LeitzKnowHow

In einem Unternehmen gibt es immer wieder Grund zum Feiern, sei es ein Jubiläum, Sommerfest oder der runde Geburtstag des Chefs. Doch auch für Führungskräftemeetings, Konferenzen oder Tagungen müssen Einladungsschreiben verfasst und verschickt werden. Und dann sitzt man da und überlegt, was man schreiben muss und wie man es formulieren soll.

Kleiner Einladungsknigge
Wenn Sie eine Einladung produzieren müssen, sollten Sie zuerst einmal alle notwendigen Informationen sammeln: Ort, Datum und Veranstaltungsbeginn bzw. -ablauf, Anlass, Dress-Code und die Bitte um Rückantwort bis zu einem bestimmten Termin sind die wesentlichen Punkte, die auf jeden Fall enthalten sein müssen. Auch eine kleine Anfahrtsskizze und der Hinweis auf Parkmöglichkeiten sind sinnvoll.

Nun muss entschieden werden: Soll die Einladung in Briefform verschickt werden? Oder soll sie die Empfänger als gestaltete Karte auf edlem Papier erreichen? In diesem Fall empfiehlt es sich, mit einer Werbeagentur Kontakt aufzunehmen, die sich nicht nur um die Gestaltung, sondern auch gleich noch um den Druck der Karten kümmert. Schließlich handelt es sich nicht um einen Kindergeburtstag. Die Einladung soll Ihr Unternehmen würdig präsentieren. Und entsprechend muss sie professionel wirken.

Wird die Einladung als Geschäftsbrief versandt, so beginnen Sie auch in diesem Fall nach dem Adressfeld mit einer Betreffzeile, wie zum Beispiel „Einladung zum Firmenjubiläum“. Natürlich können Sie das Ganze auch etwas flotter formulieren: „Die Maier GmbH wird fünfzig. Feiern Sie mit uns?“

Uhrzeit
Ist auf Ihrer Veranstaltung absolute Pünktlichkeit geboten, weil beispielsweise ein Programm vorgesehen ist, das keine Verspätungen erlaubt, drückt man das meistens mit dem lateinischen Kürzel s.t. aus. Das bedeutet „sine tempore“, also „ohne Zeit“. Heutzutage müsste allerdings auch ein einfaches „um“ (8.00 Uhr zum Beispiel) reichen, damit alle pünktlich erscheinen.

Ist der Beginn der Veranstaltung eher offen, zeigt das Kürzel c.t. – „cum tempore“, also „mit Zeit“ –, dass die Gäste 15 Minuten vor bis 15 Minuten nach dem genannten Veranstaltungsbeginn erwartet werden.

Wer die Bezeichnung „ab“ oder „von – bis“ benutzt, der verlangt das Kommen der Gäste irgendwann ab dem angegebenen Zeitpunkt bzw. zeigt, dass die Veranstaltung ein festes Ende hat.

Dresscode
Wenn Sie möchten, dass die Feier in einem dem Anlass entsprechenden Rahmen verläuft, sollten Sie einen Dress-Code angeben. Dieser wird auf der Einladungskarte normalerweise unten rechts vermerkt – gewöhnlich schreibt man nur ein Stichwort für die Herren – zum Beispiel „Smoking“ und erwartet, dass die Damen sich für das passende Pendant entscheiden. Sie können es den Gästen aber auch einfacher machen, indem Sie für Damen und Herren Angaben machen – in diesem Fall hieße das dann „Smoking /Abendkleid“.

Als absoluter Profi outen Sie sich, wenn Sie folgende französischen oder englischen Bezeichnungen wählen:
- Smoking / Abendkleid: „black tie“ bzw. „cravate noire“,
- Frack / Abendkleid: „white tie“ bzw. „cravate blanche“.

Wird ein dunkler Anzug gewünscht, trägt die Dame übrigens ein Cocktailkleid oder das „kleine Schwarze“.

Ist der Anlass nicht gar so würdig, schreiben Sie einfach „legere Kleidung“ oder „Business-Kleidung“ auf die Einladung.

Einladungen mit Anhang
Werden zur Veranstaltung auch die Partner Ihrer Gäste eingeladen, kann es sinnvoll sein, vorher ein bisschen zu recherchieren. Ist Ihr Gast verheiratet? Hat er eine Lebenspartnerin? Oder ist er homosexuell und Sie würden mit der Floskel „und Frau“ in ein Fettnäpfchen treten?

Bei Paaren schreibt man heute normalerweise „Herrn Alfred Schuster und Frau Sabine Schuster“ bzw. „Herrn Alfred Schuster und Frau Sabine Metzger“ und beginnt mit der Person, die man eigentlich einladen möchte (Ladies first gilt hier also nicht). Sie können es sich aber auch einfacher machen und alle versteckten Tretminen einfach umgehen, indem Sie „Herrn Alfred Schuster mit Begleitung“ einladen. Dann haben Sie geschlechtsneutral alle Eventualitäten einbezogen und überlassen die Qual der Wahl, wen er denn nun als Begleitung mitbringen soll, einfach Ihrem Gast...