LeitzKnowHow

Öffentliche Auftraggeber wie Bund, Länder, Städte und Gemeinden dürfen Aufträge wie zum Beispiel den Bau eines neuen Gebäudes, die regelmäßige Reinigung von Büroräumen oder auch die Erstellung und Produktion umfangreicher Druckschriften nicht einfach an das nächstbeste Unternehmen vergeben, sondern müssen den Auftrag öffentlich ausschreiben. So will man Vetternwirtschaft verhindern, Bestechung bzw. Bestechlichkeit vorbeugen und allen Unternehmen gleiche Chancen bieten.

Rechtliche Grundlage ist das Vergaberecht. Weil es zu den komplizierteren Rechtsgebieten zählt und oft große Summen im Spiel sind – man denke nur zum Beispiel an Aufträge wie den Bau des Berliner Schlosses oder Stuttgart 21, den neuen Stuttgarter Hauptbahnhof – haben sich ganze Heerscharen von Juristen darauf spezialisiert. Die Verfahrensweisen sind in folgenden Verordnungen genau geregelt:
•Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB)
•Verdingungsordnung für Leistungen (VOL)
•Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF).

Öffentliche Ausschreibung – offenes Verfahren
Das Ziel der Chancengleichheit für alle Unternehmen kann nur erreicht werden, wenn die Vergabe von Aufträgen auch öffentlich bekannt gemacht wird. Leider gibt es aber nicht „die Stelle“, an der alle Ausschreibungen veröffentlich werden. Bundeseinrichtungen zum Beispiel veröffentlichen ihre Ausschreibungen auf einem speziellen Ausschreibungsportal. Die Bundesländer wiederum haben eigene Regeln; manche geben entsprechende Drucksachen oder einen elektronischen Anzeiger heraus. Andere öffentliche Institutionen kennen überhaupt keine zentrale Stelle; man findet deren Veröffentlichungen vielmehr zum Beispiel in Regional- und Lokalzeitungen oder sogar in den Amtsblättern der Gemeinden.

Im Internet finden Sie Ausschreibungen zum Beispiel hier:
• www.bund.de/DE/Ausschreibungen/ausschreibungen_node.html
Die Homepage ist der zentrale Zugang zu elektronischen Leistungen und Informationsangeboten der Verwaltung im Internet. Hier finden Sie das Ausschreibungsportal der Bundesrepublik Deutschland.
• www.dtad.de/
Auf der Homepage des deutschen Auftragsdienstes werden jährlich über 450.000 Ausschreibungen gelistet.
• www.vergabe24.de
Das gemeinsame Portal der offiziellen Ausschreibungsdienste der Bundesländer und des Deutschen Ausschreibungsblatts führt die Vergabeplattformen ausschreibungs-abc, Deutsches Ausschreibungsblatt, Staatsanzeiger Online Logistik und Ausschreibungen Online Thüringen zusammen.
• www.abst.de
Herausgeber ist die Ständige Konferenz der Auftragsberatungsstellen (StKA); die Homepage bietet eine Übersicht der wichtigsten Ausschreibungsplattformen.

Europaweite Ausschreibung
Umfangreiche Aufträge müssen europaweit ausgeschrieben werden. Die Grenzwerte wurden allerdings von der Europäischen Kommission mit Wirkung ab dem 1. Januar 2010 reduziert. Nun gelten folgende Schwellenwerte:
• 4.845.000 Euro für Bauvergaben (bisher 5.150.000 Euro)
• 193.000 Euro für andere Dienst- und Lieferleistungen (bisher 206.000 Euro)
• für Sektorenauftraggeber 4.845.000 Euro für Bauvorhaben und 387.000 für Dienst- und Lieferleistungen. Sektorenauftraggeber sind Einrichtungen, die öffentliche Erfordernisse erfüllen wie zum Beispiel die Energieversorgung oder den öffentlichen Nahverkehr.

Oberhalb dieser Schwellenwerte müssen Ausschreibungen im europäischen Ausschreibungsamtsblatt veröffentlicht werden.

Beschränkte Ausschreibung – nichtoffenes Verfahren
Generell müssen öffentliche Auftraggeber ihre Aufträge immer im offenen Verfahren ausschreiben. In Ausnahmefällen ist aber auch eine beschränkte Ausschreibung möglich. Dann werden mindestens drei Unternehmen zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Dieses Unternehmen sucht die öffentliche Einrichtung entweder selbst aus oder die Auswahl erfolgt über einen Wettbewerb.

Eine beschränkte Ausschreibung ist möglich,
• wenn die geforderte Leistung so ungewöhnlich ist, dass sie nur von wenigen Unternehmen in der geforderten Weise erbracht werden kann.
• wenn eine öffentliche Ausschreibung einen im Verhältnis zum Auftragsvolumen unangemessenen Aufwand verursachen würde.
• wenn eine vorangegangene öffentliche Ausschreibung ergebnislos blieb.
• wenn eine öffentliche Ausschreibung nicht möglich ist, weil der Auftrag zum Beispiel Geheimhaltung erfordert oder Zeitdruck besteht.

Zudem hat das Bundeskabinett wegen der Wirtschaftskrise beschlossen, dass zur Beschleunigung von Investitionen bis Ende 2010 Aufträge bis 100.000 Euro auch nach einer beschränkten Ausschreibung oder sogar durch freihändige Vergabe erteilt werden dürfen.

Verhandlungsverfahren bzw. Freihändige Vergabe
Auch bei diesem Verfahren werden Unternehmen zur Abgabe von Angeboten aufgefordert. Die Vergabestelle ist aber nur begrenzt an formelle Vorschriften gebunden – sie darf zum Beispiel mit dem Bieter nach Abgabe des Angebots nachverhandeln. Trotzdem sind auch hier Regeln einzuhalten. So muss nachvollziehbar sein, warum sich der öffentliche Auftraggeber für die freihändige Vergabe entschieden hat, und er muss seine Entscheidung nachvollziehbar begründen können – zum Beispiel weil nur das beauftragte Unternehmen in der Lage war, die geforderte Leistung in der geforderten Zeit zu erbringen.

Wie nimmt man an einer Ausschreibung teil?
Wer an einer Ausschreibung teilnehmen möchte, meldet sich bei der Vergabestelle und bekommt dann die Vergabeunterlagen zugeschickt. Sie enthalten in der Regel die Bewerbungsbedingungen, in denen das Verfahren erläutert wird. Vor allem aber findet man hier die Leistungsbeschreibung, der man entnehmen kann, um was es bei dem Auftrag genau geht. Und sie enthalten die Vertragsbedingungen. Es empfiehlt sich, die gesamten Unterlagen genau zu lesen und dann zu entscheiden, ob es wirklich sinnvoll ist, sich um den Auftrag zu bewerben. Insbesondere sollte man prüfen, ob man alle Anforderungen erfüllen kann. Und man sollte diese Frage ehrlich beantworten. Manchmal werden zum Beispiel eine bestimmte Unternehmensgröße oder Referenzen gefordert, weil die Vergabestelle sicher sein will, dass der Bieter nach Erteilung des Auftrags die geforderten Leistungen im ganzen Umfang erfüllen kann.

Bearbeiten Sie die Vergabeunterlagen sorgfältig und beschaffen Sie alle angeforderten Unterlagen. Wenn Sie Fehler machen oder das Angebot unvollständig abgeben, wird Ihr Angebot ganz einfach aussortiert. Auch die Frist müssen Sie unbedingt einhalten. Unterschätzen Sie den Zeitaufwand nicht, den es kostet, das Angebot zu erstellen. Wenn Sie Fragen haben, dann rufen Sie einfach bei der Vergabestelle an – und fragen Sie lieber einmal zu viel als zu wenig. Denn wie gesagt: Fehler können nicht mehr korrigiert werden.

Wie erfolgt die Auswahl?
Ist die Frist zur Abgabe abgelaufen, öffnet die Vergabestelle alle eingegangenen Angebote und prüft zunächst, ob jeweils die Teilnahmekriterien erfüllt sind und alle geforderten Informationen vollständig und der Ausschreibung entsprechend geliefert wurden. Fehlen Unterlagen oder werden nicht exakt die geforderten Leistungen angeboten, wird der Bieter vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot. Das muss aber nicht das billigste Angebot sein. Qualität, Fachwissen, Zuverlässigkeit, gute Erfahrungen in der Vergangenheit, Service und Beratung oder durch Referenzen bescheinigte Leistungsfähigkeit können durchaus in die Entscheidung einbezogen werden.

Unabdingbar ist natürlich auch, dass der Bieter geltendes Recht einhält. Billigangebote, die den Verdacht entstehen lassen, dass sie nur durch mangelhafte Materialien oder mit Schwarzarbeit erfüllt werden können, werden überprüft.

Es ist nicht erlaubt, mit einzelnen Bietern zu feilschen – es gilt das abgegebene Angebot, Nachverhandlungen sind nicht möglich.

Auch der Zuschlag muss innerhalb einer bestimmten Frist erfolgen, die allerhöchstens dann verlängert werden darf, wenn alle Bieter zustimmen. Der Zuschlag wird schriftlich erteilt – und damit ist dann auch der entsprechende Vertrag geschlossen.

Bieter, die den kürzeren gezogen haben, müssen nicht schriftlich darüber informiert werden, es sei denn, es wurde vorher so vereinbart. Stellt ein Bieter den Antrag, muss man ihm allerdings mitteilen, warum er abgelehnt wurde, wie viele Angebote abgegeben wurden und wie hoch das niedrigste und das höchste Gebot waren.

Stand: Dezember 2009
Bild: aboutpixel.de / Auftrag © Rainer Sturm