Die Personalakte

Eigentlich gibt es „die Personalakte“ gar nicht. Jedenfalls ist nicht klar definiert und schon gar nicht gesetzlich geregelt, welche Form und welchen Inhalt eine Personalakte haben muss. Ohnehin findet man umfangreiche Personalakten kaum noch, seit im Büro die EDV regiert – jedenfalls nicht in Papierform. Es gibt allerdings im Arbeitsrecht Vorschriften über die Sammlung von für das Arbeitsverhältnis relevanten Unterlagen – und eben das ist gemeinhin mit dem Begriff „Personalakte“ gemeint. So sind derartige Sammlungen strikt vertraulich zu behandeln. Zugang zur Personalakte darf nur dem direkten Vorgesetzten und den für die Bearbeitung der Unterlagen zuständigen Mitarbeitern gewährt werden. Es kann also nicht sein, dass eine Personalakte zur Befriedigung der allgemeinen Neugier in der Abteilung herumgereicht wird.

Was kann in der Personalakte stehen?
Welche Daten und Dokumente in die Personalakte eingetragen bzw. in ihr gesammelt werden, bestimmt der Arbeitgeber. Gewöhnlich sind dies:
• Die Bewerbungsunterlagen
• Die Stammdaten (Adresse, Lohnsteuerklasse, Religionszugehörigkeit etc.)
• Der Arbeitsvertrag
• Die Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis (bei ausländischen Arbeitnehmern)
• Sozialversicherungs- und steuerrechtliche Unterlagen(Sozialversicherungsausweis, Krankenkassenanmeldung, Anlage vermögenswirksamer Leistungen, Gehaltsabrechnungen etc.)
• Das Zwischenzeugnis, so Ihr Arbeitgeber Ihnen eines ausgestellt hat
• Eine Auflistung der Urlaubs- und Krankheitstage
• Sonstige Unterlagen, wie zum Beispiel der Schriftverkehr zwischen Unternehmen und Mitarbeitern oder Beurteilungen.
 















Was darf nicht enthalten sein?
Der oben genannte letzte Punkt, die „Sonstigen Unterlagen“, ist der Knackpunkt. Grundsätzlich dürfen Arbeitgeber zwar alles in der Personalakte sammeln, was ihnen im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis wichtig erscheint; falsche oder ehrverletzende sowie unberechtigte Angaben dürfen darin aber nicht enthalten sein.

Allerdings kann man als Arbeitnehmer nicht einfach verlangen, dass ein Dokument entfernt wird, weil man es als ehrverletzend wertet – es muss vielmehr nachweisbar falsch oder ehrverletzend sein. Und dieser Nachweis ist in der Praxis nicht immer leicht zu erbringen.

Unberechtigte Abmahnungen müssen entnommen werden. Berechtigte Abmahnungen sind zu entnehmen, wenn der Arbeitnehmer sich über einen bestimmten Zeitraum hinweg korrekt verhalten hat. Wie lange genau dieser Zeitraum dauert, ist leider nicht gesetzlich festgelegt. Man geht im allergünstigsten Fall von einem Jahr und im schlechteren Fall von immerhin bis zu fünf Jahren aus.

Das Recht auf Einsichtnahme
Wenn man schon keinen Einfluss darauf hat, was gesammelt wird, so hat man wenigstens das Recht, sich die gesammelten Unterlagen anzuschauen. Und man darf sich dabei von einem Rechtsanwalt oder Betriebsrat begleiten lassen. Einen sachverständigen Zeugen dabei zu haben, kann auch durchaus sinnvoll sein, denn womöglich erschließen sich dem Laien nicht alle Einträge auf den ersten Blick. Außerdem kann es sein, dass man nicht von allen Dokumenten Kopien machen darf, sondern nur Abschriften – und dann ist es gut, wenn jemand bei einem eventuellen späteren Prozess vor dem Arbeitsgericht bezeugen kann, dass die Abschrift dem vorgefundenen Original entspricht. Dokumente aus der Personalakte entfernen darf man natürlich nicht.

Stand: Oktober 2007