LeitzKnowHow

Eigenschaften, die im Unternehmen beim Umgang mit Kunden, aber auch mit Kolleginnen und Kollegen immer stärker erwartet werden, benötigt die Sekretärin auch und vor allem bei der Zusammenarbeit mit ihrem Chef: Kommunikationsfähigkeit, Menschlichkeit, Takt, Höflichkeit, Einfühlungsvermögen und Selbstbewusstsein. Also ein hohes Maß an emotionaler Intelligenz.

Ob er die dezenten Führungsqualitäten seiner Sekretärin erkennt, sich als guter Manager aber gerne organisieren lässt oder ob er sich die "Lenkung" weniger bewusst macht, aber die Resultate zu schätzen weiß: Bedingung für ein harmonisches Miteinander zwischen Chef und Office Managerin ist eine fundierte Basis beruflicher Partnerschaft und gegenseitigen Vertrauens - die Chemie muss stimmen. Nur dann wird er auf ihre Entscheidungen blind vertrauen und sie wiederum kann sich seiner Rückendeckung sicher sein.

Wie also führt man seinen Chef?

Menschenkenntnis und Fingerspitzengefühl sind das Wichtigste
Spielregel Nummer eins: Es gibt keine allgemein gültige und schon gar keine goldene Regel. Die genannten Faktoren der emotionalen Intelligenz ermöglichen jedoch vorausschauendes Handeln, Kreativität und eine schnelle und konsequente Reaktion auf jede Situation. Beste Voraussetzungen, um eine "Führungsrolle" zu übernehmen.

Ist der Chef ein ruhender Pol? Oder ein Choleriker? Hektiker? Chaot? Wie reagiert er auf Stress? Hat er seine schlechte Laune von zu Hause mitgebracht? Will er in Ruhe gelassen werden oder soll man nachfragen? Hier helfen keine Binsenwahrheiten, sondern nur aufmerksames Beobachten, Menschenkenntnis und Fingerspitzengefühl.

Erfahrungen langjähriger Chefsekretärinnen können dennoch helfen: Wer seinen Chef führen will, muss demnach
- dessen Vorlieben, Stärken und Schwächen kennen. Nur dann wird man in jeder Situation richtig reagieren.
- sich auf seinen Arbeitsstil einstellen. Und kann dann durch geschicktes Agieren versuchen, ihn peu à peu zu ändern.
- ihm klar machen, dass Gewaltenteilung gilt: Er ist Chef in seinem Büro, man selbst hat das Sagen im Vorzimmer.
- wissen, was und wie viel er zu tun hat. Und einschätzen können, ob ihn ein "Pausenzwang" vor dem Trip in den Stress bewahren kann oder ob man besser jede Störung unterlassen sollte.
- entscheiden können, welche Termine der Chef wahrnehmen muss und auf welche er verzichten kann. Und letztere sogar selbst absagen.
- in seinem Namen verbindlich "nein" oder "sehr gern" sagen – und beurteilen können, welche der beiden Varianten wann angebracht sind.
- vorausdenken und aktiv werden. Mit wem muss der Chef Kontakt aufnehmen? Mit wem sollte er dringend mal wieder sprechen?
- vor unangenehmen, aber notwendigen Personalangelegenheiten beruhigend auf ihn einwirken und ihn auf Objektivität einstimmen.
- immer wieder intuitiv erfühlen, wie der Chef reagieren könnte, wenn er mit bestimmten Problemen konfrontiert wird – und dann ggf. den "Notfalldienst" vorbereiten

Ja, und dann wird noch von der Sekretärin eines bekannten Unternehmers berichtet, dass sie für Ihren Chef – selbstverständlich ohne vorher zu fragen – bisweilen Termine beim Friseur macht oder ihm Hosen kauft, "weil er mal wieder schrecklich aussieht." Aber das hat mit Fäden ziehen im Hintergrund natürlich nichts mehr zu tun!