LeitzKnowHow

Den ganzen Tag alleine zu arbeiten, kann ganz schön schwer sein. Niemand ist da, mit dem man sich austauschen, den man mal etwas fragen kann. Beschäftigt man einen oder zwei Mitarbeiter, ist es etwas leichter – allerdings nur, wenn man sich richtig gut versteht. Denn in einem so kleinen Team gluckt man ganz schön eng zusammen. Da passiert es leicht, dass man sich irgendwann gegenseitig auf die Nerven geht.

Dazu kommen hohe Kosten für Miete und die Anschaffung technischer Geräte. Denn einen Besprechungsraum braucht man einfach – selbst wenn er selten genutzt wird. Ohne Kopierer geht es auch nicht. Und so entstehen monatliche Kosten, die man erst mal erwirtschaften muss. Da wird die Geschirrspül- oder Espressomaschine schnell zum unbezahlbaren Luxus.

Diesen Probleme kann man durch die Gründung einer Bürogemeinschaft entgehen. Man mietet gemeinsam eine Immobilie an, jeder hat seine eigenen Büros, aber man teilt sich die Gemeinschaftsräume, spart dadurch Kosten und hat zugleich das Gefühl, in einem größeren Team zu arbeiten.

Natürlich kann es im Alltag auch in Bürogemeinschaften Probleme geben – aber wenn man die Gründung gut vorbereitet und Organisatorisches vorab klärt, lassen sich Differenzen leicht klären.

Geteiltes Leid ist halbes Leid
Worin liegen die Vorteile einer Bürogemeinschaft? Zum einen fühlt man sich nicht mehr als Einzelkämpfer. Man hat sozusagen Kolleginnen und Kollegen, auch wenn diese nicht zum eigenen Unternehmen gehören und sich mit einer anderen Thematik beschäftigen. Trotzdem kann man gemeinsam die Mittagspause verbringen. Und es ist jemand da, den man mal um Rat fragen und mit dem man seinen Ärger über Pannen und seine Freude über einen neuen Auftrag teilen kann.

Zudem ist das Büro besetzt, auch wenn man zu einem Termin außer Haus ist. Lieferanten oder der Postbote stehen nicht vor verschlossenen Türen. Und notfalls findet sich vielleicht sogar jemand, der bereit ist, mal das Telefon abzuheben, wenn man kurz weg muss und auf einen dringenden Anruf wartet.

Zum anderen kann man viel Geld sparen. Man kann sich einen Besprechungsraum, den man zwar nur selten nutzt, aber auf den man auch nicht verzichten kann, ebenso teilen wie die Küche, Lager- oder andere Gemeinschaftsräume. Entsprechend trägt man auch die Miete nur anteilig.

Die Kosten für Besprechungsstühle und -tische, den Kopierer, die Geschirrspül- und Espressomaschine werden ebenfalls umgelegt. Und wenn man feststellt, dass man ohne Beamer nicht mehr auskommt, ist das nicht so tragisch, weil man ihn gemeinsam anschaffen kann und nur einen Teil der Kosten auf den Tisch legen muss.

Somit residiert man in repräsentativeren und besser ausgestatteten Räumen, als man es sich alleine leisten könnte. Kunden, die zu Besuch kommen, haben nicht den Eindruck, mit einer kleinen Klitsche zusammenzuarbeiten. Und auch man selbst fühlt sich weniger eingeengt, als in einem 10-Quadratmeter-Büro.

Zum Dritten spart man auch noch Zeit, denn die organisatorischen Aufgaben verteilen sich auf mehrere Schultern. Einer kümmert sich darum, dass immer Getränke im Haus sind, einer darum, dass das Kopierpapier nie ausgeht, jemand besorgt Reinigungsmittel und kontrolliert die Putzfrau. Und immer der, der gerade am wenigsten Stress hat, geht für alle Essen holen oder ruft den Pizza-Service.

Geteiltes Leid ist doppeltes Leid?
Man sagt, eine Ehe sei dazu da, dass man sich Probleme teilt, die man allein nicht hätte. Dieser Scherz kann auch in einer Bürogemeinschaft schnell zur Realität werden. Denn wie immer, wenn Menschen Verbindungen eingehen, können auch hier Konflikte entstehen.

Einer glaubt, außer ihm würde sich niemand um Gemeinschaftsaufgaben kümmern. Ein anderer hat das Gefühl, er allein sei fürs Ordnung halten zuständig. Und der Dritte bemängelt, dass die anderen viel zu knickerig sind, weil sie finden, es geht auch ohne edles Geschirr für die Bewirtung der Kunden.

Diese Probleme kann man vermeiden, wenn man von Anfang an klare Regelungen trifft:

Erst planen, dann handeln
Zuallererst sollte man genau überlegen, mit wem man eine Bürogemeinschaft eingeht. Bei ersten Gesprächen wird gewöhnlich schon deutlich, ob man auf der gleichen Wellenlänge liegt und ähnliche Erwartungen und Vorstellungen hat.

Natürlich ist es besonders vorteilhaft, wenn man eine Bürogemeinschaft mit Selbständigen oder kleinen Firmen gründet, die in gleicher oder ähnlicher Sache unterwegs sind. Denn dadurch entstehen Synergieeffekte: Man kann sich gegenseitig Tipps geben oder sogar Kunden zuführen.

Es ist aber auch durchaus möglich, sich eine Büroetage mit jemandem zu teilen, der etwas völlig anderes macht. Denn manchmal tut es auch gut, seinen Horizont zu erweitern und sich mal mit anderen Themen zu beschäftigen. Gerade Branchenfremde haben oft eine andere Sichtweise und leiden weniger unter Betriebsblindheit als man selbst. Und daraus kann man interessante Anregungen ziehen.

Wichtig ist auf jeden Fall, schon vor Abschluss des Mietvertrags klare Absprachen zu treffen. Wie wird die anteilige Miete für die gemeinsam genutzten Flächen berechnet? Nach der Häufigkeit der Nutzung? Der Zahl der Mitarbeiter? Oder prozentual? Am besten sind immer Regelungen, die nicht interpretierbar sind und auch noch funktionieren, wenn Änderungen eintreten – sich also beispielsweise die Häufigkeit der Nutzung oder die Zahl der Mitarbeiter erhöht.

Außerdem sollte man natürlich klar regeln, wer welche Flächen beziehen kann. Das Mietobjekt sollte Räume haben, die sich gut aufteilen lassen.

Auch organisatorische Alltagsfragen sollten schon im Vorfeld geklärt werden. Wer übernimmt welche Aufgaben? Wie werden Entscheidungen getroffen – nur im Konsens oder kann die Mehrheit die Minderheit überstimmen? Hat jeder das gleiche Stimmrecht oder hat das größte Unternehmen auch den größten Einfluss?

Es sollte natürlich klar sein, dass die Mehrheit niemals eine Minderheit zu Anschaffungen zwingen kann. Immer wenn Kosten entstehen, muss auf jeden Fall ein Vetorecht eingeräumt werden.

Wahrscheinlich wird man sich in dieser Phase der zeitraubenden und manchmal auch nervenden Besprechungen manchmal fragen, ob sich das Ganze wirklich lohnt. Doch je mehr im Vorfeld geklärt wird, um so weniger Probleme entstehen dann im Alltag. Außerdem lernt man sich in dieser Zeit gut kennen und kann damit auch einschätzen, ob man wirklich zueinander passt.

Und wenn die Räume erst einmal bezogen sind, merkt man schnell, dass eine Bürogemeinschaft gerade für Einzelkämpfer eine wirklich gute und sinnvolle Einrichtung ist!