Kurz – knapp – bündig
















Aktennotizen sind eine spezielle Art von Kurzprotokollen, die einen bestimmten Sachverhalt klar und deutlich umreißen. Besondere Ereignisse, die für den weiteren Vorgang bedeutend sein können, werden hier dokumentiert – wie wichtige Informationen, die Sie in einem Telefongespräch erhalten haben, um nur ein Beispiel zu nennen.

Aktennotizen werden sowohl in der internen als auch in der externen Kommunikation, sozusagen als Briefersatz, eingesetzt. Grundsätzlich gibt es keine Formschriften für diese Art von Schriftverkehr. Halten Sie sich eher an kurze, präzise Sätze und bleiben Sie in Ihrer Formulierung sachlich; sie können die Punkte auch tabellarisch auflisten. Übertriebene Höflichkeit erwartet niemand, ein guter Umgangston sollte aber schon eingehalten werden.

Als Aktenvermerk bezeichnet man Aktennotizen, der Meinungen oder Eindrücke beigefügt wurden.

Allgemein sollten Aktennotizen die folgenden Angaben enthalten:

- Hausinterne Information oder vertrauliche Mitteilung?

- Verfasser (neben dem Namen des Verfassers sollte auch das Kürzel der Sekretärin vermerkt sein)

- Abteilung

- Telefon

- Datum

- Verteilerliste

- Betreff

- und natürlich die eigentlichen Informationen

Den letzten – wichtigsten – Punkt können Sie anhand dieser W-Fragen auf Vollständigkeit überprüfen:

- WER (...hat angerufen / das Gespräch geführt?)

- WANN (...fand der Anruf / Besuch / das Gespräch statt?)

- WO (...in welcher Stadt, in welchem Werk?)

- WEN (...wen betrifft das Ganze, wer sollte also informiert werden?)

- WESHALB (...Anlass des Gesprächs /Anrufs / Besuchs)

- WOFÜR (...was soll geschehen?)

Und natürlich sollten Sie die Namenszeichnung – also den Absender – nicht vergessen. Unterschrieben werden Aktennotizen übrigens nur dann, wenn sie später möglicherweise als Beweisstücke dienen können.



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