Was raus muss und was raus darf
In jedem Büro gibt es verschiedene Ablagecharaktere: Die Hamsterer, die
jedes Stück Papier fein säuberlich ablegen, die Chaoten, die statt
Ordner anzulegen lieber die Fensterbank nutzen und die Minimalisten, bei
denen fast alles im Papierkorb landet.
Jede dieser Methoden ist natürlich nicht optimal: die Alles-Wegwerfer
könnten das ein oder andere entsorgte Schriftstück früher oder später
vielleicht doch noch gebrauchen. Und bei den Sammelfreunden platzt die
Ablage – sei es im Regal oder auf der Fensterbank – nach einiger Zeit
aus allen Nähten.
Wie Sie Ihr Ordnungssystem im Büro perfektionieren, erfahren Sie in
unseren Artikeln „Entrümpeln befreit“, „Ablage“ und
„Schriftgutverwaltung“. Welche Unterlagen Sie gesetzlich wie lange
aufbewahren müssen und von welchen Sie sich getrost trennen können,
sagen wir Ihnen im Folgenden.
In unserem elektronischen Zeitalter beschränkt sich die Ablage natürlich
nicht mehr nur auf Schriftstücke in Papierform. Ausgenommen von
Jahresabschlüssen und Eröffnungsbilanzen dürfen Sie wichtige Daten auch
auf abspielbaren Datenträgern wie CD-Roms und Disketten sichern – sie
müssen dabei nur jederzeit für eine Prüfung einsehbar sein. Achtung: Mit
jedem neuen PC und jeder neuen Software, die Sie sich zulegen, besteht
die Gefahr, dass Sie Ihre alten Dateien nicht mehr lesen können, weil
das entsprechende Laufwerk oder das Programm nun nicht mehr zur
Verfügung steht.
Mindestens ein Jahrzehnt
Alle Unterlagen, die für Ihre Bilanzen oder Steuererklärungen relevant
sind, müssen Sie mindestens zehn Jahre aufbewahren und im Falle einer
Steuerprüfung vorlegen können – sonst haben Sie mit ernsten
strafrechtlichen Konsequenzen zu rechnen.
Es gibt allerdings auch Regelungen, die über die Frist von zehn Jahren
hinausgehen. Dies betrifft beispielsweise Schriftstücke, die für eine
begonnenen Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, ein
schwebendes oder zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren, laufende
steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen oder zur Begründung
Ihrer steuerlichen Anträge noch relevant sind. Selbst wenn die
eigentliche Aufbewahrungsfrist überschritten ist, müssen Sie diese
Unterlagen trotzdem noch bis zum Ende der Untersuchungen aufbewahren!
Übrigens gilt für die Laufzeit von Aufbewahrungsfristen eine einfache
Regel: Die Laufzeit der zehn Jahre beginnt mit dem Bearbeitungszeitpunkt
und geht bis zum Jahr nach dem Ende der Frist. Steuerbescheide über das
Jahr 2003, die Sie erst 2005 bekommen, dürfen Sie demnach erst im Jahre
2016 vernichten.
Ewig – oder nur sechs Jahre?
Außer solchen steuerrelevanten Unterlagen sollten Sie natürlich Verträge
gut aufbewahren. Vielleicht müssen Sie sie im Streitfall hervorholen –
und der kann auch erst nach Ablauf eines Vertrages eintreten. Haben Sie
zu einem bestehenden Vertrag einen so genannten Ergänzungsvertrag
abgeschlossen, sollten Sie diesen auf jeden Fall mit dem Original
zusammen ablegen.
Neben der wichtigsten Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gibt es noch
weitere Regelungen. Handels- und Geschäftsbriefe müssen Sie zum Beispiel
sechs Jahre aufbewahren.
Eine detaillierte alphabetische Zusammenstellung finden Sie
hier .
Ab in den Korb
Natürlich gibt es noch genügend Akten und Schriftstücke, die Sie guten
Gewissens in den Papierkorb werfen können, um Ihre Ablage zu entlasten.
Allerdings sollten Sie dabei alle Dokumente vorher genauestens auf ihren
Charakter prüfen, um nicht aus Versehen wichtige oder
aufbewahrungspflichtige Unterlagen zu vernichten.
