LeitzKnowHow

Plötzlich geht die Bürotür auf: Ein Bote überreicht Ihnen einen Blumenstrauß – eine Aufmerksamkeit eines lieben Kunden, der sich von Ihnen gut betreut fühlte. Der Jahreswechsel steht vor der Tür und es trudeln jede Menge Weihnachtsgrüße und sogar Geschenke ein. Sie haben Geburtstag und erhalten Gratulationskarten von Versicherungsmaklern, Geschäftspartnern und natürlich von Kollegen. Anlässlich des Betriebsjubiläums stapelt sich die Post mit Glückwünschen.

Muss man sich immer bedanken?
Diese Frage lässt sich mit einer einfachen Formel beantworten: Je persönlicher die Glückwünsche oder das Geschenk, desto angebrachter ist eine Antwort.

Das bedeutet: Auf vorgedruckte Weihnachtskarten müssen Sie nicht reagieren. Sie wurden verschickt, um sich in Erinnerung zu rufen – und weil es eben so üblich ist. Das gilt auch für kleine Geschenke, die eher unter dem Begriff „Give away“ fallen – wie zum Beispiel Glücksklee-Samen oder kleine Blumentöpfchen, die die Gärtnerei zum Valentinstag bei ihren Großkunden vorbeibringt. Natürlich können Sie sich bedanken, wenn Sie sich über die Geste besonders gefreut haben. Das kommt sicher gut an, wird aber nicht erwartet. Und es ist auch nicht unhöflich, wenn Sie es nicht tun. Anders sieht es aus, wenn es sich um ein „echtes“ Geschenk handelt oder eine Karte durch persönliche Zeilen ergänzt wurde. Dann sollten Sie darauf reagieren. Genauso wie auf Glückwünsche, die auf ein ganz bestimmtes individuelles Ereignis eingehen – wie zum Beispiel einen Geburtstag oder ein Jubiläum.

Wie persönlich muss der Dank sein?
Auch hier hilft die genannte Formel weiter: Je persönlicher das Geschenk oder die Glückwünsche, umso persönlicher der Dank.

Das bedeutet: Auf vorgedruckte Geburtstags- oder Jubiläumskarten können Sie mit einer ebenso vorgedruckten Dankeskarte reagieren. Denn sicher verstehen alle Gratulanten, dass man überfordert wäre, wollte man bei Dutzenden oder gar Hunderten von Glückwunschkarten jede Einzelne persönlich beantworten. Wurde eine Karte durch persönliche Zeilen ergänzt, können Sie genauso verfahren – schreiben Sie einfach per Hand einige nette Sätze dazu. Für Geschenke und individuell verfasste Gratulationsschreiben sollte man sich allerdings auch ganz individuell bedanken.

Auf welchem Weg bedankt man sich?
Am besten auf dem gleichen, auf dem die Glückwünsche eingegangen sind. Also auf eine Mail per Mail und auf einen Brief oder eine Karte per Brief oder Karte. Natürlich kann man auch zum Telefonhörer greifen und sich persönlich bedanken – das ist sicher die einfachste Methode. Persönlich bedeutet dann aber auch wirklich „persönlich“. Ausrichten lassen geht nicht! Und wenn ein Geschenk oder eine Gratulationskarte viele Absender hat, dann müssen Sie sich auch wirklich bei allen bedanken – und dürfen garantiert niemanden vergessen.

Schieben Sie Ihre Reaktion nicht auf die lange Bank – antworten Sie am besten innerhalb von höchstens vierzehn Tagen.

Falls Sie in der glücklichen Lage sind, das Verfassen von Dankesschreiben an jemanden zu delegieren, dann darf das für den Adressaten nicht deutlich werden. Die Briefe sollten also auf jeden Fall in Ihrem Namen geschrieben und von Ihnen selbst unterzeichnet werden.

Bitte vermeiden Sie langweilige Standardfloskeln oder eine antiquiert wirkende Bürokratensprache! „Für das Geschenk, dass Sie mir zukommen lassen haben, möchte ich mich hiermit bedanken.“ Solche Sätze liest man immer wieder – und trotzdem sind sie grauenhaft. Sie wirken gestelzt und unpersönlich. Schreiben Sie doch ganz einfach was Sie denken: „Herzlichen Dank für das schöne Geschenk!“ Oder „Herzlichen Dank für die netten Glückwünsche!“ Und heben Sie hervor, warum Sie sich gefreut haben und was Ihnen besonders gut gefallen hat. „Ich habe mich wirklich sehr gefreut, als an einem derart grauen Herbsttag plötzlich ein Bote mit einem bunten Blumenstrauß unter der Tür stand. Nach dieser unerwarteten Überraschung ging mir die Arbeit gleich viel leichter von der Hand.“ Oder: „Vielen Dank für den edlen Tropfen. Ich habe die Flache nach einem anstrengenden Arbeitstag geöffnet und es mir so richtig gut gehen lassen.“

Es gibt viele Arten, Danke zu sagen. Und viele Arten zu zeigen: Schenken macht Freude. Dem, der beschenkt wird – und dem, der schenkt.

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