LeitzKnowHow

Quillt Ihr Schreibtisch ständig über? Fragen Sie sich manchmal, wie Sie das alles schaffen sollen? Finden Sie nie einen geeigneten Zeitpunkt für Ihren Urlaub, weil niemand da ist, der Ihre Arbeit erledigen könnte? Gehen Sie aus diesem Grund auch noch mit einer dicken Erkältung ins Büro?

Dann kommt Ihnen sicher der Satz: „Wenn man will, dass etwas richtig gemacht wird, erledigt man es lieber gleich selbst!“ sehr bekannt vor. Und dann sollten Sie mal darüber nachdenken, ob es nicht besser wäre, hin und wieder ein paar Tage freizumachen, als irgendwann zusammenzuklappen und für längere Zeit komplett auszufallen.

Gehen Sie doch mal in sich: Gibt es wirklich und tatsächlich niemanden, der Ihre Arbeit zwar vielleicht anders, aber im Ergebnis genauso zufrieden stellend erledigen könnte?

Oft sind es die eigenen Ängste, ersetz- und austauschbar zu sein, die einen dazu bringen, die gesamte Arbeit auf die eigenen Schultern zu laden. Man wünscht sich, dass man eine Lücke hinterlässt, wenn man nicht da ist.

Wer soll es denn sonst machen?
Wenn Sie darüber nachdenken, wer Ihnen Arbeit abnehmen könnte, fallen Ihnen auf Anhieb wahrscheinlich – wenn überhaupt – nur ganz wenige Personen ein. In diesem Fall sollten Sie nicht Ihre Arbeit insgesamt betrachten, sondern an einzelne Aufgaben denken. Und schon wird es leichter, etwas in andere Hände zu übergeben: Sie müssen regelmäßig unzählige Briefe kuvertieren? Da könnte die Praktikantin gute Dienste leisten. Abends gießen Sie in allerletzter Minute noch die Büropflanzen, um dann zum Bus zu rennen? Die Kollegin würde diese Aufgabe bestimmt – zumindest ab und zu – übernehmen. Nach Sitzungen finden Sie nie Zeit, den Tagungsraum wieder auf Vordermann zu bringen? Übergeben Sie die Verantwortung für den Sitzungsraum doch der Auszubildenden – sie lernt dabei ganz nebenbei, den Terminkalender im Auge zu behalten.

Schauen Sie sich auf Ihrem Schreibtisch um. Legen Sie alle Vorgänge, die unerledigt sind, auf einen Stapel und sortieren Sie sie nach ihrer Dringlich- und Wichtigkeit. Unwichtigere Aufgaben, die nicht Ihre persönliche Bearbeitung erfordern, können Sie getrost zum Beispiel dem Azubi oder der Praktikantin übergeben. Gibt es wichtige und zeitaufwändige Jobs, die Sie nicht mehr in Ihrem Tagesplan unterbringen können? Scheuen Sie sich nicht, um Hilfe zu bitten. Wer immer alles alleine macht, wirkt schnell arrogant und unnahbar. Wie wäre es, wenn Sie mit einer Kollegin von vorneherein eine Art Feuerwehr-Notdienst verabreden – ganz nach dem Motto „hilfst Du mir, helf ich Dir.“. Wenn’s dann mal brennt, brauchen Sie nur SOS zu senden.

Anders als die anderen
Sie kennen die Situation bei Kindern. In einem gewissen Alter wollen sie alles selbst machen: Geschirr einräumen, Tisch decken, Pizza backen. Das dauert dann ewig und geht manchmal schief. Nun gibt es zwei Alternativen: Entweder Sie üben sich in Geduld und ertragen es, dass die Messer und Gabeln auf dem Tisch falsch herum liegen und auch mal ein Teller in die Brüche geht. Oder Sie schieben das Kind mit den Worten „lass mal, das kannst Du nicht“ zur Seite. Dann lernt es allerdings nichts und Sie müssen damit rechnen, dass Sie auch künftig den Tisch immer selbst decken werden.

Und genau da liegt der Knackpunkt des Delegierens. Natürlich geht es erst mal viel schneller, wenn Sie den Job selbst erledigen – Sie haben sich schließlich lange genug mit dem Thema befasst und bewältigen das Ganze mit links. Doch auch wenn Sie erst mal Zeit investieren müssen, um jemanden einzuweisen, haben Sie auf Dauer wesentlich weniger Stress, denn irgendwann kommt derjenige gut mit allem zurecht – und Sie werden entlastet.

Sicher, ist es nicht leicht auszuhalten, dass die Aufgabe wahrscheinlich anders erledigt wird, als man es selbst getan hätte. Aber man kann lernen, auch damit umzugehen: Selbst wenn Sie zum Beispiel den Sitzungsraum anders und Ihrer Meinung nach perfekter eingedeckt hätten, als es nun der Fall ist – es geht auch so. Und wahrscheinlich fällt die Veränderung außer Ihnen selbst überhaupt niemandem auf. Hier müssen Sie sich zwingen, nicht alles zu ernst zu nehmen und sich ein bisschen Lässigkeit angewöhnen!

Hart ist natürlich auch, dass nun andere die Lorbeeren einheimsen. Doch schließlich haben Sie die Aufgabe delegiert, weil Sie selbst zu viel zu tun hatten. Nun können Sie sich auf wirklich wichtige Arbeiten konzentrieren und diese bravourös erledigen. Wäre Ihnen hier aus Zeitmangel ein Fehler unterlaufen, dann hätten Sie nicht Lob, sondern Kritik geerntet. Und fällt es nicht auch positiv auf Sie zurück, wenn Ihr Azubi gut angelernt wird?

Lassen Sie keinen alleine
Selbst wenn Sie nur einen Teil Ihrer Aufgaben delegiert haben, müssen Sie über eren Bearbeitung auf dem Laufenden bleiben. Hat jemand Fragen? Kommt jemand mit irgendwas gar nicht zurecht? Für solche Situationen müssen Sie sich immer ausreichend Zeit nehmen. Denn nur, wenn Sie Ihre Hilfe nicht im Stich lassen, wird sie auch beim nächsten Mal wieder bereit sein, Sie zu unterstützen. Außerdem tragen Sie nach wie vor die Verantwortung, dass alles pünktlich und gut erledigt wird.