LeitzKnowHow

Bevor Sie zwischen zwei anderen Jobs schnell mal auf die Aufnahmetaste Ihres Anrufbeantworters drücken und aus dem Handgelenk irgend einen neuen Text aufsprechen: Stopp! Nehmen Sie sich ein bisschen Zeit. Denn wie die Visitenkarte, das Briefpapier oder das Firmenschild vermittelt auch der Anrufbeantworter ein Image Ihres Unternehmens. Denken Sie also erst einmal nach:
Welche Infos möchten Sie mit Ihrer Ansage transportieren?
Welches Bild soll vermittelt werden?
Wer wird Ihre Nachricht abhören? Eher konservative Personen? Oder Menschen, die einer witzigen Ansage aufgeschlossen gegenüber stehen?

Außerdem sollte Ihr Text nicht zu lang sein: Die wenigsten Anrufer haben Zeit und Lust, minutenlang Ihrer Stimme zu lauschen und dafür auch noch Gebühren zu bezahlen, bevor sie selbst Ihre Nachricht aufsprechen können.

Wichtig ist zudem, dass sich eine freundliche und angenehme Stimme meldet. Wenn Sie selbst also eher undeutlich oder starken Dialekt sprechen und eine sehr hohe oder knarzige Stimme haben, dann bitten Sie doch einfach zum Beispiel eine Kollegin, den Job für Sie zu übernehmen.

Seriös oder witzig?
Wir empfehlen den Mittelweg! Zwanghafte Gags wirken meistens eher störend. Schließlich ruft man nicht an, weil einem gerade der Sinn nach einem witzigen Hörspiel steht. Eigentlich will man etwas besprechen – nun muss man mit dem Anrufbeantworter vorlieb nehmen. Und das möchte man in der Regel möglichst zügig hinter sich bringen.

Trotzdem muss Ihr Text nicht tröge sein. „Schneider GmbH, guten Tag. Sie rufen außerhalb unserer Bürozeiten an. Bürozeiten sind von 9.00 – 18.00 Uhr. Bitte sprechen Sie Ihre Nachricht auf Band und hinterlassen Sie Ihre Telefonnummer. Wir rufen zurück“. Diese Ansage ist korrekt, klingt aber nicht besonders einladend. „Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Schneider GmbH. Schade, wir hätten gerne persönlich mit Ihnen gesprochen. Doch ausgerechnet heute haben wir uns pünktlich in den Feierabend verabschiedet. Bitte sagen Sie uns nach dem Piep, wie wir Ihnen helfen können. Wir rufen Sie dann gleich morgen früh zurück. Vielen Dank und einen schönen Abend.“ Diese Ansage ist nicht viel länger – klingt aber persönlicher.

Wer es ganz professionell haben möchte, kann auch eine Agentur beauftragen, einen Text zu formulieren und von einem Profi-Sprecher aufnehmen zu lassen. Oder Sie laden sich aus dem Internet einen fertigen Text herunter. Der ist dann allerdings nicht individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten – und das ist natürlich ein Nachteil.

Doch für welche Art von Text Sie sich auch immer entscheiden: Wichtig ist, dass Sie den Anrufbeantworter regelmäßig abhören und alle Nachrichten umgehend bearbeiten – sonst ist der gute Eindruck, den Sie mit Ihrer Topp-Ansage hinterlassen haben, gleich wieder perdu!