LeitzKnowHow
Die richtigen Büroräume finden
Lage, Räume, Kosten: Das sind die drei Hauptkriterien, die man bei der
Suche nach neuen Büroräumen beachten muss. Doch nur, wenn auch die
Details stimmen, hat man die optimalen Büroräume gefunden.
Die Lage
Sind die Büroräume gut zu erreichen – sowohl von den Mitarbeitern als auch von den Kunden? Ohne tägliche Staus? Auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln? Das sind die wesentlichen Fragen, wenn es um die Lage des neuen Unternehmenssitzes geht.
Wie verändert sich für die Mehrzahl der Mitarbeiter durch den Umzug die tägliche Anfahrt? Wird sie erheblich länger? Einfach kurzerhand ans andere Ende oder sogar in eine ganz andere Stadt zu ziehen, will gut überlegt sein. Schließlich kostet es viel Geld, wenn Mitarbeiter kündigen, weil sie nicht jeden Morgen und Abend ewig unterwegs sein wollen.
Gibt es genügend Parkplätze für Mitarbeiter und Kunden? Wenn nicht, wollen Sie ihnen tatsächlich eine lange Parkplatzsuche zumuten?
Und vor allem: Passt das neue Viertel zum Unternehmen? Wer residiert in der Nachbarschaft? Ein Architekturbüro umgeben von sozialem Wohnungsbau, die Krankengymnastikpraxis neben dem Erotikshop, die Unternehmensberatung im Szeneviertel – die Lage sagt etwas über das Unternehmen aus. Das Richtige?
Die Lage
Sind die Büroräume gut zu erreichen – sowohl von den Mitarbeitern als auch von den Kunden? Ohne tägliche Staus? Auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln? Das sind die wesentlichen Fragen, wenn es um die Lage des neuen Unternehmenssitzes geht.
Wie verändert sich für die Mehrzahl der Mitarbeiter durch den Umzug die tägliche Anfahrt? Wird sie erheblich länger? Einfach kurzerhand ans andere Ende oder sogar in eine ganz andere Stadt zu ziehen, will gut überlegt sein. Schließlich kostet es viel Geld, wenn Mitarbeiter kündigen, weil sie nicht jeden Morgen und Abend ewig unterwegs sein wollen.
Gibt es genügend Parkplätze für Mitarbeiter und Kunden? Wenn nicht, wollen Sie ihnen tatsächlich eine lange Parkplatzsuche zumuten?
Und vor allem: Passt das neue Viertel zum Unternehmen? Wer residiert in der Nachbarschaft? Ein Architekturbüro umgeben von sozialem Wohnungsbau, die Krankengymnastikpraxis neben dem Erotikshop, die Unternehmensberatung im Szeneviertel – die Lage sagt etwas über das Unternehmen aus. Das Richtige?
Die Räume
Wie ist die Aufteilung? Sind die Räume flexibel nutzbar? Brauchen Sie eher kleine „Denkzellen“ oder große Büros, in denen mehrere Schreibtische Platz haben? Wie sieht es mit einem Besprechungsraum aus? Das neue Büro sollte weder zu groß noch zu klein sein. Wie viel Platz jedem Mitarbeiter mindestens zur Verfügung stehen muss und welche weiteren Rahmenbedingungen (Licht, Klima, Verkehrswege) einzuhalten sind, ist in der Arbeitsstättenverordnung gesetzlich geregelt – und es empfiehlt sich, diese Vorschriften zu beachten.
Planen Sie auch Platz für Zuwachs ein – schließlich wollen Sie nicht gleich wieder umziehen, wenn der Laden läuft. Andererseits: Jeder Quadratmeter kostet Geld, das erst einmal verdient werden muss.
Selbstverständlich wirken neben der Lage auch die Büroräume selbst imagebildend. Breite Flure und ein offenes Entree schaffen eine großzügige und freundliche Atmosphäre. Aber sie treiben auch die Kosten in die Höhe. Man muss also durchrechnen, ob man sich diese Wirkung auch leisten kann.
Helle, lichtdurchflutete Räume wirken einladend. Doch auch hier darf man die andere Seite der Medaille nicht vergessen: Bildschirmarbeitsplätze und Sonneneinstrahlung vertragen sich schlecht. Und wie ist es im Sommer? Besteht die Gefahr, dass die Räume dann schnell überhitzen? Oder hat das Gebäude Außenjalousien?
Selbst ob man lieber ein Erdgeschoss oder eine Etage in luftiger Höhe bezieht, ist nicht nur Geschmacksache: Brauchen Sie einen behindertengerechten Zugang? Und wie ist es mit Lieferanten und Paketboten? Kommen diese mit den Treppen klar? Oder gibt es einen (Lasten-)Aufzug?
Last but not least sollte man nach der technischen Ausstattung der Räume schauen. Sind die Büros verkabelt? Wenn ja, können Sie erhebliche Kosten sparen. Wenn nein, gibt es dann zumindest Kabelkanäle?
Kosten
Der Mietpreis pro Quadratmeter ist das eine. Nicht zu vernachlässigen sind aber auch die Nebenkosten, die Kaution sowie die Kosten für den Makler. In den Nebenkosten sind die Kosten für Heizung, Strom, Wasser etc. zusammengefasst. Ein Hausmeisterservice erleichtert den Alltag – muss aber natürlich bezahlt werden.
Ein nicht unerhebliches Entscheidungskriterium kann zudem die Frage sein, über wie viele Jahre der Mietvertrag abgeschlossen werden soll oder muss. Einerseits haben Sie für diese Zeit Planungssicherheit, andererseits legen Sie sich aber auch fest. Gehen die Geschäfte schlecht, können Sie nicht kündigen und preisgünstigere Räume beziehen, gehen sie gut, können Sie nicht in ein größeres Büro wechseln.
Kleine Unternehmen oder selbständige Einzelkämpfer können Kosten sparen, wenn sie sich für eine Bürogemeinschaft entscheiden und mit Gleichgesinnten den Besprechungsraum, die Gemeinschaftsflächen (Toiletten, Teeküche etc.) und gegebenenfalls den Empfang sowie die Technik (Telefonanlage, Server) teilen.
Bildquelle: www.aboutpixel.de
Der Mietpreis pro Quadratmeter ist das eine. Nicht zu vernachlässigen sind aber auch die Nebenkosten, die Kaution sowie die Kosten für den Makler. In den Nebenkosten sind die Kosten für Heizung, Strom, Wasser etc. zusammengefasst. Ein Hausmeisterservice erleichtert den Alltag – muss aber natürlich bezahlt werden.
Ein nicht unerhebliches Entscheidungskriterium kann zudem die Frage sein, über wie viele Jahre der Mietvertrag abgeschlossen werden soll oder muss. Einerseits haben Sie für diese Zeit Planungssicherheit, andererseits legen Sie sich aber auch fest. Gehen die Geschäfte schlecht, können Sie nicht kündigen und preisgünstigere Räume beziehen, gehen sie gut, können Sie nicht in ein größeres Büro wechseln.
Kleine Unternehmen oder selbständige Einzelkämpfer können Kosten sparen, wenn sie sich für eine Bürogemeinschaft entscheiden und mit Gleichgesinnten den Besprechungsraum, die Gemeinschaftsflächen (Toiletten, Teeküche etc.) und gegebenenfalls den Empfang sowie die Technik (Telefonanlage, Server) teilen.
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