Gesetzliche Vorschriften für Geschäftsbriefbögen
Natürlich soll das Geschäftsbriefpapier vor allem gut aussehen – schließlich präsentiert man damit sein Unternehmen. Entsprechend sollte es so gestaltet sein, dass es der Corporate Identity entspricht. Und da man es in der Regel über einen längeren Zeitraum verwendet und täglich damit umgehen muss, sollte man ein Design wählen, das man nicht schon nach ein paar Wochen nicht mehr sehen will. Übrigens: die Größe des Logos auf dem Briefpapier lässt keine Rückschlüsse auf die Unternehmensgröße zu. Im Gegenteil: große Konzerne präsentieren sich meistens mit einem sehr dezenten Briefpapier.

Dass auf einem Geschäftsbriefbogen neben dem Firmennamen, dem Logo und der Adresse natürlich auch die Fax- und Telefonnummer sowie die E-Mail-Adresse stehen, versteht sich von selbst. Doch die Gewerbeordnung, das Handels-, Gesellschafts- sowie das deutsche Steuerrecht schreiben weitere Angaben vor, die unbedingt enthalten sein müssen. Und zwar bei jedem Schriftverkehr nach außen, wie zum Beispiel neben den Geschäftsbriefbögen auch bei Quittungen, Bestell- und Lieferscheinen, Auftragsformularen und Rechnungen. Speziell für Rechnungen sind sogar noch weitere Angaben vorgeschrieben. Näheres erfahren Sie hier.

Wer sich nicht an die Vorgaben hält oder falsche Angaben macht, muss mit einem Bußgeld und gegebenenfalls weiteren rechtlichen Sanktionen rechnen.

Jede Rechtsform hat ihre Bestimmungen

Da jede geschäftliche Rechtsform ihre eigene Angabenpflicht besitzt, haben wir alle einzeln aufgelistet.

Führen Sie einen kaufmännischen Ein-Mann-Betrieb, müssen Sie neben dem Namen Ihrer Firma den korrekten Rechtszusatz, in diesem Fall „e.K.“ bzw. „e.Kfm.“ für „eingetragenen Kaufmann“ oder aber „e.Kfr.“ für „eingetragene Kauffrau“ auf Ihrem Geschäftsbriefbogen angeben. Darunter muss der Sitz Ihrer Firma, Ihr Registergericht sowie die Nummer, unter der Sie ins Handelsregister eingetragen sind, zu sehen sein.
  Sind Sie Inhaber einer GmbH, müssen Sie diese Rechtsform auch auf Ihrem Briefpapier angeben. Daneben muss der Sitz Ihres Unternehmens, das dazugehörige Registergericht und Ihre Handelsregisternummer verzeichnet sein. Außerdem müssen alle Geschäftführer sowie gegebenenfalls der Vorsitzende des Aufsichtsrates namentlich genannt werden. Nicht zwingend sind Angaben über das Stammkapital.

Für Geschäftsbriefbögen einer Kommanditgesellschaft gilt im Grunde das Gleiche wie für Einzelkaufleute. Genannt werden müssen neben dem Firmennamen und der Rechtsform „KG“, der Firmensitz, das Registergericht sowie die eingetragene Handelsregisternummer.

Führen Sie eine GmbH & Co. KG, müssen Sie auf allen Geschäftspapieren ebenfalls den Firmennamen, die Rechtsform, den Firmensitz, das Registergericht und Ihre Handelsregisternummer angeben. Zusätzlich kommen noch die Angaben über die persönlich haftende Gesellschafterin mit Namen, Rechtsformzusatz, dem Sitz, das Registergericht, die Handelsregisternummer und der volle Name des Geschäftsführers hinzu.

Die Geschäftsbriefbögen einer OHG müssen ebenfalls alle Angaben über Firmenname, Rechtsform, Firmensitz, Registergericht und Handelsregisternummer enthalten.

Zählen Sie zu den so genannten Kleingewerbebetreibern und sind somit nicht ins Handelsregister eingetragen, müssen Sie auf Ihren Geschäftsbriefbögen mindestens Ihren vollständigen Namen angeben. Vorgetäuschte Rechtsformzusätze wie zum Beispiel „& Co.“ dürfen Sie nicht hinzufügen, jedoch können Sie über Ihren Tätigkeitsbereich informieren und so genannte Etablissementbezeichnungen wie beispielsweise „Bei Müllers“ hinzufügen.

Die gleichen Regelungen gelten für Gesellschaften bürgerlichen Rechts, die ebenfalls keinen Eintrag ins Handelsregister erhalten. Jedoch müssen hier die Namen aller Gesellschafter angegeben werden. Der Zusatz „GbR“ ist dabei nachfolgend erlaubt.



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