LeitzKnowHow

Betriebsfeste fördern den Kontakt zwischen den Mitarbeitern. Dass danach hinter vorgehaltener Hand „Nachbesprechungen“ stattfinden, lässt sich kaum verhindern – dass also über Frau Maiers Minirock oder Herrn Kellers Alkoholkonsum debattiert wird oder darüber, ob denn nun der Herr Müller mit der Frau Schulz...?! Trotzdem möchte man natürlich, dass sich das Ereignis positiv auf das Betriebsklima auswirkt – und nicht der umgekehrte Effekt eintritt.

Das Fest soll gelingen. Voraussetzung dafür ist eine gute Vorbereitung. Zunächst einmal muss man sich bei der Planung Gedanken über den Anlass und die daraus resultierenden Möglichkeiten machen.

Wird ein langjährig beschäftigter Mitarbeiter in den Ruhestand verabschiedet, sollte er natürlich im Mittelpunkt stehen und ein Mitspracherecht bei der Gestaltung haben. Handelt es sich dagegen um die jährliche Weihnachtsfeier oder das Sommerfest, haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie gehen nach dem Motto „the same procedure as every year“ vor und organisieren das Event entsprechend der Unternehmenstradition. (Das muss nicht unbedingt schlecht sein, denn Sitten und Gebräuche stärken schließlich das Zusammengehörigkeitsgefühl). Oder Sie entscheiden sich dafür, mal etwas komplett anderes zu wagen – und dadurch neuen Schwung und eine Aufbruchstimmung in das Unternehmen zu tragen. Wenn Sie möchten, können Sie dabei die gesamte Belegschaft mit einbeziehen, indem Sie um Vorschläge bitten. Doch Achtung: Das erfordert eine Menge Koordinationsarbeit – und Fingerspitzengefühl, denn die Realisierung mancher Entwürfe werden Sie sicher ablehnen müssen...

Wer, was, wie, wann, wo?
Diese fünf Ws können Ihnen als roter Faden bei der Planung dienen. Allerdings kommt allem voran zunächst einmal die Frage nach dem Geld: Wie viel? Klären Sie mit Ihrem Chef, welchen finanziellen Rahmen Sie ausschöpfen dürfen und sammeln Sie dann Ideen, die mit diesem Budget realisierbar sind.

Besprechen Sie auch, ob ehemalige Mitarbeiter oder die Partner der Angestellten eingeladen werden sollen, damit Sie ungefähr wissen, mit welcher Anzahl an Gästen sie zu rechnen haben. Diese Informationen haben einen wesentlichen Einfluss auf die weitere Planung.

Firmenfeiern müssen nicht zwangsläufig in der notdürftig dekorierten Hauskantine stattfinden. Wenn das Unternehmen nicht allzu groß ist, können Sie auch einen Raum in einem Restaurant mieten. Oder Sie gehen ganz andere Wege und planen zum Beispiel einen gemeinsamen Ausflug oder ein Fest in einem Partyzug. Man muss übrigens nicht die übliche Ein-Mann-Kapelle buchen, wenn man die Feierlichkeit etwas aufpeppen will. Wie wäre es ersatzweise mit einem Kabarettisten oder Zauberer? Oder haben Sie vielleicht einen Kollegen mit einer besonderen, bühnenreifen Begabung?

Lassen Sie zunächst einmal alle Ideen zu. Vieles scheint zwar auf den ersten Blick unrealistisch, kann aber mit ein paar Abwandlungen doch umgesetzt werden. Machen Sie also ein Brainstorming und selektieren Sie erst danach. Wenn das Budget es zulässt, können Sie auch eine Eventagentur einschalten und auf deren professionelle Erfahrungen in der Planung großer Feste bauen.

Mit Anhang oder ohne?
Natürlich ändert es die Lage, wenn die Familien der Mitarbeiter eingeladen werden. Das hat Vor- und Nachteile: Einerseits lernen die Ehepartner und Kinder so den Arbeitsplatz Ihres Familienmitglieds kennen und werden wenigstens ein bisschen dafür entschädigt, dass sie in stressigen Zeiten zu Hause manchmal auf dessen Anwesenheit verzichten mussten. Andererseits wird der Personenkreis natürlich enorm erweitert und die Veranstaltung dadurch anonymer. Ein guter Kompromiss könnte es sein, zwei Feste im Jahr zu veranstalten:

Weil man an warmen Tagen im Freien feiern kann, werden zum Sommerfest alle eingeladen. Da auch Kinder kommen, sollte es natürlich tagsüber stattfinden. Wie wäre es zum Beispiel mit einem familiären Fest auf einer Waldlichtung mit Grill- und Spielplatz? Da entsteht die lockere Atmosphäre fast wie von selbst (und es ist kostengünstiger als eine Veranstaltung in einem Saal). Die Eltern unter Ihren Mitarbeitern werden es Ihnen sicher danken, wenn Sie ein Kinderprogramm organisieren und eine Erzieherin engagieren, die die Kleinen betreut.

Zur Weihnachtsfeier werden dann nur die Mitarbeiter eingeladen – die Festlichkeit in diesem engeren Kreis eignet sich besonders gut, sich bei allen für den Einsatz zu bedanken.

Damit möglichst viele kommen können, sollte der Termin günstig liegen – bei Abendveranstaltungen bietet sich ein Donnerstag oder Freitag an, bei Festen mit den Familien ein Freitag oder Samstag Nachmittag.

Rechtliches und Steuerliches
Nicht zu vergessen bei der Planung eines Fests sind natürlich Haftungsfragen. Erkundigen Sie sich bei Ihrer Versicherungsgesellschaft, was Sie tun müssen, damit alle Gäste versichert sind und es keine unangenehmen Überraschungen gibt, wenn ein Unfall passiert. Außerdem sollten Sie beachten, dass zwei Veranstaltungen pro Jahr als Betriebskosten steuerlich absetzbar sind, sofern einige Kriterien erfüllt werden:
1. Die Veranstaltung darf nicht länger als einen Tag dauern.
2. Eine Grenze von 110 Euro pro Veranstaltung und Arbeitnehmer darf nicht überschritten werden – dabei sind sämtliche Kosten einzurechnen. Familienangehörige beeinflussen diese Höchstgrenze nicht (d.h. eine Feier mit Familien muss entsprechend billiger sein; max. 110 Euro pro Mitarbeiter-Familie).
3. Die Veranstaltung muss allen Mitarbeitern offen stehen und darf nicht auf eine bestimmte Gruppe begrenzt sein.
4. Die Namen der Teilnehmer sollten bekannt sein. Am besten, Sie erstellen eine Liste.

Sind diese Punkte nicht erfüllt, werden die Kosten den Mitarbeitern anteilig als Arbeitslohn berechnet.

Außerdem ist zu beachten, das man eventuell eine Genehmigung einholen muss, wenn man beispielsweise die Zufahrtstraße zum Unternehmen in das Fest mit einbinden will. Oder dass für die Musik GEMA-Gebühren zu entrichten sind.

Das Problem mit dem Freibier...
Irgendwann im Verlauf der Planung stellt sich die Frage, ob Verpflegung und Getränke komplett „aufs Haus“ gehen sollen. Beim Essen ist es eher üblich, dass es vom Arbeitgeber übernommen wird. Aber die Getränke?

Hier empfiehlt sich eine klare Regelung, die schon in der Einladung mitgeteilt werden sollte. Entweder es wird beschlossen, dass jeder seine Getränke aus der eigenen Tasche zu bezahlen hat – oder alle werden eingeladen. Dann sind die Kosten allerdings schwer zu kalkulieren. Außerdem besteht die Gefahr, dass manche die Situation ausnutzen, zu tief ins Glas schauen und sich entsprechend verhalten – ganz abgesehen davon, dass der Arbeitgeber sogar haftbar gemacht werden kann, wenn ein Mitarbeiter nach einer Betriebsveranstaltung alkoholisiert nach Hause fährt.

Wenn in Ihrem Unternehmen ohnehin klar geregelt ist, dass Alkohol unerwünscht ist (mehr dazu unter dem Stichwort Alkoholprobleme), kann man dies auch beim Betriebsfest beibehalten und ein Zeichen setzen, indem nur alkoholfreie Getränke kostenlos angeboten werden. Oder Sie verschicken bereits mit der Einladung einen Gutschein für ein oder zwei Freigetränke. Wer mehr trinken möchte, muss selbst bezahlen.

Kein Ende mit Schrecken
Damit Sie nicht monatelang nur noch mit der Organisation des Festes beschäftigt sind, sollten Sie gleich von Anfang an strukturiert vorgehen und eine Checkliste erstellen. Tragen Sie ein, was alles zu tun ist, und ordnen Sie die Aufgaben nach „Deadlines“. Schreiben Sie auch Peanuts auf, die wenig Zeit in Anspruch nehmen, denn alles in allem summiert sich auch das – und oft sind es genau die vergessenen Kleinigkeiten, die die Stimmung beim Fest trüben. Bitten Sie andere, die Liste durchzusehen und zu ergänzen, damit sie wirklich vollständig ist. Nicht auszudenken, wenn ausgerechnet nicht an das Dixi-Klo am Picknickplatz gedacht wurde!

Versuchen Sie, einzelne Aufgaben sinnvoll zu delegieren – eine Kollegin könnte sich etwa um den Bereich „Verpflegung“, eine andere um das Thema „Unterhaltung“ kümmern. Sie brauchen sich dann nur ab und zu für gemeinsame Absprachen und Zwischenbilanzen zu treffen.

Und wenn Sie nach dem Fest ein böses Erwachen vermeiden wollen, dann sollten Sie für den Morgen danach eine Putz- und Aufräumkolonne organisieren!