1. Definieren Sie Ziele
"Es gibt keinen Wind für den, der nicht weiß, in welche Richtung er
segeln soll." (Wilhelm von Oranien)
Nur wer sein Ziel kennt, kann den richtigen und direkten Weg
einschlagen. Wer nicht weiß, wo er hin möchte, geht leicht Um- oder
sogar Irrwege und kommt dadurch entweder später oder gar nicht an. Auf
das Reisen bezogen, sind diese Sätze eine Binsenweisheit. Klar, wir
schauen einfach in den Straßenatlas, suchen unser Fahrtziel und planen
die entsprechende Route.
Und im Berufsleben? Ist Ihnen das Ziel Ihrer Arbeit immer klar? Wissen
Sie, welchen Weg Sie einschlagen müssen, um es zu erreichen?
Machen Sie sich Ihr Ziel bewusst
So, wie Sie Ihr Urlaubsziel nach bestimmten Kriterien aussuchen - Meer
oder Berge, Entspannung oder Abenteuer, Relaxen oder Sport - können Sie
auch Ihre Berufsziele definieren, in dem Sie sich Fragen stellen, deren
Beantwortung Ihnen deutlich macht, was Ihnen - vielleicht - unbewusst
längst klar ist: Wohin die berufliche Reise eigentlich gehen soll.
- Was möchte ich erreichen? (Und was möchte ich auf keinen Fall?)
- Wo und mit wem will ich es tun?
- Wie wird sich mein Leben dadurch verändern?
- Was gewinne ich?
- Was muss ich dafür aufgeben?
- Ist es mir das wert? Oder hält mich das ab?
- Muss ich mein Ziel deshalb verändern?
- Was ist dann mein neues Ziel?
- Wann mache ich mich auf den Weg?
- Woran merke ich, dass ich mein Ziel erreicht habe?
Formulieren Sie Ihr Ziel genau
Formulieren Sie Ihr Ziel möglichst präzise und genau. Nur dann steht es
Ihnen auch wirklich klar vor Augen. Das SPECI-Modell kann Ihnen dabei
helfen:
S = Sinne: Das Ziel muss sinnlich wahrnehmbar sein. Was sehe,
höre, fühle ich, wenn ich an mein Ziel denke?
P = Positiv: Es muss positiv formuliert sein. Vermeiden Sie
Negationen oder Vergleiche wie "besser, als" oder "nicht mehr".
E = Eigeninitiative: Das Ziel muss durch Eigeninitiative erreicht
werden können. Und es muss Ihnen wichtig sein. "Es wäre schön, wenn",
ist zu wenig. Sie müssen hinter dem "Ich will" wirklich stehen.
C = Contextspezifisch: Konkretisieren Sie Ihr Ziel, in dem Sie es
in einen zeitlichen, personellen und räumlichen Zusammenhang stellen.
Fragen Sie die fünf Ws (Wer, Wie, Was, Wann, Wo).
I = Intentionserhaltend: Welche positive Absicht hat bisher
verhindert, dass Sie an Ihr Ziel kommen? Integrieren Sie diese in Ihr
Vorhaben.
Übrigens hilft auch hier der Vergleich mit der Urlaubsplanung. Sie
werden feststellen, dass Sie dabei das Speci-Modell anwenden.
2. Planen Sie schriftlich
"Denn was man Schwarz auf Weiß besitzt, kann man getrost nach Hause
tragen." (Johann Wolfgang von Goethe)
Wenn Sie sich acht Minuten Zeit für die Planung nehmen, können Sie eine
Stunde Zeit gewinnen. Wichtig: Schreiben Sie alles auf. Denn eine
schriftliche Aufgabenliste schafft
- Überblick
- Konzentration
- Dokumentation
- Arbeitsentlastung
- Selbstmotivation
- Ergebnis-Kontrolle
- Erfolgsteigerung
Der Arbeitsplan zeigt Ihnen auf einen Blick, was wann erledigt werden
muss. Und Sie können ihn - frei nach Goethe - auch mal mit nach Hause
nehmen. Falls Ihnen dort noch ein Punkt einfällt, können Sie die Liste
ergänzen - und haben den Kopf sofort wieder frei für Angenehmeres. Denn
was man aufgeschrieben hat, kann man schließlich nicht vergessen.
3. Setzen Sie Prioritäten
"Es ist besser, die richtige Arbeit zu tun, als eine Arbeit richtig
zu tun." (Peter Drucker)
Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig und nicht alle gleich eilig.
Setzen Sie deshalb bei Ihrer Planung Prioritäten und entscheiden Sie
nach Bedeutung und Dringlichkeit, was zuerst erledigt werden muss und
was warten oder delegiert werden kann.
Das Eisenhower-Prinzip
Ordnen Sie bei der Erstellung Ihres Arbeitsplanes die zu erledigenden
Aufgaben in das Eisenhower-System ein. Sie zwingen sich dadurch, darüber
nachzudenken, ob Sie wirklich alles sofort und persönlich erledigen
müssen.
Das Pareto-Prinzip
Auch das Pareto-Prinzip - oder die 80:20-Regel - kann Sie bei der
Prioritätensetzung unterstützen. Denn es hilft Ihnen ebenfalls, sich
bewusst zu machen, was eigentlich wichtig ist - und was nicht:
- 20% der Kunden oder Waren bringen 80% des Umsatzes.
- 20% der Produktionsfehler verursachen 80% des Ausschusses.
- 20% der Zeitung enthalten 80% der Nachrichten.
- 20% der Besprechungszeit bewirken 80% der Beschlüsse.
- 20% der Schreibtischarbeit ermöglichen 80% des Arbeitserfolgs.
Spüren Sie auf, wo für Sie die 80:20-Regel gilt und konzentrieren Sie
sich auf die wirkungsvollen 20%.
4. Verwenden Sie Tagespläne
"Ein Mensch ohne Plan ist wie ein Schiff ohne Steuer." (Emil Oesch)
Gliedern Sie Ihre Projekte nicht nur langfristig, sondern stellen Sie
abends einen Arbeitsplan für den nächsten Tag auf.
Die ALPEN-Methode
Wenn Sie dabei nach der "ALPEN-Methode" vorgehen, werden Sie Ihre Arbeit
stressfreier und effektiver bewältigen:
A = Aktivitäten aufschreiben
L = Länge bzw. Zeitdauer schätzen
P = Pufferzeiten reservieren
E= Entscheidungen treffen
N = Nachkontrolle durchführen
Verplanen Sie nur ca. 50 % Ihrer Arbeitszeit - denn Sie können sicher
sein, dass überraschend Aufgaben hinzukommen, die gleich erledigt werden
müssen. Ohne Pufferzeiten wird Ihr Tagesplan zur Makulatur.
5. Fassen Sie die Zeitdiebe
"Unsere Zeit wird uns teils geraubt, teils abgeluchst, und was
übrigbleibt, verliert sich unbemerkt." (Seneca)
Was nützt der schönste Plan und die beste Zeiteinteilung, wenn ständig
etwas dazwischen kommt? Wenn Sie andauernd unterbrochen, immer wieder in
Ihrer Konzentration gestört werden. "Wo war ich gerade?" Nichts ist
ineffektiver und zeitraubender, als ständig von vorne beginnen zu müssen.
Überprüfen Sie deshalb, wodurch Sie sich häufig gestört fühlen und legen
Sie sich Strategien zurecht, wie Sie diese Unterbrechungen vermeiden
können.
Vereinbaren Sie mit Ihren Kollegen ein kurzes Zeichen, das ihnen - wenn
sie mit Ihnen Kontakt aufnehmen möchten - signalisiert, dass Sie sich
gerade konzentrieren müssen und deshalb nicht gestört werden dürfen.
Bringen Sie Ihre Arbeit zu Ende und fragen Sie dann nach, um was es ging.
Unterbrechen Sie Anrufer freundlich aber bestimmt und vertrösten Sie sie
auf einen Rückruf.
Bereiten Sie Besprechungen gut vor und setzen Sie gleich am Anfang deren
geplantes Ende fest. Das diszipliniert.
Lernen Sie zu delegieren.
Üben Sie, "Nein" zu sagen.
Und: Setzen Sie sich klare Ziele.
6. Beachten Sie Ihre Leistungskurve
"Außergewöhnliches wurde immer nur von Menschen geleistet, die zu
glauben wagten, dass irgend etwas in ihrem Innern den Umständen
gewachsen sei." (Bruce Barton)
Die einen starten voller Schwung in den Tag, andere sind morgens kaum
ansprechbar - und laufen am Abend zur vollen Form auf. Jeder Mensch hat
seinen eigenen Rhythmus. Und darauf sollte man bei der Arbeitsplanung so
weit wie möglich Rücksicht nehmen.
Überlegen Sie deshalb, wann Sie sich besonders leistungsfähig fühlen und
erledigen Sie Aufgaben, die Ihren vollen Einsatz erfordern, am Besten in
dieser Zeit. In Ihrer "Schwächephase" können Sie sich dann um einfachere
Routinearbeiten kümmern.
- Wann fühlen Sie sich besonders energiegeladen?
- Wann sind Sie geistig besonders fit?
- In welcher Tageszeit ermüden Sie leicht?
- Gibt es Zeiten, in denen Sie sich besonders unkonzentriert erleben?
- Sind Sie ein Frühaufsteher? Eine Nachteule?
- Wann entspannen Sie sich?
7. Denken Sie positiv
"Alles hat zwei Seiten, und davon ist mindestens eine positiv."´
(Bernd Hansen)
Auch wenn es manchmal schwer fällt: Denken Sie positiv. Schwierige
Aufgaben sind anstrengend - aber man kann etwas dazu lernen. Einige
Kollegen sind Ihnen nicht besonders sympathisch? Jeder hat persönliche
Fähigkeiten, die sich im Team gut ergänzen. Im Freibad wäre es schöner -
gut, dass man einen interessanten Job hat (schließlich kann man ja nach
Feierabend auch schwimmen gehen, da ist dort nicht mehr so viel los).
Kurz: Das Glas sollte immer halb voll und nie halb leer sein.
Verdrängen Sie Gedanken an Ihre Unlust, Ihren Ärger. Sie sind nur
lähmend - und erledigen müssen Sie Ihre Arbeit dennoch. Zwingen Sie sich
zu einem Lächeln, auch wenn Ihnen manchmal nicht danach ist. Denn
Lächeln wirkt entwaffnend und steckt an - mürrische Kunden, Kollegen
oder Vorgesetzte können dem nichts entgegensetzen.
Motivieren und belohnen Sie sich selbst
Tun Sie mindestens einmal am Tag etwas, das Ihnen viel Freude bereitet.
Erledigen Sie jeden Tag etwas, das Sie spürbar Ihren Zielen näher
bringt. Und gönnen Sie sich täglich ein bisschen Zeit für etwas, das
Ihnen einen Ausgleich zur Arbeit verschafft - sei es die Familie,
Freunde, der Sport oder ein Hobby.
Starten Sie positiv in den Tag
Gehen Sie Ihren Tagesplan durch, bevor Sie sich auf Ihre Arbeit stürzen.
Treffen Sie die für Schwerpunktaufgaben notwendigen Vorbereitungen. Und:
Erledigen Sie das Unangenehmste zuerst. Alles andere fällt Ihnen dann
viel leichter, Sie werden es mit links abwickeln.
Beenden Sie Ihren Arbeitstag positiv
Bevor Sie Ihr Büro verlassen, sollten Sie Ihren Schreibtisch aufräumen.
Es frustriert, wenn man morgens von einem Chaos empfangen wird.
Überprüfen Sie, ob Sie Ihr Tagespensum erledigt haben und übertragen Sie
Unerledigtes auf den Arbeitsplan für den nächsten Tag - den Sie dann
gleich aufstellen.
8. Reservieren Sie sich eine stille Stunde
"Die Zeit ist wie eine verspielte Katze. Sie umschmeichelt einen und
schlabbert den Tag auf wie eine Schale Milch." (Henry Ford)
Untergliedern Sie Ihren Tagesablauf und planen Sie nach einer gewissen
Zeit immer wieder Unterbrechungen Ihrer Arbeit ein. Es müssen nicht
immer gleich Pausen sein. Oft hilft es schon, Aufgaben, die Ihre ganze
Konzentration erfordern, eine Weile auf die Seite zu legen und
dazwischen Routinearbeiten einzuschieben.
9. Bleiben Sie konsequent
"Alle Dinge sind schwer, bevor sie leicht werden." (Persisches
Sprichwort)
Wenden Sie die Gebote der Zeitplanung so konsequent wie möglich an -
auch und gerade wenn Sie das Gefühl haben, in Arbeit zu versinken.
Denken Sie immer daran, dass die Minuten, die Sie für die Planung Ihres
Tagesablaufs reservieren, gut investiert sind. Denn wenn Sie
strukturiert arbeiten, geht Ihnen alles schneller von der Hand und Sie
sparen Zeit - Zeit, die Sie für die schöneren Dinge des Lebens verwenden
können.
10. Carpe Diem - Nutze die Zeit
"Denkt ans fünfte Gebot: Schlagt eure Zeit nicht tot!" (Erich Kästner)
Zehn Zeitgewinn-Regeln helfen Ihnen, effektiver und erfolgreicher zu
arbeiten - und gesünder zu leben. Denn Stress macht krank. Denken Sie
immer daran.
1: Zielen: Die Zeit wie einen Pfeil und Bogen einsetzen: Zuerst
zielen, dann treffen.
2. Vorbereiten: Vor Ende des Arbeitstages eine Aufgabenliste für
den nächsten Tag erstellen. Zeit für Unerwartetes einplanen!
3. Prioritäten setzen: Wichtiges zuerst erledigen, weniger
Wichtiges später - und Unwichtiges gar nicht!
4. Zusammenfassen: Gleichartige Aufgaben zusammenfassen. (Erst
die Post, dann die Telefonate, anschließend die Kurzbesprechungen).
Nicht wie ein Floh von einem zum anderen hüpfen.
5. Vereinfachen: Man kann den Mount Everest nicht in einem Tag
besteigen. Nicht bange auf den Berggipfel starren, sondern Schritt für
Schritt voran gehen, Etappenziele festlegen. Das heißt: Komplexe
Aufgaben in mehrere Teile untergliedern und eine Reihenfolge sowie einen
Zeitablauf festlegen.
6. Andere tun lassen: Delegieren, wann immer es möglich ist.
Lernen, "Nein" zu sagen.
7. Abschirmen: Termine mit sich selbst vereinbaren - und auch
einhalten. Man muss nicht zu jeder Zeit für alle erreichbar sein.
8. Rücksicht nehmen: Pünktlichkeit ist nicht spießig. Also:
kein Verlegen, kein Verschieben, kein Überziehen von Terminen. Das erste
Thema jeder Besprechung sollte das Ziel und das Festsetzen des Endes
sein.
9. Telefonieren: Telefontermine und Rückrufe vereinbaren. Andere
nicht stören, sondern fragen, wann es passt.
10. Erfolge genießen: Erledigtes als Erfolg feiern. Sich
selbst und andere loben und belohnen.
