machen, dass nicht etwa ein Eintrag fehlt, sondern dass hier keine Zahl
stehen soll. Doch immer, wenn Sie die entsprechende Gedankenstrich- oder
Minustaste drücken, wandelt Excel den Eintrag in eine Formel um! Dies
können Sie ganz einfach dadurch vermeiden, dass Sie zuerst auf das
Auslassungszeichen (’) und dann auf die Gedankenstrichtaste drücken (’-).
Excel-Bereiche als Grafik kopieren
Sie möchten einen bestimmten Bereich einer Excel-Datei als Grafik in
eine Word-Datei einfügen? Das geht ganz einfach. Halten Sie die Taste
„“ gedrückt und klicken Sie gleichzeitig auf „Bearbeiten“. Es öffnet
sich ein Fenster, das Sie mit „ok“ bestätigen. Gegen Sie nun an die
Stelle Ihres Word-Dokuments, an die Sie die Grafik einfügen möchten,
klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Sie „einfügen“ – und
schon sitzt die der Ausschnitt der Excel-Datei genau da, wo Sie ihn
haben wollten.
Zahlen in Zellbereichen anpassen
Angenommen, Sie haben zum Beispiel eine Preistabelle mit vielen
Positionen, und nun sollen alle Preise um 10 Prozent erhöht werden.
Natürlich haben Sie keine Lust, jeden einzelnen Preis neu einzugeben.
Das müssen Sie auch nicht. Schreiben Sie einfach in eine x-beliebige
Zelle Ihrer Tabelle „1,1“. Kopieren Sie diesen Eintrag. Selektieren Sie
dann die Spalte mit den Preisen, die geändert werden sollen. Klicken Sie
auf „Bearbeiten“, dann auf „Inhalte einfügen“ und schließlich auf
„Multiplizieren“. Und schon sind alle Preise auf dem neuesten Stand! Das
gleiche geht natürlich auf bei Preisreduzierungen – beispielsweise um 5
Prozent. In diesem Fall geben Sie in eine Zelle „0,95“ ein und verfahren
dann weiter wie oben beschrieben.
Seitenumbruch verändern
Sie haben eine umfangreiche Tabelle angelegt, die beim Ausdrucken
mehrere Seiten umfasst. Leider beginnen die neuen Seiten nicht an den
Stellen, an denen Sie es gerne hätten. Dieses Problem ist ganz einfach
zu lösen: Öffnen Sie in Ihrem Menü unter „Datei“ das Feld
„Seitenansicht“ und klicken Sie dann auf der Menüleiste auf
„Seitenumbruch-Vorschau“. Nun erscheinen in Ihrem Dokument gestrichelte
Linien, die Sie, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen, nach oben oder
unten verschieben können. Schieben Sie die Linie an die Stelle, an der
die neue Seite beginnen soll (natürlich sollten Sie sie nicht zu weit
nach unten schieben, sonst hat der Text auf der Seite keinen Platz mehr)
und kehren Sie über das Menüfeld „Ansicht“ dann wieder zu Ihrer üblichen
Bildschirmansicht zurück. Über „Datei“ „Seitenansicht“ können Sie
kontrollieren, ob der neue Seitenumbruch Ihren Wünschen tatsächlich
entspricht. Und dabei übrigens – wenn es notwendig ist – auch die
Seitenränder verändern.
Daten automatisch sichern
Anders als bei Microsoft Word hat Excel keine Autoeinstellung, um Daten
automatisch zu sichern – bei Excel 97 und 2000 sind die Speicheroptionen
sogar kaum zu finden. Wir sagen Ihnen, wie es geht:
Über das Menü „Extras“ öffnen Sie das Fenster „Add-Ins-Manager“. Hier
aktivieren Sie die Option „Automatisches Speichern“ und bestätigen mit
„OK“. Schon haben die entsprechende Option eingerichtet, und können nun
fortfahren.
Wenn Sie noch über eine sehr alte Excel-Version verfügen, verlangt das
System die Installation des neuen Features. Dazu müssen Sie die
Office-CD einlegen und den Installationsbefehlen folgen. Ist die
Installation abgeschlossen, können Sie ganz normal weitermachen.
Öffnen Sie über die neue Option das Speichern-Fenster und stellen Sie
einen beliebigen Zeitintervall ein, indem Ihre Tabelle automatisch
gespeichert werden soll (zum Beispiel fünf Minuten).
Wenn Sie möchten, können Sie zusätzlich die Option „Speichern
bestätigen“ markieren und damit ausschalten. Bestätigen Sie anschließend
mit „OK“.
Da Excel in den älteren Ausgaben die Dateien nach der automatischen
Speicherung einfach überschreibt, sollten Sie, wenn Sie ein fertiges
Dokument als Vorlage benutzen, das neue nach dem Öffnen umgehend neu
abspeichern – nach dem ersten Speicherintervall wird das alte Dokument
sonst überschrieben und geht damit verloren.
Mehr Übersicht durch weniger Kommastellen
Haben Sie in einer Excel-Tabelle Formeln berechnet, stellt das Programm
die Ergebnisse ganz genau bis auf die letzte Kommastelle dar. Dadurch
wird die Tabelle, vor allem wenn sie entsprechend umfangreich ist,
ziemlich unübersichtlich. Um trotzdem den Überblick zu bewahren, bietet
Excel die Möglichkeit, überflüssige Stellen nach dem Komma manuell
auszublenden, ohne das eigentliche Ergebnis zu verändern:
Markieren Sie zuerst alle Zellen der Tabelle, bei denen Sie
Dezimalstellen ausblenden möchten. Dann klicken Sie auf „Dezimalstelle
löschen“ in Ihrer Symbolleiste (das ist das Kästchen mit dem Pfeil und
den Nullen). Drücken Sie so oft, wie Sie die Stellen verringern möchten.
Keine Sorge: Die Zahlen sind wirklich nur ausgeblendet, d.h. wenn Sie
eine Zelle markieren, erscheint in Ihrem Eingabefeld immer noch die
vollständige Zahl. Beachten Sie, dass Excel die Stellen nicht nur
ausblendet, sondern gleichzeitig auf die nächste Ziffer auf- bzw.
abrundet.
Rückgängig machen Sie die Schritte, indem Sie wieder die gewünschten
Zellen markieren und so oft auf das Symbol „Dezimalstelle hinzufügen“
klicken, bis die ursprüngliche Zahl widerhergestellt ist.
Aus Zeilen Spalten machen
Beim Erstellen einer Excel-Tabelle passiert es leicht, dass man, nachdem
man alle Werte eingetragen hat, feststellt, dass die Tabelle nicht den
eigenen Anforderungen entspricht. Die Zeilen hätten eigentlich als
Spalten dargestellt werden sollen und umgekehrt.
Kein Problem. Man muss die ganze Tabelle keineswegs noch mal neu
erstellen. Denn es gibt eine einfache Umkehrfunktion:
Markieren Sie zuerst den Tabellenbereich, in dem Sie die Spalten mit den
Zeilen tauschen möchten und kopieren Sie ihn dann in die Zwischenablage.
Jetzt suchen Sie sich einen freien Bereich unter Ihrer Tabelle und
markieren eine Zelle. Wichtig dabei ist: Die Zelle darf nicht im
kopierten Bereich liegen und muss mindestens so groß sein, dass die neue
Tabelle darin Platz hat!
Nun öffnen Sie über „Bearbeiten“ das Fenster „Inhalte einfügen“.
Aktivieren Sie rechts unten die Funktion „Transponieren“. Fertig – der
Vorgang ist abgeschlossen. Nun bleibt Ihnen nur noch, die alte Tabelle
zu löschen – und damit wird die Neue an den richtigen Ort verschoben.
Druckbereiche festlegen
Bei einem Worddokument nur bestimmte Seiten zu drucken, ist in der Regel
ganz einfach. Will man den Druckbereich in einem Exceldokument
festlegen, um zum Beispiel nur eine Spalte oder einen Teil der
jeweiligen Tabelle zu drucken, muss man Folgendes tun: Markieren Sie
zuerst den Bereich, den Sie drucken möchten. Öffnen Sie im Menüpunkt
„Datei“ das Feld „Druckbereich festlegen“. Und schon wird nur noch der
entsprechende Bereich gedruckt.
Möchten Sie generell einen Druckbereich auch für weitere Ausdrucke
festlegen, markieren Sie die gewünschte Tabelle oder Spalte und wählen
Sie über „Datei“ – „Druckbereich“ die Option „Druckbereich festlegen“.
Der ausgewählte Druckbereich bleibt so lange fixiert, bis Sie über die
gleichen Schritte den Druckbereich wieder „aufheben“ oder neu definieren!
Zeilenumbrüche per Tastendruck
Oft sind die Texte, die man in eine Tabelle eintragen muss viel zu lang,
um sie in eine Zeile zu schreiben. Manchmal erfordert es aber auch der
Inhalt, dass man eine neue Zeile anfängt – doch ein einfaches „Enter“
reicht hier nicht.
Drücken Sie einfach an der Stelle, an der Sie einen Zeilenumbruch
brauchen, die Tasten „Alt Gr“ und „Enter“ – und schon fängt die Zeile
neu an.
Um nachträglich einen Zeilenumbruch einzufügen, klicken Sie zuerst auf
das entsprechende Feld. Dann markieren Sie in der oberen Textleiste die
Stelle, an der Sie den Umbruch vornehmen möchten und drücken Sie
ebenfalls „Alt GR“ und „Enter“.
Zeilen-und Spaltenüberschriften fixieren
Wenn Ihre Tabelle größer als der Bildschirm ist, können Sie Zeilen- oder
Spaltenbezeichnungen immer im Blick halten, wenn Sie sie fixieren.
Markieren Sie das Feld rechts neben der Zeilen- bzw. das Feld unter der
Spaltenüberschrift. Um beide Überschriften beizubehalten, klicken Sie
genau das Feld an, das sich unter und rechts von Ihren Überschriften
befindet. Gehen Sie dann über das Menü „Fenster“ in der oberen Leiste
auf die Option „Fenster fixieren“ und Ihre Überschriften bleiben auch
bei großen Tabellen immer sichtbar.
Mit Excel Brüche schreiben
Wer versucht, in eine Excel-Tabelle einen Bruch einzutragen, wird leicht
zur Verzweiflung getrieben. Gibt man nämlich beispielsweise in ein
Kästchen „½“ ein, ändert das Programm die Eingabe automatisch in eine
Datumsanzeige, in diesem Fall also in „01.Februar“. Für alle, die sich
damit nicht stundenlang herumärgern wollen, hier der entscheidende Tipp:
Schreiben Sie einfach den Bruch in das gewünschte Kästchen, und setzen
Sie aber vor die Bruchzahl eine Null und ein Leerzeichen. Ihre Eingabe
sieht dann so aus: 0 ½ . Schon haben Sie die automatische Einstellung
umgangen – und keine Probleme mehr.
Seitenränder anzeigen
Legen Sie eine Tabelle mit mehreren Spalten an, kann es passieren, dass
nicht alle auf eine Seite passen und der Drucker einfach eine zweite
Seite ausspuckt. Wenn Sie schon vorher wissen wollen, ob die Tabelle den
festgelegten Seiteninhalt überschreitet, damit Sie in diesem Falle noch
etwas ändern können, tun Sie folgendes: Klicken Sie auf „Datei“ in Ihrer
Menu-Leiste und rollen Sie dann auf „Seite einrichten...“. Das Fenster
bestätigen Sie einfach mit „O.K.“ und es schließt sich automatisch
wieder. Nun sehen Sie am rechten und unteren Bildrand zwei gestrichelte
Linien. Diese grenzen genau den Bereich ein, der später beim Druck auf
eine Seite passt.
Da diese Grenzlinien nicht mitgedruckt werden, müssen Sie sie nicht
deaktivieren und auf einer neuen Seite erscheinen die Linien auch nicht
mehr.
Zellen einfügen und löschen
Wenn man im Feuereifer an einer Tabelle schreibt, kann es vorkommen,
dass man vergisst, zwischen den Textelementen eine Zeile oder Spalte
Abstand zu halten oder dass man eine zuviel einbaut. Um nachträglich
eine Zeile oder Spalte einzufügen, markieren Sie ein Feld und klicken
Sie auf die rechte Maustaste. Nun rollen Sie auf die Option „Zellen
einfügen“ und wählen Sie dann entsprechend zwischen „ganze Zeile“ und
„ganze Spalte“ und bestätigen anschließend mit „OK“. Beachten Sie aber,
dass Zeilen immer oberhalb und Spalten immer links des markierten Feldes
eingefügt werden!
Falls Sie eine überflüssige Zeile oder Spalte löschen möchten, markieren
Sie wieder ein Feld, klicken auf die rechte Maustaste und wählen nun die
Option „Zellen löschen“. Jetzt verfahren Sie wieder nach der selben
Methode wie beim Einfügen. Aber Vorsicht: Gelöscht wird immer die Zeile
oder die Spalte, in der sich das von Ihnen markierte Feld befindet!
Überschrift auf jeder Seite der Tabelle
Klicken Sie auf der Menüleiste „Datei“ und steuern Sie aus der Liste den
Menüpunkt „Seite einrichten“ an. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in
dem Sie den Reiter „Tabelle“ anklicken. Klicken Sie in das Feld
„Wiederholungszeilen oben“ bzw. „Wiederholungsspalte links“. Markieren
Sie nun in Ihrem Datenblatt die Zeilen bzw. Spalten, die auf jeder Seite
erscheinen sollen. Klicken Sie im Dialogfenster auf „ok“.
Zelleninhalt kopieren
Markieren Sie die gewünschte Zelle. Drücken Sie die Tasten „Strg“ und
„c“ (copy). Setzen Sie den Cursor in die Zelle, in die der kopierte
Zelleninhalt eingefügt werden soll. Drücken Sie die Tasten „strg“ und
„v“ . Auf diese Weise können Sie auch in word Texte kopieren.
In einer Arbeitsmappe Tabellen anlegen
Sie können in einem Dokument mehrere Tabellen erstellen, die dann
jeweils Einzelseiten Ihres Dokuments bilden. Excel bietet Ihnen bei
jeder Neuerstellung eines Dokuments drei Tabellen automatisch an; Sie
erkennen dies an den Reitern „Tabelle 1“, „Tabelle 2“ und „Tabelle 3“,
die Sie unten an Ihrem Bildschirm sehen. Diese Tabellen können Sie ganz
einfach nach Ihren Wünschen beschriften, in dem Sie einen der Reiter
ansteuern, auf die rechte Maustaste drücken und dann aus der sich
öffnenden Liste den Listenpunkt „Umbenennen“ ansteuern.
Wenn Sie einen neuen Reiter und somit eine weiteres Tabelle bzw. ein
Blatt anlegen möchten, klicken Sie ebenfalls zuerst auf den Reiter und
dann auf die rechte Maustaste. Wählen Sie aus der Liste den Listenpunkt
„Verschieben/Kopieren“ und dann auf der sich neu öffnenden Liste den
Ort, an dem das neue Blatt eingefügt werden soll. Klicken Sie auf das
Feld „Kopie erstellen“ und bestätigen Sie alles mit „OK“. Eine neue
Tabelle bzw. ein neues Blatt wurde eingefügt, das Sie nun entsprechend –
wie beschrieben – beschriften können.
Mehrwertsteuer berechnen
Wie rechnet man auf einem Nettobetrag den Bruttobetrag herauf?
Angenommen, in Zelle B1 steht der Nettobetrag, in Zelle B2 der
Mehrwertsteuersatz. Den Bruttobetrag können Sie berechnen, in dem Sie
folgende Formel in die gewünschte Zelle eintragen:
= B1+B1*B2
Und wie rechnet man aus einem Brutto- den Nettobetrag heraus?
Angenommen, in Zelle B2 steht der Mehrwertsteuer-Prozentsatz und in
Zelle B3 der Bruttobetrag. Den Nettobetrag können Sie berechnen, in dem
Sie folgende Formel in die gewünschte Zelle eintragen:
= B2/(1+B1)
