LeitzKnowHow

Frühling und Sommer haben die triste Winterstimmung im Büro längst vertrieben und doch fühlen Sie sich irgendwie nicht ganz wohl bei Ihrer Arbeit. Oder an Ihrem Arbeitsplatz? Sehen Sie sich doch mal um: Droht Ihr Schreibtisch unter der Last der Aktenberge und Ablagekörbe zusammenzubrechen? Erkennen Sie an Pinwänden und Magnettafeln überhaupt noch jeden einzelnen Zettel? Verdrängt allerlei Krimskrams wie Briefbeschwerer, Scherzartikel oder Geschenke von Kunden oder Kollegen, wertvolle Arbeitsfläche? Haben Sie in diesem Chaos das Gefühl, dass Sie in Hektik geraten und den Überblick verlieren?

Damit ist jetzt Schluss! In einer solchen Unordnung ist es nämlich nicht nur schwierig, schnell etwas zu finden, sondern sie bremst auch Ihre Motivation, etwas zu leisten. Das räumliche Chaos wirkt sich auf Ihre Psyche aus – bis Sie schließlich schon der tägliche Gang ins Büro deprimiert.

Und deshalb: Entrümpeln Sie. Räumen Sie auf. Befreien Sie damit auch Ihre Seele. Geben Sie sich einen Ruck und gehen Sie die Sache mit positiven Gedanken an.

Werfen Sie Ballast ab!
Klar werfen Sie täglich stapelweise Papier in den Müll. Doch im Zweifel? Da heben Sie die Unterlagen lieber auf – man weiß schließlich nie, ob man sie irgendwann doch mal brauchen kann. Und wie war das neulich? Da haben Sie den Prospekt in den Papierkorb geworfen und prompt hätten Sie ihn einige Tage später doch benötigt.

Abhilfe schafft hier eine ganz einfache Lösung: Stellen Sie drei beschriftete Körbe neben Ihrem Schreibtisch auf. In den ersten kommt der aktuelle Papiermüll von heute (oder von dieser Woche), in den zweiten der von gestern (oder von letzter Woche), und der dritte Korb enthält dann den Müll von vorgestern (oder der vorletzten Woche), den Sie endgültig zur Entsorgung frei geben.

Vorausgesetzt Sie weihen Ihre Putzhilfe vorher in Ihr Prinzip ein und zerreißen die Unterlagen nicht, bevor sie in den „Heute-Korb“ wandern, können Sie Unterlagen wegwerfen, ohne dass sie gleich für immer verloren sind. Dieser Trick macht es leichter, sich von manchem zu trennen. Wenn Sie sich erst mal an das System gewöhnt haben, ist der Schritt zum „echten“ Entrümpeln dann gar nicht mehr so groß.

Weiter geht es mit der Chaosbewältigung: Legen Sie alles, was sich an Akten, Dokumenten und sonstigem Papierkram auf und um Ihren Schreibtisch gesammelt hat auf einen Stapel und beginnen Sie mit der Auswertung. Am besten, Sie sortieren das Ganze gleich in entsprechende Briefkörbe, so dass nichts durcheinander kommen kann. Sammelkriterien sollten dabei sein, ob es für die Papiere Ablagepflichten gibt, ob Sie sie in den nächsten Wochen noch mal zur Hand nehmen müssen und ob Sie sie gleich erledigen sollten. Was Sie nicht mehr brauchen, kommt rigoros in den Papierkorb.

Um auch hier einen positiven psychologischen Effekt zu erzielen und sich hinterher befreit und nicht schuldbewusst zu fühlen, nehmen Sie einen möglichst großen Karton und werfen alles hinein, bei dem Sie sich nicht sicher sind, ob Sie es irgendwann noch einmal brauchen. Diesen Karton bringen Sie in den Keller. Und wenn Sie ihn ein Jahr lang nicht geöffnet haben, dann werfen Sie ihn ganz einfach weg. Sie werden sehen: Je mehr sich der Karton anfüllt, umso leichter und befreiter werden Sie sich fühlen.

Haben Sie nun Ihren gesamten Papierkram sortiert, geht es an die Ablage. Tipps zu einer perfekten Ablage und rechtliche Infos zur Dokumentenaufbewahrung finden Sie in unserem Kurs „Schriftgutverwaltung“.

Übrigens: Mit Dokumenten, die Sie nur sehr selten oder nie brauchen, die Sie aber zum Beispiel aus rechtlichen oder dokumentarischen Gründen aufbewahren, sollten Sie nicht Ihr Büro belasten. Bauen Sie in einem Abstellraum oder auf dem Dachboden ein Regal oder einen Schrank auf und verstauen Sie die Unterlagen dort (mehr Infos dazu unter dem Stichwort „Effektive Raumnutzung“).

Haben Sie alles ordnungsgemäß abgelegt, sollten eigentlich nur noch drei Briefkörbe auf Ihrem Tisch zu sehen sein: „Ausgang“, „dringend erledigen“ und „bald erledigen“.

Mit allem, was sonst noch Ihre Sicht einschränkt, befassen wir uns jetzt: Was nun noch herumliegt, kommt weg. Zeitschriften: in den Müll damit! Nippes und „lustige“, sinnlose Geschenke Ihrer Kollegen? Weg damit – wenn gerade keiner hinsieht!

Die gleiche Methode wenden Sie bei Pinwänden an. Was nicht dringend gebraucht wird, kommt weg. Auch Urlaubskartensammlungen verlieren nach Jahrzehnten ihren Reiz!

Wenn Sie jetzt so richtig in Schwung gekommen sind, sollten Sie nicht zögern: Geben Sie der Putzfrau den Auftrag, die Fenster zu putzen, die nun freien Regale und Schubladen auszuwischen, den Teppichboden zu reinigen und die Vorhänge zu waschen – oder nehmen Sie sie ganz einfach ab und lassen Sie Licht in Ihr Büro.

Wenn schließlich alles nicht nur schön aufgeräumt, sondern auch sauber ist, fühlen Sie sich wie neu geboren!

Ein Gefühl, das bleibt!
Das Chaos ist weg, die Ablage ist gemacht und die Sicht ist frei. Ist das nicht ein schönes Gefühl? Plötzlich können Sie die Fenster wieder öffnen, ohne vorher das Fensterbrett frei räumen zu müssen. Sie können den Ventilator einschalten – ohne dass Ihnen Blätter um die Ohren fliegen. Kollegen, die vorbeischauen, finden Platz, wo sie sich hinsetzen können. Sie haben wieder einen Überblick über alles, was Sie noch erledigen müssen. Und dafür haben Sie jetzt sogar mehr Zeit, weil Sie nichts mehr suchen müssen.

So soll es bleiben? Dann beugen Sie vor, damit der Chaosteufel nicht wieder Oberhand gewinnt:

Starten Sie regelmäßig kleine Aufräumaktionen, zum Beispiel jeden Freitagnachmittag oder jeden ersten Montag im Monat und achten Sie darauf, dass Sie Ihren Schreibtisch jeden Abend ordentlich verlassen. Sie werden sich wundern, wie lange die Ordnung und damit Ihr neugewonnener Schwung anhalten.